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L'Université de l'Essex simplifie ses processus d'achat et de gestion des factures pour créer plus de valeur

Vue d'ensemble

Profil

Secteur
Education

Nombre de fournisseurs
4 000+

Nombre de factures traitées
25 000/ an

Nombre d'employés
3 000

Ce que la solution apporte

  • Mise en place d'une Marketplace permettant aux collaborateurs d'accéder aux sites et catalogues fournisseurs.
  • Déploiement d’une solution de saisie automatique des factures avec une capture de données "intelligente".
  • Interface unique ergonomique et facile à prendre en main.
  • Intégration transparente avec l’outil comptable de l'université.

Bénéfices

  • Meilleure visibilité sur les processus de commande et de facturation.
  • Mise en place de processus normalisés dans l'ensemble de l'université.
  • Consolidation de la base de fournisseurs.
  • Les employés peuvent désormais trouver rapidement et facilement ce dont ils ont besoin auprès des fournisseurs agréés.
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Profil

L'université d'Essex est un centre universitaire public de recherche situé en Angleterre. Elle a été créée en 1963 et compte aujourd'hui plus de 14 760 étudiants et 800 employés académiques. L'université traite près de 25 000 factures par an.

L'équipe en charge des paiements est composée de cinq personnes qui devaient traiter manuellement l’ensemble des factures. "Nous avons 300 personnes dans l'université qui peuvent passer des commandes", explique Philip Sweeting, responsable des achats à l'université. " La gestion manuelle des factures et des litiges était très chronophage.

Contexte

"Les factures n'étaient pas traitées de manière centralisée et elles arrivaient souvent sans numéro de commande. Non seulement cela entrainait des retards de paiements, mais il n'y avait aucune visibilité sur les engagements financiers ou sur les statuts de paiement."

L'université utilisait déjà les solutions Source-to-Contract de Proactis. Elle a donc décidé de déployer la solution de dématérialisation des factures de Proactis pour automatiser le traitement des factures papier et pdf, et introduire un processus dans lequel aucune commande ne serait passée sans numéro de commande. L'objectif était d’améliorer le contrôle et la visibilité sur les processus de commande et de paiement.

Ce que la solution apporte

Proactis a permis d’automatiser la numérisation des factures et la saisie des données. Cette solution s'est intégrée de manière transparente au système financier de l'université, Unit4 Business World.
 
Pour Carol Saward, responsable des revenus et des paiements, « les factures sont désormais centralisées, scannées, automatiquement jointes au bon de commande, puis transférées dans l’outil comptable pour rapprochement et validation de paiement. Nous sommes également en mesure de traiter les factures électroniques et les fournisseurs peuvent utiliser le système PO flip (génération automatique de facture). Cela a permis de raccourcir les délais de traitement et de mieux suivre les statuts de paiement des factures. Cela a amélioré la relation avec nos fournisseurs et le respect des échéances de paiement. »

Avec Proactis, l'université souhaitait également fournir un accès en ligne unique où les collaborateurs peuvent trouver rapidement et facilement ce dont ils ont besoin auprès des fournisseurs référencés, tout en respectant les politiques achat internes. La marketplace interne permet d’héberger tous les catalogues fournisseurs et d’accéder en toute transparence à l’ensemble des contenus disponibles (catalogue internes, externes, sites fournisseurs, marketplace publique…).

« Nous avons reçu d'excellents commentaires de la part de nos acheteurs sur le fait que le système Proactis est un outil en ligne facile à utiliser qui leur permet de trouver, de comparer et de choisir rapidement et facilement ce dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin. Le tout auprès de fournisseurs approuvés », ajoute Phil.

Bénéfices

Grâce à la marketplace interne, l'université a également optimisé et consolidé sa base de fournisseurs. Cela a permis non seulement d'améliorer l'efficacité, mais aussi de générer des économies supplémentaires. Phil estime que l'Université a économisé près de 10 000 € en frais de livraison grâce à la connexion avec le site Amazon Business.

« Nous avons pu simplifier nos processus d'achat et de gestion de factures. Les factures sont scannées, les informations extraites et validées automatiquement. Cela améliore considérablement notre processus de gestion des comptes fournisseurs et nous donne la visibilité et le contrôle dont nous avons besoin pour la planification financière », poursuit Carol.

Un processus en ligne de résolution des requêtes a été déployé afin que l'Université puisse réconcilier rapidement les factures non conformes (informations manquantes ou incorrectes sur les fournisseurs) et obtenir ainsi une vision claire sur les motifs et sources d’exception.

« La piste d’audit est extrêmement utile. Si l'on nous interroge sur une facture, nous avons maintenant une visibilité claire et une traçabilité », ajoute Carol. « Nous sommes en mesure d'identifier immédiatement à quel stade du processus se trouve la facture et pouvons informer le fournisseur en conséquence. »

« L'avantage majeur est sans doute que l'université peut accéder à toutes les informations, à tout moment », conclut Phil. « Les solutions Proactis ont été d'une aide précieuse pendant le Covid. Nous avons mis en œuvre le projet pendant le confinement, alors que nous travaillions à distance. Auparavant, il arrivait que des factures soient égarées. Nous savons que nos processus de facturation et de paiement fournisseurs sont désormais fiables. En collaborant avec Proactis, nous avons pu réaliser ce projet en période de Covid, dans les délais et le budget impartis. »