Ce que la solution apporte
Proactis a permis d’automatiser la numérisation des factures et la saisie des données. Cette solution s'est intégrée de manière transparente au système financier de l'université, Unit4 Business World.
Pour Carol Saward, responsable des revenus et des paiements, « les factures sont désormais centralisées, scannées, automatiquement jointes au bon de commande, puis transférées dans l’outil comptable pour rapprochement et validation de paiement. Nous sommes également en mesure de traiter les factures électroniques et les fournisseurs peuvent utiliser le système PO flip (génération automatique de facture). Cela a permis de raccourcir les délais de traitement et de mieux suivre les statuts de paiement des factures. Cela a amélioré la relation avec nos fournisseurs et le respect des échéances de paiement. »
Avec Proactis, l'université souhaitait également fournir un accès en ligne unique où les collaborateurs peuvent trouver rapidement et facilement ce dont ils ont besoin auprès des fournisseurs référencés, tout en respectant les politiques achat internes. La marketplace interne permet d’héberger tous les catalogues fournisseurs et d’accéder en toute transparence à l’ensemble des contenus disponibles (catalogue internes, externes, sites fournisseurs, marketplace publique…).
« Nous avons reçu d'excellents commentaires de la part de nos acheteurs sur le fait que le système Proactis est un outil en ligne facile à utiliser qui leur permet de trouver, de comparer et de choisir rapidement et facilement ce dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin. Le tout auprès de fournisseurs approuvés », ajoute Phil.