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Proactis permet à PostNL de simplifier ses processus achats grâce à l’utilisation d’une seule plateforme d’achat en ligne

Vue d'ensemble

Profil

Secteur
Services aux entreprises

Nombre d'employés
30 000+

Client depuis
2014

Localisations
Benelux, Allemagne, Italie

Objectifs

  • Mettre en place une nouvelle solution de gestion des achats pour soutenir les projets de Sourcing.
  • Centraliser la gestion des contrats et des fournisseurs.
  • Optimiser la dépense du groupe.

Ce que la solution apporte

  • Un processus achat unique, harmonisé et intégré pour toutes les entités.
  • L’accès à une vision d’ensemble complète et en temps réel.
  • Un système adapté aux usages et politiques de PostNL.

Bénéfices

  • Un système de demandes d’achats intégré et facile à utiliser.
  • Plus de visibilité sur les dépenses et un accès facile à des rapports financiers..

Profil

Royal PostNL est une société de courrier, de colis et de commerce électronique présente aux Pays-Bas, en Allemagne, en Italie, en Belgique et au Royaume-Uni. Réagir aujourd'hui aux changements de demain, pour devenir la meilleure entreprise de services postaux et de colis en Europe : telle est l’ambition de PostNL.

Le service Achats du groupe est en charge de l'optimisation des processus d’achat et de l'organisation des achats au sein de PostNL. L’équipe est responsable des achats tactiques, avec pour principal objectif de développer la performance achat

Objectifs

L’entreprise ne disposait pas d’informations suffisantes sur ses processus achats par catégorie. Chaque acheteur travaillait à partir de ses propres sources d'information, tandis que les analyses étaient compilées à l'aide de divers systèmes. Le département Achats du groupe était conscient du manque d'efficacité et a choisi de mettre en place une nouvelle solution achat pour soutenir les projets de sourcing et centraliser la gestion des contrats et des fournisseurs. L'objectif était de mettre en place un processus achat unique, standardisé et intégré pour toutes les entités du territoire pour que l'entreprise ait en temps réel une vision complète sur ses dépenses et faciliter le pilotage.

L'efficacité et la transparence des processus ont engagé un cercle vertueux qui a permis de réaliser des économies de coûts supplémentaires, comme l’a constaté l'équipe achats du groupe, responsable de la coordination des marchés néerlandais, allemand, italien et belge de PostNL.

Ce que la solution apporte

Le groupe utilisait diverses applications pour la gestion des achats, des contrats et des fournisseurs. Des rapports étaient générés à partir des différents systèmes sous format Excel ou PowerPoint. Pour Wilfred van den Brink, Business Support Manager chez PostNL : « Nous n'avions pas de processus transparent et harmonisé et nous n'avions pas la possibilité d'enregistrer les informations de manière précise et structurée. Il n'y avait pas non plus de communication claire sur les enjeux. Cela ne veut pas dire que l'information n'était pas disponible auparavant. Mais pour travailler plus efficacement avec un nombre limité de ressources, il fallait des outils plus performants. »

Proactis offre non seulement les avantages d'un système achat totalement intégré, mais aussi une interface utilisateur conviviale et ergonomique. PostNL a rapidement pu disposer des fonctionnalités nécessaires pour simplifier son processus d'achat et le standardiser à partir d’une seule plateforme Source-to-Contract en mode Saas.

Bénéfices

En travaillant ensemble au développement de la plateforme, le système a pu être efficacement adapté à l’activité quotidienne de PostNL. Auparavant, pendant la phase d'appel d'offres, il n'était pas possible de consulter les offres déjà soumises. Cette possibilité a été incorporée pour instaurer plus de flexibilité et peut être utilisée lorsque c’est nécessaire.

Proactis fournit également à l’entreprise des rapports financiers conformes aux requêtes du service achats du groupe. « Les rapports de performance sont indispensables pour montrer la valeur ajoutée du service Achats en interne et contribuer efficacement aux objectifs de réduction des coûts », explique Wilfred van den Brink. « Je suis très satisfait de la flexibilité que nous apporte Proactis. »