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L'université de Newcastle centralise la gestion des achats auprès de fournisseurs référencés grâce à Proactis

Vue d'ensemble

Profil

Secteur
Education

Nombre d'employés
+ 5 500

Nombre d'étudiants
23 000

Volume de commandes
32 000 par an

Nombre de catalogues
71

Sites punch out
26

Client depuis
2001

Objectifs

  • Aider les collaborateurs dans leur prise de décision et générer plus de valeur ajoutée pour l'université.
  • Améliorer les processus d'achat et la conformité.
  • Dématérialiser les factures et réduire le traitement manuel.

Ce que la solution apporte

  • Mise en place d'une plateforme sécurisée qui permet d’accéder aux contenus des principaux fournisseurs.
  • Gestion optimisée des catalogues fournisseurs.
  • Les collaborateurs accèdent en toute transparence aux sites web et aux catalogues hébergés de leurs fournisseurs via un point d’entrée unique.

Bénéfices

  • Meilleure gestion des catégories d’achats grâce à des délais de commande plus courts et aux économies réalisées sur les prix négociés.
  • Simplification du processus d'approbation et réduction des dépenses sauvages.
  • Réduction des dépenses d’achat et optimisation du processus de commande côté acheteur et fournisseurs.
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Profil

L'université de Newcastle est une université du groupe Russell mondialement réputée en matière de recherche. Elle fait partie des 150 meilleures universités du monde et est classée parmi les 10 premières en Europe pour la qualité de son enseignement.

L'université est répartie sur quatre campus, à Newcastle, Londres, en Malaisie et à Singapour, avec plusieurs sites supplémentaires. Elle forme plus de 23 000 étudiants et emploie environ 5 500 personnes. Les achats sont centralisés.

Objectifs

L’université utilisait déjà pour la gestion des appels d’offre une solution Proactis associée à SAP. Les commandes se faisaient souvent en texte libre, sans bon de commande du tout. Le processus d’achat était chronophage, souvent non conforme avec un risque d’erreur élevé en raison du volume de factures papier. L'université souhaitait améliorer la productivité et la conformité, et gagner du temps en contrôlant mieux les achats à l'échelle de l'établissement.

En collaboration avec Proactis, l’Université de Newcastle a constaté que la meilleure stratégie consistait à donner accès à une plateforme où les collaborateurs peuvent rapidement et facilement trouver, comparer et choisir les articles dont ils ont besoin, auprès de fournisseurs approuvés, tout en respectant les politiques achats internes.

Ce que la solution apporte

Grâce à Proactis, l’université dispose d’un accès aux catalogues des fournisseurs sous contrat via une plateforme unique, pour gérer notamment les achats récurrents de consommables et d’équipements de faible valeur. Les articles avec le meilleur impact en termes de rapidité de commande et de prix ont été sélectionnés : équipements informatiques, équipements de sécurité, fournitures de laboratoire, restauration et mobilier. Des interfaces ont également été créées, afin que la commande soit passée directement dans le système du fournisseur, pour les articles plus spécialisés ou lorsque les fournisseurs ne sont pas en mesure de fournir des catalogues.

Proactis fournit la plateforme permettant d'héberger tous les catalogues de fournisseurs. L'institution n'a donc à gérer qu'une seule connexion depuis le système ERP, Proactis gère le reste.

La marketplace sécurisée permet aux employés d'accéder aux sites web et aux catalogues des principaux fournisseurs, à des prix négociés à l’échelle nationale. Les achats sont centralisés. Ainsi les autres départements utilisent l’outil pour trouver les articles dont ils ont besoin : leur demande est transmise au service des achats qui vérifie et soumet la commande. La solution permet également à l'université de gérer facilement l’ensemble de des fournisseurs.

Bénéfices

Plus de 32 000 commandes sont passées chaque année, pour une valeur de plus de 6 millions de livres sterling (plus de 7,2 millions d’euros), par l'intermédiaire de Proactis. Les collaborateurs ont facilement accès aux 71 catalogues approuvés, soit plus de 1,6 million d'articles à prix négociés. Il existe également 26 connexions punch out pour accéder à d’autres articles plus spécifiques.

La solution Proactis a permis d’augmenter les dépenses sur contrat tout en donnant aux collaborateurs l’autonomie nécessaire pour obtenir rapidement et facilement les biens et services dont ils ont besoin dans le cadre de leur fonction, le tout via une interface unique et conviviale. Les collaborateurs peuvent désormais s'approvisionner auprès des fournisseurs qualifiés avec des prix plus compétitifs, ce qui permet de réaliser des économies et de réduire les achats sauvages. Les approbations se font par simple clic. La marketplace Proactis, associée au module Sourcing, a permis d'éliminer les pertes de temps et de réduire les tâches manuelles.

Les acheteurs passent en toute transparence de SAP à la marketplace Proactis, sélectionnent leurs articles rapidement et facilement, et s’assurent du paiement. Le processus est désormais traçable et conforme. Les fournisseurs n'ont plus besoin de créer des devis individuels et ont un meilleur contrôle sur leur stock.