L’entreprise de services Careyn soutient sa politique de soins de proximité « Closer by Care » grâce à la plateforme d'achat Proactis

Vue d'ensemble

Profil

Secteur
Santé

Nombre de filiales
200

Nombre d'employés
Plus de 8 000

Objectifs

  • Rationaliser les processus de commande et de facturation dans toute l'organisation.
  • Faciliter les commandes en ligne à partir des contrats en cours en utilisant une plateforme unique.
  • Réduire les coûts d'achat.
  • Fournir aux équipes de soins dans les meilleurs délais les produits et services nécessaires.

Ce que la solution a apporté

  • Facilité de commande pour les membres du personnel.
  • Transparence et efficacité dans les processus d'achat.
  • Meilleure visibilité sur les dépenses et engagements pour la direction et les managers.

Bénéfices

  • Plus de contrôle sur les dépenses et les performances des fournisseurs.
  • Plus grande facilité de commande sur le lieu de travail.
  • Meilleure gestion des besoins internes et bonne adéquation avec les fournisseurs.
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Profil

Avec plus de 8 000 employés, l’entreprise néerlandaise Careyn est l'un des principaux prestataires de services aux Pays-Bas en termes de logement, de santé et de bien-être. Le groupe propose des soins de proximité à ses clients dans tout le pays.

L'organisation actuelle est le résultat d'une fusion de plusieurs prestataires de soins, qui travaillaient initialement avec différents systèmes pour passer les commandes et traiter les factures. Chaque système avait sa propre configuration et ses propres processus. Les utilisateurs utilisaient différentes plateformes pour approuver les commandes ou les factures. Certains employés négociaient directement avec les fournisseurs pour passer commandes. Les achats n'étaient pas effectués de manière efficace et les coûts étaient plus élevés que nécessaires. Careyn a alors constaté l’importance de mettre en place un processus unique d'achat pour l’ensemble de ses unités commerciales afin d’optimiser l’efficacité et de réduire les coûts.

Comment permettre à plus de 300 équipes de soins, réparties sur plus de 200 sites, de trouver et de commander rapidement et simplement les bons produits pour pouvoir fournir le meilleur service à leurs clients ?

Objectifs

L'évolution des besoins en termes de soins et d’aide médicalisée nécessite d’effectuer des dépenses plus justes et de renouveler radicalement le système de santé. Cela a un impact majeur sur les activités et les opérations des prestataires de soins médicaux. Careyn a dû s’adapter à ces changements, en mettant en œuvre des mesures visant à améliorer l'efficacité et à réduire les coûts. Chez Careyn, les clients sont au centre des préoccupations : de quoi ont-ils besoin pour recevoir les meilleurs soins possibles ? C'est pourquoi les professionnels de santé de l'organisation ont été regroupés en équipes de soins indépendantes, qui sont au cœur de l'organisation. Ce système a été conçu dans le but de fournir rapidement aux équipes les produits et services dont elles ont besoin pour accomplir leur travail : par exemple, de la nourriture, des équipements pour l'incontinence, des services de nettoyage, mais aussi des aides à la réadaptation.

L'objectif était d'harmoniser les processus de commande et de facturation dans toute l'organisation afin de garantir que tous les achats soient effectués à partir des contrats négociés actuels et en utilisant une plateforme d'achat unique. L’optimisation des processus et des lignes de produits ainsi que la réduction des coûts d'achat constituaient un objectif majeur. À ce stade, l'organisation avait deux options : optimiser ses systèmes existants ou faire un pas en avant et choisir une solution d'e-procurement qui couvre l’ensemble du cycle d'achat. C'est pour cette raison que Careyn a choisi Proactis.

Grâce à cette nouvelle approche, Careyn a pu mieux gérer son processus d'achat tout en maîtrisant mieux ses dépenses et les performances fournisseurs.

Ce que la solution a apporté

Avec les solutions Proactis, les équipes ont accès à l’outil de commande en ligne depuis leur ordinateur et peuvent commander directement sur catalogue des produits standards qui sont ensuite transmis de manière centralisée à des fournisseurs recommandés.

Pour Martijn Moerman, responsable des achats chez Careyn, la transparence et l'efficacité des processus sont un avantage important de la nouvelle méthode de travail. La solution facilite la commande de produits sur place et permet également d’avoir plus de visibilité et de contrôle sur les dépenses administratives. Les factures peuvent être traitées plus rapidement et simplement grâce au rapprochement automatique des commandes qui ont été préenregistrées dans le système. Cela réduit le risque d’erreur et la charge administrative. L’outil permet aussi aux acheteurs de diffuser les nouveaux contrats fournisseurs à l’échelle de l'organisation.

Avantages

Grâce aux solutions Proactis, les salariés achètent au prix juste et disposent d’un bon niveau d’information fournisseurs. La mise en place d'un processus optimisé permet de suivre en temps réel les dépenses et de surveiller les achats dissidents.

L’entreprise peut ainsi mieux veiller au respect des processus et des contrats. Cela permet d’améliorer en continu les processus et de mieux adapter les contrats fournisseurs pour répondre aux besoins internes. D’après Martijn Moerman : " Grâce aux nouvelles méthodes de travail mises en place et supportées par la plateforme Proactis, les achats contribuent significativement aux objectifs de l'organisation ".