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Automatiser sa comptabilité fournisseurs : des bénéfices rapides et des économies immédiates

Les processus de comptabilité fournisseurs ont généralement évolué avec l’entreprise. Le paiement des fournisseurs a longtemps été considéré comme transaction présentant peu de valeur ajoutée pour l'organisation.

Avec la volonté grandissante d’aligner les processus sur la stratégie de l'entreprise, la comptabilité fournisseurs fait désormais l’objet d’une attention particulière pour gagner en efficacité et atteindre les objectifs.


Etude de cas : des bénéfices rapides et des économies immédiates
Prenons l’exemple d’une organisation qui traite environ 10 000 factures par mois, avec un faible degré d’automatisation. Le responsable de la comptabilité fournisseurs décide alors d'automatiser la partie en amont du processus, mais il n’a pas le temps d’évaluer pleinement l'opération et de recueillir des informations détaillées. A partir des informations récoltées, il pourra se concentrer sur les étapes clés qui permettront de tirer de réels avantages de la nouvelle solution en termes de trésorerie : la quantité de ressources impliquées dans le processus, les escomptes pour paiement anticipé, les paiements en double et la réduction des coûts de stockage des documents.

Les ressources impliquées dans le processus :
Un service de comptabilité fournisseurs très efficace peut traiter entre 24 000 et 27 000 factures par an par ETP. Dans notre étude de cas, 7 personnes sont impliquées dans le traitement des factures et 17 143 factures sont traitées par an par ETP. En améliorant la performance, il suffirait de 5 personnes pour traiter les factures, ce qui permettrait aux deux autres personnes de s'impliquer dans des activités à plus forte valeur ajoutée telles que le rapprochement des factures ou la relation fournisseur.

En parallèle, le/la responsable de la comptabilité fournisseurs peut se concentrer sur des étapes spécifiques du processus qui bénéficieront à coup sûr de l'automatisation de la gestion des factures, comme par exemple la saisie des factures et la gestion des exceptions.

Après avoir évalué les solutions « intelligentes » scan factures qui permettent de saisir plus de 90 000 factures par an par personne, le/la responsable de la comptabilité fournisseurs constate que le processus manuel actuellement en place permet de saisir seulement 30 000 factures par personne par an. Des économies importantes peuvent être générées en s’attaquant à un aspect particulièrement inefficace du processus de traitement des factures.

Escomptes pour paiement anticipé :
L'automatisation du processus de comptabilité fournisseurs permet de raccourcir la durée de traitement des factures. Cela permet alors de demander des escomptes aux fournisseurs en échange d'un paiement plus rapide. On estime que pour une organisation ayant un volume d’achat compris entre 250 et 300 millions d’euros, 25 % des paiements peuvent bénéficier d'un escompte de 1,5 %, ce qui génère un total d’économies d’environ un million d’euros.

Stockage de documents :
Les factures papier traitées manuellement doivent pouvoir être transmises pour validation. L'automatisation de cette étape peut générer des économies substantielles, notamment en ce qui concerne le temps passé à classer/récupérer les documents en plus des coûts de stockage. De même, le temps passé par les employés à téléphoner et à imprimer les factures est considérablement réduit. Selon une étude Gartner, un document est en moyenne copié entre neuf et onze fois. Si l’on considère le coût de stockage et les inefficacités mentionnées précédemment, le coût par facture traitée avoisine les 10€. A ce coût, il est nécessaire d’ajouter celui de l’espace de stockage physique des documents (estimé en % de la surface totale du bâtiment utilisée par l’organisation).

Les paiements en double :
Lors du traitement de documents papier, des factures peuvent être égarées, ce qui entraîne souvent l'envoi d'une seconde facture par le fournisseur. Lorsque l'original est retrouvé et traité, sans contrôles efficaces du système financier ou de l’ERP, il arrive que la facture soit payée deux fois. Les services de comptabilité fournisseurs manquent souvent de personnel et de temps à consacrer au rapprochement des factures fournisseurs, ce qui renforce le risque d’inefficience et de doublons. Il arrive fréquemment que des sociétés de recouvrement interviennent et prélèvent un pourcentage de la somme.

Selon une étude comparative menée par l'IOMA (The Institute of Management & Administration), 19 % des organisations interrogées déclarent avoir payé en double entre 0,1 % et 0,5 % des factures.

En tenant compte des quatre volets ci-dessus, automatiser ses processus de comptabilité fournisseurs permet de générer de réelles économies en moins d’un an.

Comprendre le processus existant
Il est essentiel de comprendre les difficultés et les problèmes liés aux processus existants afin de garantir l'adoption d’une nouvelle solution. Une évaluation interne préalable est donc nécessaire. Les réponses aux questions ci-dessous vous aideront à élaborer un cahier des charges pour la mise en place d'une solution d'automatisation du traitement des factures :
  • Quels types de factures recevons-nous ? (avec ou sans bon de commande, avec un rapprochement à 2 ou 3 voies)
  • Comment chaque type de facture est-il traité ? (par exemple, les factures sans bon de commande sont-elles envoyées manuellement d'un site à l'autre) ?
  • Quel est le volume de factures reçues et traitées chaque année ? (par type de facture)
  • Ce volume va-t-il augmenter/diminuer/rester constant au cours des 3 à 5 prochaines années ?
  • Combien de fournisseurs actifs y a-t-il dans ma base fournisseurs ? (Fournisseurs par catégorie)
  • Combien de personnes au sein de la comptabilité fournisseurs sont impliquées dans le traitement des factures ?
  • Combien coûte le traitement d'une facture ?
  • Combien de temps faut-il pour traiter une facture ?
  • Les fournisseurs accordent-ils des escomptes pour paiement anticipé ? En bénéficie-t-on ?
  • Combien de factures deviennent des exceptions ? (par exemple, les factures entrantes ne mentionnant pas les informations requises telles que le numéro de commande).
  • Comment les exceptions sont-elles gérées ?
  • Quels sont les outils utilisés pour archiver les informations relatives au traitement des factures ?
Automatiser le traitement de vos factures, étape par étape.