Are you visiting us from the USA? To get the most relevant information, you may want to visit our
www.proactis.com/us/ site or choose another country from the global selector above

Dura Vermeer parvient à piloter son cycle P2P grâce à l’automatisation de ses processus de facturation

Vue d'ensemble

Profil

Industrie
Construction

Nombre d’employés
2 750

Nombre de factures
120 000 / an

Client depuis
2011

Objectifs

  • Un processus unique et plus efficace pour le traitement de factures électroniques.
  • Une connexion au standard de messagerie spécifique à la construction pour l’échange de données électroniques.
  • Une meilleure collaboration avec les partenaires de la chaîne d’approvisionnement.

Ce que la solution a apporté

  • Un workflow automatisé pour le traitement des factures fournisseurs.
  • Le rapprochement automatique des factures et des commandes.
  • La possibilité d’acheter des services et des ressources temporaires, et de recourir à la facturation inversée.

Bénéfices

  • Des procédures standardisées et clairement définies.
  • Une diminution de la charge de travail pour le traitement des factures (- 50 % en équivalent temps plein).
  • 30 % des factures entrantes sont réceptionnées sous forme électronique.
  • Une meilleure visibilité sur les flux d’achat pour les projets de construction en cours.
Voir le PDF

Profil

Dura Vermeer est une société néerlandaise dans le domaine de la construction, des infrastructures, de l'ingénierie et des services. Le groupe développe, réalise et exploite des projets commandés par des tiers.

Depuis 165 ans, le groupe conçoit des solutions innovantes, complètes et durables pour les projets de construction : habitations, bureaux, infrastructures.

Objectifs

Au sein de Dura Vermeer, le département Construction et Real Estate est chargé de la réalisation de projets résidentiels, non-résidentiels et industriels.

Avant d’utiliser Proactis, le département traitait ses factures sous format papier et avait des besoins importants en termes de ressources et d’administration. « Pour faire valider une facture, il fallait traverser les bureaux, facture à la main, et aller la faire signer par le gestionnaire » explique Mark ter Hark, Directeur de Division chez Dura Vermeer Construction et Real Estate. « Chacune des 10 entités avait sa propre comptabilité et cela représentait énormément de travail. Lorsque nous avons commencé à dématérialiser les factures, nous avions deux ambitions majeures. La première était de parvenir à centraliser la gestion des factures. La seconde était d’automatiser le processus pour le rendre plus efficace ». Le département Construction et Real Estate de Dura Vermeer souhaitait passer de 10 services décentralisés à un seul centre de services partagés et à un processus standardisé. « En bref, faire un grand bond en avant en matière d’efficacité », déclare Ter Hark.

Ce que la solution a apporté

Lorsque Ter Hark s’est rapproché de la solution de traitement des factures électroniques Proactis, il a été impressionné. « Là où d’autres éditeurs se focalisaient sur la dématérialisation des factures uniquement, Proactis allait beaucoup plus loin en matière de commande électronique, de rapprochement commande-facture et d’analyse des flux d’achat. De manière plus générale, Proactis couvre l’ensemble du processus qui précède la réception d’une facture. Une fois le traitement des factures automatisé, nous étions en mesure d’aller un cran plus loin dans l’optimisation de nos processus d’achats. Cette possibilité était clairement un avantage. »

De plus, Proactis a anticipé la connexion au standard de messagerie indépendant S@les in de Bouw dédié à l’échange électronique d’informations entre contractants, grossistes, fabricants et sociétés de services du secteur qui venait d’être mis en place. Ce standard facilite la communication électronique et permet aux différents acteurs du secteur de la construction d’échanger des commandes électroniques, de marquer les produits reçus et de partager les informations sur les prix.

Il a d’abord fallu standardiser et harmoniser la procédure de traitement des commandes avant de l’automatiser. Ter Hark poursuit : « Nous avons d’abord défini les processus avec l’aide des consultants de Proactis. Puis nous avons établi une roadmap qui contenait les étapes de déploiement du processus et de l’automatisation. Alors qu’il nous fallait auparavant 18 personnes pour traiter les commandes dans notre organisation décentralisée, il n’en fallait plus que 9 lorsque nous avons centralisé la gestion. ». Ter Hark ajoute qu’il a fallu un peu de temps aux employés pour accepter la transition vers le numérique. « Les chefs de projet continuaient d’attendre qu’on leur amène les factures papier pour signature. Maintenant les équipes sont habituées à travailler en numérique. ». 

Bénéfices

Les factures arrivent dans le système Proactis sous format électronique ou sont lues par un logiciel de scan. Pour Ter Hark : « le standard de messagerie S@les in de Bouw était totalement nouveau et le développement n’était pas encore terminé. Il était techniquement difficile de s’y connecter et cela a pris du temps. Mais ça a payé. 30 % des factures, en particulier en provenance des principaux sous-contractants, arrivent via ce processus. C’est très avantageux. Nous comparons les commandes aux conditions d’achats et les rapprochons des factures. ». Le traitement dématérialisé des factures présente de gros avantages. « Notre organisation travaille en mode projet. Nous mettons en relation des professionnels de la construction. Nous achetons 70 % du travail. En moyenne, pour construire une habitation, il faut 40 sous-contractants, des fondations jusqu’aux joints de salle de bain. Si nous automatisons la majeure partie de ces processus, nous réduisons immédiatement nos coûts. Nous avons mis en place un processus Purchase-to-Pay plus efficace. Nous avons plus de visibilité sur les dépenses engagées pour la réalisation d’un projet et sur le flux de commandes entrantes ».

Le département Construction et Real Estate de Dura Vermeer veut aller plus loin avec Proactis : automatiser le recrutement de ressources temporaires qui interviennent dans le cadre d’un projet de construction. « Nous achetons de nombreuses prestations de services, que nous facturons à la semaine. C’est une procédure manuelle, chronophage et qui comporte un risque d’erreur important, en partie en raison du manque de transparence sur le tarif horaire. Nous voulons automatiser l’ensemble du processus pour le rendre plus efficace. Cela nous permettra de signer numériquement les feuilles de présence. Grâce à Proactis, le gestionnaire pourra aussi envoyer une proposition de facture au prestataire sur la base de ces feuilles de présence. C’est ce qu’on appelle la facturation inversée, qui nous permettra d’éditer des factures sans erreur et dans les temps. ».

Les employés voient au quotidien les avantages des fonctionnalités de reporting. « Nous savons où en sont les factures. S’il y a trop de factures bloquées, l’équipe finance intervient. ». Ter Hark est satisfait de la solution Proactis. « En résumé, nous avons mis de l’ordre dans notre organisation. Nous recevons régulièrement des demandes d’entreprises qui souhaitent en savoir plus sur notre utilisation de la plateforme Proactis. Je fais en plus partie du comité de consultation indépendant qui réfléchit aux développements futurs du logiciel. ».