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Randstad optimise son processus Procure-to-Pay et améliore le pilotage de ses dépenses grâce à Proactis

Vue d'ensemble

Profil

Secteur d’activité
Service aux entreprises

Nombre d’employés
38 000+ dans le monde

Nombre de factures traitées
80 000 aux Pays-Bas

Client depuis
2017

Opérations
Pays-Bas

Objectifs

  • Pilotage des coûts.
  • Transparence du cycle de la demande d’achat à la facturation.
  • Simplification des prises de commandes : utilisation facile et procédures transparentes.

Ce que Proactis a apporté

  • Solution de gestion des contrats, des catégories, des fournisseurs et de la performance fournisseurs.
  • Validation sur les commandes et non plus sur les factures, par simple procédure électronique.
  • Facilité d’utilisation grâce à une application intuitive et des flux de traitements simples.

Bénéfices

  • Meilleur contrôle des dépenses grâce à un nouveau processus de gestion des achats (P2P).
  • Meilleure gestion de la dépense et visibilité complète sur les coûts tout au long de la chaîne.
  • Optimisation des ressources dédiées au traitement des factures.
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Profil

En 55 ans, le groupe Randstad est passé de pionnier hollandais dans la gestion du travail temporaire à un groupe multinational. Randstad aide au quotidien les personnes à trouver un emploi et les entreprises à mieux utiliser les ressources humaines disponibles. Le groupe emploie plus de 38 000 salariés dans le monde et place chaque jour plus de 650 000 personnes chez ses clients. Cela en fait la plus grande agence de recrutement du monde.

Fondé en 2015, Randstad est issu de la fusion de plusieurs organisations. A la suite de ce regroupement, les achats et la comptabilité fournisseurs ont été centralisé et placé sous la direction du département Business Services, organisé en centre de services partagés. Historiquement, Randstad travaillait avec divers systèmes informatiques indépendants, avec autant de paramétrages, de procédures d’achat de biens et services, et de systèmes de facturation différents. L’organisation fragmentée rendait le traitement des commandes et des factures de plus en plus compliqué : contrôle insuffisant des achats et validation des commandes a posteriori, souvent même après réception de la facture. Par conséquent, la société avait une vision très limitée de son niveau de dépenses et d’engagements. Elle ne disposait pas d’une vue complète et à jour sur les contrats fournisseurs en cours (inférieurs à 100 euros), ce qui signifie que les accords n’étaient pas appliqués.

Objectifs

Au final, l’entreprise ne parvenait pas à acheter de manière suffisamment efficace et était confrontée à des coûts anormalement élevés. Afin de mieux maîtriser ses coûts et disposer d’une vue complète sur l’ensemble de la chaîne de la dépense, Randstad a voulu mettre en place un système unique de gestion des commandes et des paiements pour toute l’organisation. L’entreprise souhaitait remplacer les solutions existantes par une seule solution intégrée en mode SaaS qui serait utilisée à la fois pour la gestion des contrats et pour la gestion des commandes et factures. Une solution qui couvre l’ensemble du processus permet en effet d’avoir une meilleure maîtrise de ses dépenses et plus de transparence sur les achats. Par ailleurs, la facilité d’utilisation (passer des commandes sans ajouter de la complexité) était un critère important. La solution devait répondre au mieux aux besoins des utilisateurs.

La nouvelle procédure devait permettre aux services et aux utilisateurs d’effectuer leurs achats et de passer leurs commandes de manière autonome et décentralisée. Le nouvel outil devait également être flexible et évolutif pour suivre la croissance du groupe à la fois aux Pays-Bas et dans le monde.

Ce que Proactis a apporté

Randstad a trouvé chez Proactis la solution et le partenaire d’implémentation dont elle avait besoin. Rogier Wijnands, Principal Staff Manager Business Services explique que “Randstad a choisi un déploiement par phase pour permettre aux employés de se familiariser avec la nouvelle façon de travailler. Grâce à la solution mise en place, les employés peuvent effectuer leurs commandes directement dans les catalogues en ligne de fournisseurs recommandés et interfacés avec l’outil. Non seulement cela simplifie la prise de commande, mais cela donne aussi à l’organisation plus de visibilité sur ses dépenses en cours et ses demandes d’engagement.”

Un flux d’approbation automatique garantit la validation de chaque commande. Les factures entrantes (XML) sont automatiquement rapprochées des commandes et bons de réceptions pré-enregistrés dans le système. De plus, une simple base de données centralisée et actualisée permet aux Achats de diffuser via la plateforme les nouveaux accords contractuels avec les fournisseurs au sein de l’organisation. Ainsi les employés ont toujours des informations correctes et à jour sur les prix et les fournisseurs.

Bénéfices

La solution mise en place permet de traiter l’ensemble du processus d’achat dans un seul outil. Elle permet d’avoir plus de visibilité sur les principales catégories d’achats et de savoir quels fournisseurs génèrent le plus de dépenses. Les autorisations de commandes et de paiements sont désormais suffisamment claires pour qu’il n’y ait plus d’achats dissidents. En résumé, le groupe dispose maintenant d’une parfaite maîtrise de bout en bout de son processus Purchase-to-Pay. Les acheteurs vérifient les dépenses par fournisseur sur une base trimestrielle et peuvent, au besoin, négocier les termes de paiement et données contractuelles, les rabais et l’utilisation des contrats. 

Pour Rogier Wijnands, le gain le plus important est le fait que Randstad dispose maintenant d’une procédure bien plus efficace de l’achat au paiement. La gestion administrative des dépenses et engagements est beaucoup plus claire et mieux pilotée. Le nombre d’heures nécessaires pour le traitement des commandes a pu être réduit (3 équivalents temps-plein) puisque la Finance n’a plus qu’à traiter les écarts de facture. Un tiers des 80 000 factures sont approuvées automatiquement. Randstad continue de s’améliorer de jour en jour. Il n’y a quasiment plus de factures papier. En plus des économies réalisées, Rogier Wijnands estime que connaître en temps réel le statut des dépenses est également un bénéfice important. En ayant une meilleure connaissance de ses coûts, Ranstad dépense mieux, maîtrise ses budgets et ne gâche plus de temps ni d’argent.