a.s.r. réussit à maîtriser parfaitement sa dépense grâce à une complète visibilité dans toute l'entreprise des dépenses et des contrats

Executive overview

Profil

Secteur d’activité
Services financiers

Nb. d’employés
4 000

Nb. de factures traitées
15 000 par an

Client depuis
2008

Opérations
Pays-Bas

Objectifs

  • Maîtrise complète des processus achats, des coûts, des risques et de la conformité.
  • Transparence totale tout au long du processus achat.
  • Visibilité sur les contrats en cours.

Ce que la solution a apporté

  • Les employés d’a.s.r. peuvent saisir des commandes n’importe quand auprès des fournisseurs approuvés.
  • Les projets d’achat sont menés de manière transparente et mesurable.
  • Les rapports de fin de mois sont disponibles en quelques clics.

Bénéfices

  • Coût du traitement des factures fournisseurs réduit de 90%.
  • Traitement des factures beaucoup plus rapide et plus efficace grâce aux approbations en amont du processus.
  • Importantes économies de coûts indirects.
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Profil

a.s.r. est l’une des principales compagnies d’assurance aux Pays-Bas qui propose une large gamme de produits financiers comprenant assurances vie, assurances dommages et protection des revenus, ainsi que des assurances santé, voyage, loisirs et décès. L’entreprise emploie près de 4 000 personnes.

a.s.r. insiste sur l’importance du contrôle de la dépense et de l’efficacité. Cependant, l’entreprise a dû faire face à un manque de visibilité sur ses contrats en cours qui s’est traduit par une croissance démesurée du nombre de fournisseurs utilisés. Cela a rendu plus difficile la possibilité d’avoir d’une vue d’ensemble et de maîtriser la dépense globale.

Objectifs

L’objectif final était de maîtriser les processus d’achat, les coûts et les risques. Un projet intitulé “In control” a été mis en place. Le but de ce projet était d’identifier le meilleur moyen de strandardiser et digitaliser la totalité du processus d’achat, y compris le traitement des factures avec l’intégration au système financier en place.

A travers l’équipe projet, a.s.r. a identifié qu’une plateforme intégrée qui soutient les fonctions achats et finance et qui enregistre tous les contrats et les engagements est l’option idéale. C’est ainsi que la solution Source-to-Pay de Proactis a été sélectionnée.

Ce que la solution a apporté

Grâce à Proactis, l’entreprise a pu accéder à des chiffres clé et mis en place une gestion des engagements qui n’était pas possible auparavant. L’équipe achats maîtrise désormais la dépense ; l’implémentation s’est déroulée de manière fluide, dans le respect des temps et du budget. Les nouvelles méthodes de travail garantissent aux employés d’a.s.r. qu’ils pourront passer commander chaque fois qu’ils en auront besoin, dans des catalogues validés, via des formulaires de commande ou des « smart forms ». De plus, le recrutement de personnel temporaire a été simplifié et fluidifié dans l’outil, ce qui a permis de mettre en place la facturation inversée.

L’entreprise gère à travers l’outil l’ensemble des processus achat, du sourcing à la comptabilité fournisseurs en passant par la gestion des contrats. La solution garantit une visibilité complète de la dépense. Les données sont disponibles via un tableau de bord qui permet plus de transparence pour la direction et le personnel. Les rapports financiers de fin de mois prenaient auparavant plusieurs jours, ils sont désormais disponibles en quelques clics. Cette transparence garantit la conformité totale aux lois nationales et régionales, ainsi qu'aux règlementations et règles de gestion de l’entreprise.

Bénéfices

Le département achats apporte désormais une contribution essentielle aux objectifs d’entreprise d’a.s.r. La plateforme Proactis permet de garantir que les projets d’achat sont menés de manière transparente et mesurable, tout en améliorant l’efficacité. Ainsi, les enchères en ligne sont utilisées pour acheter des produits comme les fournitures de bureau ou le papier, mais aussi l’aide de spécialistes tels que des experts indépendants pour l’évaluation de sinistres ou les réclamations. Cette visibilité aide l’entreprise dans sa globalité à prendre des décisions d’achat plus stratégiques.

L’entreprise maîtrise totalement ses achats et ses contrats. Le nombre de factures a considérablement réduit d’une année sur l’autre grâce à l’optimisation des fournisseurs et des contrats autorisés. Le traitement des factures est désormais visible et le processus a été largement amélioré grâce aux approbations souvent données en amont du processus. Cela a permis d’épargner une importante charge de travail administrative au service comptabilité fournisseurs. Le coût de traitement des factures a été réduit de 90% grâce à l’utilisation de Proactis, ce qui a permis d’importantes économies de coûts indirects. Cela signifie également que les employés peuvent se concentrer sur des tâches plus stratégiques.