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Bauer Media parvient à optimiser son processus de traitement des factures avec Proactis

Vue d'ensemble

Profil

Secteur
Media/Edition

Nombre d’employés
2000+

Client depuis
2010

Opérations
Royaume-Uni

Objectives

  • Optimiser les processus de gestion de commandes et digitaliser les notes de frais.
  • Centraliser la gestion des factures avec un maximum d'efficacité et de précision.
  • Améliorer le contrôle et la transparence du processus de facturation dans l'ensemble du groupe.

Ce que la solution a apporté

  • Fluidification du processus de traitement des factures et des autorisations de paiement, totalement intégrée au système financier SAP.
  • Une visibilité complète sur les dépenses en cours et les engagements.
  • Réduction des tâches manuelles et réduction du risque d’erreurs.

Avantages

  • Meilleure collaboration des Achats et de la Finance grâce à des processus automatisés.
  • Les factures d'achat peuvent être consultées et payées par simple clic directement depuis SAP.
  • Gain de temps pour la Comptabilité fournisseurs qui peut se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
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Profil

Bauer Media appartient au groupe Bauer Media qui est le plus grand groupe privé de médias et d'édition en Europe. Avec plus de 600 magazines, plus de 400 médias numériques et plus de 100 stations de radio et de télévision, le groupe a une audience de plusieurs millions de personnes dans le monde entier. Les points de vente sont répartis dans tout le Royaume-Uni, du nord de l'Écosse au sud de l'Angleterre.

Afin d’améliorer le contrôle, la visibilité et l’efficacité de l’entreprise, composée d’une multitude d’entités juridiques au Royaume-Uni, il a été décidé de centraliser la fonction comptabilité fournisseurs afin que toutes les factures soient envoyées par e-mail en un point unique pour être traitées.

Objectifs

La branche britannique du groupe cherchait à simplifier le processus de commande, de facturation et de paiement. Auparavant, l’entreprise recevait une grande quantité de factures papier, éparpillées sur les nombreux sites du Royaume-Uni. L’entreprise avait peu de visibilité sur les coûts et la Comptabilité n'était pas en mesure de dire aux fournisseurs quand ils allaient être payés.

Les notes de frais mobilisaient également beaucoup de ressources. Elles étaient effectuées manuellement sur des feuilles de calcul et les reçus étaient envoyés par courrier. Cette méthode inefficace entraînait souvent la perte des reçus et rendait le suivi difficile.

Bauer Media avait déjà mis en place la solution de saisie des factures Invoice Capture de Proactis et a choisi d’étendre l’utilisation des solutions pour le traitement de bout en bout de leurs factures, de la réception jusqu'au paiement, afin d'obtenir une visibilité complète et en temps réel sur la dépense.

Ce que la solution a apporté

Proactis fournit à Bauer Media une solution pour optimiser le traitement des commandes d'achat et un module de gestion électronique des notes de frais. Grâce à la solution de saisie des factures, Bauer Media scanne et importe les factures électroniques. Désormais, lorsque les factures sont reçues, les numéros de bon de commande sont indiqués sur la facture, ce qui permet un traitement fluide. Grâce à l’intégration transparente des solutions Proactis avec SAP, les paiements sont plus rapides et le risque d’erreur moins important.

En cas d’écart ou d'erreur, la facture est automatiquement transférée au service concerné via la solution Proactis. Le processus est plus rapide et permet d’améliorer considérablement les capacités d'audit et la traçabilité.

Bauer Media a également instauré la politique « NO P.O. NO PAY » : pas de paiement sans bon de commande. S’il manque le numéro de bon de commande sur une facture, elle est automatiquement renvoyée au fournisseur pour validation. La solidité du processus garantit à la comptabilité fournisseurs une visibilité en temps réel sur les dépenses en cours et les engagements à venir. Toutes les données relatives aux dépenses sont à jour et précises et permettent de visualiser le montant global des dépenses dans l'entreprise, incluant les transactions de la comptabilité fournisseurs.

Avantages

La solution Proactis garantit une visibilité totale sur les factures et les coûts. Tous les bons de commande sont établis à l'avance afin que la Finance puisse évaluer les dépenses en toute transparence. L'automatisation du processus de facturation a permis à la Comptabilité fournisseurs de réaliser des économies significatives et de concentrer sa main d’œuvre sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Grâce à la visibilité complète de la Comptabilité fournisseurs sur les dépenses, la gestion des coûts et de la comptabilité d'exercice est rapide et fiable. Bauer Media a mis en place un processus d'auto-facturation qui lui permet d’établir des factures au nom des prestataires indépendants et autres contributeurs. Ils peuvent désormais être payés à terme grâce à l'intégration avec SAP. Proactis a fourni les modèles permettant d'automatiser le processus et de réaliser d'importantes économies de temps.

Bauer Media a également remplacé la gestion papier des notes de frais par le module de gestion électronique Proactis. Les employés transmettent leurs reçus en ligne et leurs demandes de remboursements sont traitées et approuvées plus rapidement. La solution a permis de réduire le coût du traitement des notes de frais.

Enfin, l'utilisation de la solution de traitement des factures Proactis a permis de faciliter et d'améliorer la relation avec les fournisseurs. Bauer Media reçoit désormais très peu de demandes de statut de la part des fournisseurs (moins d'appels téléphoniques).