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Automatisation du traitement des factures : procédez étape par étape

Comment automatiser le traitement des factures de manière progressive et efficace ? Bonne nouvelle, vous pouvez réaliser ce projet à travers une série de petites étapes, et ce sans changer vos systèmes existants.

Pour commencer, pas besoin de nouveaux outils, la technologie n'entre en jeu qu'une fois que des politiques internes et procédures d’entreprise sont établies. Procédez par étape :

1. Analysez vos processus actuels
Commencez par identifier comment les factures arrivent dans votre entreprise aujourd'hui. Où sont-elles envoyées ? Comment sont-elles transmises au service comptable ? Comment et par qui sont-elles approuvées ? Quel est le volume de factures électroniques par rapport aux factures papier ? Quelle est la durée moyenne de traitement avant paiement ? Combien de factures sont traitées par an par ETP ? Quel est le coût de traitement par transaction (total des factures / coût de la comptabilité fournisseurs) ?

Vous devez d’abord comprendre comment les factures sont traitées dans votre organisation, où se situent les goulots d’étranglement et les retards, et combien cela coûte. Cela vous permettra d’identifier les pistes d'amélioration à court-terme de vos procédures actuelles.

2. Centralisez la gestion des factures fournisseurs
Mettez en place un service centralisé ou partagé de gestion des factures. Informez vos fournisseurs qu'ils doivent envoyer toutes les factures à votre service de comptabilité fournisseurs et veillez à faire appliquer cette nouvelle procédure. Dans une enquête réalisée par l'Association Internationale des Professionnels de la Comptabilité Fournisseurs (IAPP), plus des deux tiers (64,7 %) des membres ont déclaré que la centralisation du traitement des factures est essentielle (note de 5 sur une échelle de 1 à 5).

Adoptez une approche standard pour la saisie électronique des factures. Vous pouvez commencer par une simple numérisation des documents et processus d'indexation. Si vous avez besoin d'archiver des factures à plusieurs endroits, vous pouvez utiliser une approche standard et un système de classement électronique centralisé et flexible qui permettra d’optimiser votre processus d'approbation manuelle.

A ce stade, votre objectif sera de saisir les factures dans les meilleurs délais pour vous préparer à une automatisation ultérieure.

3. Harmonisez les politiques et procédures d’entreprise
Vous devrez ensuite définir et documenter les procédures pour le traitement des factures avec et sans commande : vérifiez les doublons et les erreurs de calcul, les règles de rapprochement, les procédures pour la résolution des écarts, les procédures de réclamation et de validation. Documentez également vos politiques d'optimisation du fonds de roulement, par exemple quand accepter ou non un escompte en contrepartie d’un paiement anticipé.

Votre objectif sera de clarifier au sein de votre organisation comment les factures doivent être traitées. Cela vous aidera à orienter vos processus actuels et à préparer l’application automatique de vos politiques internes et procédures d’entreprises.

4. Automatisez
Une fois que vous avez défini vos politiques, procédures et contrôles, vous êtes prêt à automatiser. À ce stade, vous pouvez choisir et mettre en place une solution qui fournira les éléments d'automatisation décrits dans la section précédente.

Il faut d'abord mettre en place un système de traitement pour automatiser la validation, la codification, le rapprochement, la résolution des écarts, l’autorisation de paiement et les rapports et analyses. Le but est de mettre en place un processus automatisé unique et efficace de traitement des factures, quel que soit le volume et la méthode de saisie de factures. Dans un premier temps, vous pouvez tirer parti de toutes les options de dématérialisation de factures dont vous disposez en utilisant une combinaison de scan factures, de numérisation OCR et de saisie manuelle pour capturer électroniquement les factures papier.

Vous devez chercher à traiter un maximum de factures de bout en bout, avec un risque d'erreur de traitement et des interventions humaines réduits au minimum, tout en simplifiant significativement le processus de résolution des écarts. Une fois ces étapes optimisées, vous pouvez vous concentrer sur l’amélioration progressive du processus de capture en amont. Nous l’aborderons un peu plus tard.

5. Donnez plus d’autonomie à vos fournisseurs
Une fois que toutes les factures sont traitées électroniquement, il n’y a qu’un pas à faire pour permettre à vos fournisseurs de consulter le statut de leurs factures en libre-service via un portail sécurisé. Votre objectif est d’éliminer le temps passé par les personnes en charge de la comptabilité à répondre aux questions des fournisseurs sur le statut de leur facture et la date de paiement.

6. Négociez des escomptes pour paiement anticipé
Maintenant que vous pouvez traiter les factures beaucoup plus rapidement, vous pouvez aussi profiter de toutes les opportunités d'escompte pour paiement anticipé proposées par vos fournisseurs. Vous pouvez demander des escomptes pour paiement accéléré dès la négociation de nouveaux contrats. Le traitement des factures devient alors une source d'économies importantes au fil du temps.

7. Exploitez les informations pour améliorer le sourcing
Le traitement automatisé des factures aidera votre service achat à améliorer rapidement son sourcing. D’abord, grâce à la saisie électronique des paiements, les Achats disposeront d’informations d’analyse plus justes pour consolider la base fournisseurs. Ensuite, si vos fournisseurs savent que vous payez à temps ou que vous disposez d'un système de paiement anticipé des factures, et qu’en plus vous leur permettez de gérer facilement leurs comptes clients, ils seront plus enclins à vous accorder des remises et des conditions préférentielles.

Fournissez aux Achats des informations justes et une garantie de paiement à temps pour leur permettre d'obtenir un maximum de valeur de la part des fournisseurs au fil du temps.

8. Automatisez progressivement la saisie des factures
Dès que vous aurez automatisé le traitement de vos factures, vous pourrez rechercher des moyens plus efficaces pour saisir les factures en amont. Par exemple en mettant en place une facturation électronique avec vos principaux clients ou via des réseaux fournisseurs (business network), et/ou en ajoutant des fonctionnalités comme le téléchargement des factures ou encore le « PO Flip » sur votre portail fournisseur. Toutes ces méthodes constitueront des moyens de plus en plus efficaces d’évoluer vers un traitement automatisé des factures.

Vous continuerez à réduire les coûts et les temps de saisie des factures, même après avoir réalisé des économies importantes grâce à l’automatisation du traitement des factures.

Chacune de ces étapes vous apporte des avantages complémentaires et vous pouvez réduire les coûts directs et indirects liés au traitement manuel des factures. Les outils qui permettent d'éliminer une grande partie du papier sont disponibles, abordables et faciles à intégrer dans vos systèmes financiers existants. Les bénéfices vont au-delà de la seule réduction des coûts et vous donnent un avantage significatif en matière de gestion des coûts et de disponibilité des informations. Cela aidera votre entreprise à être plus compétitive pour l’avenir.