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Screwfix réduit ses coûts de traitement de plus de 100 000 € par an grâce à l’optimisation de ses processus de comptabilité fournisseurs

Vue d'ensemble

Profil

Nombre de factures traitées
350 000 par an

Nombre d’employés
5000+

Client depuis
2005

Secteur
Distribution

Objectifs

  • Traiter un flux croissant de factures tout en limitant les coûts de comptabilité fournisseurs.  
  • Une solution unique pour le traitement par la comptabilité fournisseurs de 100 % des factures entrantes en format papier et électronique et ce dès le premier jour.
  • Transformer et automatiser les processus de comptabilité fournisseurs pour éliminer les tâches inutiles.

Ce que la solution apporte

  • La mise en place d’une solution unique standardisée et intégrée d'automatisation des processus de comptabilité fournisseurs qui accompagne la croissance de l’entreprise.
  • L’optimisation des processus de réception et d'approbation des factures, et de gestion des exceptions.
  • L’amélioration de la visibilité et de la transparence grâce au traitement et à l’archivage électronique rapide des factures papier et PDF.

Bénéfices

  • Optimisation des processus, des ressources et de la technologie qui permet de réduire les coûts de traitement de plus de 100 000 € par an.
  • Gain en efficacité malgré une hausse de 35 % du volume des factures à traiter.
  • Transformation des processus et réduction des coûts et de la complexité.
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Profil

Fondé il y a plus de 30 ans, Screwfix est le plus grand fournisseur d'outils et d'articles de bricolage du Royaume-Uni. L'entreprise compte plus de 500 magasins à travers le Royaume-Uni, emploie plus de 5 000 personnes et réalise un chiffre d'affaires supérieur à 1 milliard d’euros.

La croissance exceptionnelle de Screwfix en l'espace de quelques années a entraîné des transformations opérationnelles complexes.

Objectifs

En raison de la croissance de son activité, Screwfix avait besoin d'une solution pour donner des moyens supplémentaires à l’équipe en place pour traiter un flux croissant de factures. L'entreprise souhaitait également disposer d'une solution unique de traitement des factures entrantes papier et électroniques pour gagner en productivité et réduire les coûts. Dès les premiers jours, la comptabilité fournisseurs a pu traiter électroniquement 100 % des factures.

L'objectif final était de limiter les tâches inutiles grâce à une transformation et une automatisation de bout en bout des processus comptables. La solution devait également s'intégrer de manière transparente à leur solution de gestion financière Unit4 Financials et accompagner les changements opérationnels.

Ce que la solution apporte

Les spécificités de Screwfix ont nécessité une solution innovante pour répondre à un certain nombre de défis. Proactis a implémenté une solution standardisée d’automatisation des processus de comptabilité fournisseurs de bout en bout. Elle s’intègre de manière transparente à Unit4 Financials, et accompagne la croissance de Screwfix tout en améliorant l’efficacité et la conformité.

La réception des factures, leur approbation et le traitement des exceptions sont désormais automatisés et optimisés afin de limiter les erreurs et de gagner en productivité. Pour accroitre la visibilité et la transparence, les factures papier sont rapidement converties et stockées sous forme électronique. Le Query desk, une fonctionnalité dédiée, traite toutes les questions relatives au statut des factures.

Bénéfices

Avec Proactis, Screwfix est parvenu à optimiser ses processus de comptabilité fournisseurs et à réduire ses coûts de traitement de plus de 100 000 € par an. La solution permet à l’entreprise de gagner en contrôle, transparence et conformité.

Les bénéfices de la solution se répercutent dans l’ensemble de l’entreprise, au-delà du service comptable. Les fonctionnalités de la solution sont également utilisées par les Ressources humaines pour gérer les dossiers des employés.

Le succès de ce projet a encouragé Screwfix à collaborer avec Proactis pour continuer à optimiser d'autres processus.