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Bright Horizons gagne une visibilité totale sur ses achats et maîtrise ses dépenses de bout en bout grâce à Proactis

Vue d'ensemble

Profil

Secteur
Services à la personne

Nombre de factures traitées
100.000+ par an

Nombre d’établissements
320+ crèches

Nombre d’utilisateurs
700+

Client depuis
2018

Objectifs

  • Améliorer la visibilité et la maîtrise de la dépense dans l'ensemble de l'entreprise.
  • Réduire les délais de traitement des factures.
  • Garantir la conformité et une meilleure gestion.

Ce que la solution a apporté

  • Dès le go live, 60 % des factures traitées sans l’intervention de l'équipe de comptabilité fournisseurs.
  • Amélioration de la conformité et de la gestion.
  • Centralisation des commandes auprès de fournisseurs référencés sur une plateforme unique.
  • Transition possible vers un approvisionnement centralisé.

Avantages

  • Réduction des délais de traitement des factures (volume annuel de 100 000 factures).
  • 52 % des dépenses globales gérées par une solution unique en quelques mois.
  • Amélioration des processus globaux.
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Profile

Bright Horizons Family Solutions est le premier service de garde d'enfants au Royaume-Uni. Avec un réseau de plus de 320 crèches, l'organisation accompagne depuis 30 ans les jeunes enfants dans leur développement.

Dans le cadre d'un projet global de transformation de l'entreprise, le service achats a souhaité mettre en place une plateforme sécurisée de Purchase-to-Pay (P2P) pour faciliter la gestion en ligne des achats et des fournisseurs. "À l'origine, nos processus d’approvisionnement et de comptabilité fournisseurs étaient assez limités.  Nous ne disposions d’aucune visibilité sur nos engagements de dépenses ou les factures reçues par l'entreprise au moment du passage de commande", a déclaré Jen Moran, Directrice Achats chez Bright Horizons. " Nos équipes Achats et Comptabilité fournisseurs traitaient manuellement les 100 000 factures entrantes pas an."

Objectifs

Bright Horizons souhaitait non seulement gagner en contrôle et en visibilité sur ses dépenses, mais aussi automatiser ses processus et mettre en place une gestion centralisée des dépenses dans toute l'entreprise. Auparavant, lorsqu'une facture était reçue, elle était enregistrée sur un fichier Excel, tamponnée, scannée et envoyée à la crèche, qui devait ensuite l'imprimer, la scanner et la renvoyer par e-mail. "Nous souhaitions éliminer tous ces processus manuels mis en place faute de solution d'approvisionnement centralisée", poursuit Jen Moran. "Avec 100 000 factures à traiter manuellement et 320 crèches, la charge administrative était très lourde."

L'objectif était de réduire cette charge administrative dans l'ensemble de l'entreprise, d'améliorer la visibilité des dépenses et mettre en place une gestion centralisée. " Nos crèches passaient leurs commandes sur neuf sites internet différents. Nous souhaitions donc optimiser tous ces processus sans perdre en flexibilité pour continuer à répondre à l'évolution de nos besoins. Nos 320 crèches au Royaume-Uni accueillent les enfants quotidiennement et certains des articles sont essentiels."

La solution Proactis a été mise en place en 2019 pour transformer les processus d'approvisionnement de Bright Horizons.

Ce que la solution a apporté

Bright Horizons a choisi Proactis pour améliorer son processus d’approvisionnement et gérer le processus de facturation de bout en bout. Les modules Proactis Purchase-to-Pay, Invoice Capture et de gestion des catalogues via une marketplace sont désormais utilisés dans les 320 crèches. Ces solutions s’intègrent de manière transparente avec leur système financier Peoplesoft.

"Le projet représentait une transformation majeure pour notre entreprise. C'est pourquoi, afin de garantir l’adoption des solutions par tous, des représentants de chaque département, notamment Finance, Opérations, Achats, Marketing et services Informatiques ont été impliqués par le chef de projet dédié. ». Ce pari s’est révélé gagnant pour l’entreprise car lors de la mise en service de la plateforme, 98 % des utilisateurs se sont connectés à la plateforme dans les deux premières semaines, et 11 000 commandes ont été passées dans 15 catégories d’achat dès les six premières semaines d’utilisation. "60% des 12 000 factures reçues par la suite ont été traitées sans aucune intervention de l'équipe comptable. De plus, les crèches ont pu passer des commandes auprès de fournisseurs recommandés, à partir d’une plateforme unique."

Bright Horizons est soumise aux contrôles de la Loi Sarbanes-Oxley, équivalent de la Loi de Sécurité Financière. Proactis a travaillé étroitement avec Bright Horizons à la mise en place de processus et de rapports spécifiques afin de garantir leur conformité. "Nous avons la possibilité de retirer des produits en quelques minutes si nécessaire".

Lorsque la crise sanitaire de la COVID-19 est survenue, Bright Horizons a dû fermer beaucoup de ses crèches et n’a maintenu qu’un nombre restreint d’établissements ouverts. Dans ces circonstances, il était essentiel pour l’entreprise que ces crèches n'aient pas à faire leurs commandes elles-mêmes. "Cela a été difficile, poursuit Jen Moran, mais nous avons décidé de centraliser nos achats. Notre équipe Achats commandait tous les aliments, les équipements de protection, les produits d'hygiène et les consommables - tout ce dont les crèches ouvertes avaient besoin. La plateforme nous a permis de nous adapter rapidement. Lorsque nous avons repris nos activités, nous avons constaté que la plateforme nous aidait à garantir que toutes les crèches disposaient de ce dont elles avaient besoin pour fonctionner."

Avantages

"La plateforme Proactis nous offre une visibilité totale sur les achats et les dépenses de bout en bout dans notre entreprise. Cela nous a évité d’avoir à créer de nombreux bons de commande, et de nous affranchir de la charge administrative associée. Les délais de traitement de centaines de milliers de factures et les documents papier associés ont été considérablement réduit", déclare Jen Moran.

Les commandes de nourriture, de produits d'hygiène et de tous les autres produits nécessaires au fonctionnement des 320 crèches représentait auparavant une tâche colossale pour l'équipe Achats de Bright Horizons. Grâce à la plateforme Proactis toutes les commandes nécessaires sont passées et programmées pour chaque crèche.

"Nous pilotons désormais 100% de nos dépenses. Je connais le pourcentage de bons de commande qui passent par notre département par rapport à nos dépenses globales. Je connais également le nombre et le montant des factures qui sont envoyées sans bon de commande. Nous avons donc une visibilité totale des dépenses, ce qui nous permet également d'établir des budgets précis pour l'exercice suivant."

"Nous avons également amélioré à grande échelle nos processus. Avec 100 000 factures entrantes par an, la charge de travail liée au traitement des factures papier était très importante. Grâce à la plateforme, nous pouvons consulter, transférer et approuver électroniquement tout ce qui est nécessaire.

Lorsque l'entreprise a centralisé la gestion des achats en réponse à la crise sanitaire, 29% de nos dépenses globales étaient gérées par la plateforme Proactis. Aujourd'hui, 52% de nos dépenses sont traitées grâce à la plateforme et le reste devrait suivre dans les mois à venir.

La mise en place des solutions Proactis, nous a permis d’obtenir une visibilité complète des dépenses, d’améliorer la gestion et la conformité, et d’éliminer des tâches administratives chronophages pour les Achats, la Comptabilité fournisseurs et nos crèches. Nous disposons désormais de la flexibilité nécessaire pour répondre à nos besoins et aux évolutions du marché" conclut Jen Moran.