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Zusammenarbeit mit Lieferanten in Zeiten der Unsicherheit

Allzu oft ist unklar, wer innerhalb eines Unternehmens für die Verwaltung und Überprüfung von Lieferantendaten und -beziehungen zuständig ist. Das sollte jedoch nicht der Fall sein, vor allem nicht in Zeiten wie diesen.

Schwierige Zeiten erfordern harte Maßnahmen zur Kostenkontrolle. Ihre erste Reaktion ist wahrscheinlich, Mitarbeiter zu reduzieren, da dieser Schritt unmittelbare Einsparungen verspricht. Aber es gibt einen weitaus logischeren Punkt, an dem man mit der Kostensenkung ansetzen kann – Ihre Lieferantendatenbank.

Viele Unternehmen sind derzeit auf der Suche nach neuen Lieferanten, dabei sollte eher versucht werden, bestehende Beziehungen zu festigen. Der Aufbau einer starken Lieferantenbasis mag im Moment nicht oberste Priorität haben, aber die Pflege Ihrer Basis sollte es haben.

Wer ist für Lieferantenbeziehungen zuständig?
Wenn Sie fragen, wer in Ihrem Unternehmen für die Lieferantenbeziehungen zuständig ist, wird sich höchstwahrscheinlich eine Reihe von Bewerbern um die Führungsposition streiten. Mitarbeiter der Fachabteilungen interagieren direkt mit den Lieferanten. Die Rechtsabteilung ist für die Verträge verantwortlich. Governance-Gatekeeper überwachen die Konformität der Produkte und Dienstleistungen von Lieferanten in kritischen Geschäftsbereichen. Und der Vertrieb, weil Lieferanten möglicherweise ein wichtiges Element für eine Dienstleistung oder ein Produkt beisteuern können.

Die Wahrheit ist, dass sie alle im Rahmen des Lieferantenmanagements in wichtigen Phasen verantwortlich sein könnten. Dies bedeutet jedoch, dass es wahrscheinlich keine Gesamtstrategie gibt, um von den Vorteilen der Effizienz und Kostenreduktion durch ein proaktives Lieferantenmanagements zu profitieren. Ein Mangel an Transparenz kann zu einer ständigen Belastung für das Unternehmen werden.

Lieferanten verwalten und das Lieferantenmanagement automatisieren
Wenn Daten nicht zentral erfasst werden, kann ein und derselbe Lieferant im Unternehmen mehrfach angelegt sein. Zudem können Lieferanten dann nicht über eine Schnittstelle zu den Kernsystemen des Unternehmens verfügen, über die sie Rechnungen stellen oder Statusabfragen vornehmen. Das Unternehmen ist somit im Reaktionsmodus, anstatt Lieferanten proaktiv zu verwalten. Dies treibt nicht nur die Kosten der Beschaffung in jeder Phase in die Höhe, sondern es kann auch das Überleben von Unternehmen gefährden.

Die Einführung eines automatisierten, systemgestützten Lieferantenmanagements über das gesamte Unternehmen hinweg schafft eine einheitliche Datenbasis sowie eine Plattform, durch welche die Vorteile eines verbesserten Lieferantenmanagements in Sachen Kosten und Effizienz genutzt werden können. Das kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen – oder sogar das Überleben sichern.

Der Einsatz eines automatisierten Systems zur Kategorisierung von Lieferanten sowie Waren und Dienstleistungen bedeutet, dass jeder in der Beschaffungskette durch die passenden Verknüpfungen mit den jeweils benötigten Kategorien das findet, was er braucht. Durch die Automatisierung müssen die Datensätze der Lieferanten auch nicht mehr manuell gepflegt werden – ein weiterer, regelmäßig anfallender Kostenpunkt, der entfällt. Die Buchhaltung muss nicht mehr auf Schnitzeljagd gehen, um die richtigen Dokumente und Informationen zu erhalten, sondern kann sich auf die Rechnungsbearbeitung und das Forderungsmanagement konzentrieren.

Tatsächlich bietet eine effektive Verwaltung von und Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten eine Reihe von Vorteilen:

für den CEO:
  • verbesserte Profitabilität durch reduzierte Kosten
  • verbesserte Wettbewerbsposition durch eine stärkere Lieferkette
  • reduziertes Risiko
für die Finanzabteilung:
  • geringere Kosten für Einkäufe
  • geringere Betriebskosten in der Kreditorenbuchhaltung, Beschaffung und im gesamten Unternehmen
  • verbessertes Cash Management
für die Beschaffung:
  • stärkere Lieferantenbeziehungen
  • besseres Kosten-Nutzen-Verhältnis, weniger Risiko
  • mehr Zeit für die strategische Beschaffung und Lieferantenentwicklung
Zusammenarbeit mit Lieferanten bei innovativen Möglichkeiten zur Kostensenkung
Arbeiten Sie mit Ihren Lieferanten zusammen, um Kosten zu senken und Kostenstrukturen zu verstehen. Prüfen Sie gemeinsam verschiedene Möglichkeiten, wie z.B. andere Arten der Bezahlung oder Bestandsverwaltung. Machen Sie nicht einfach immer wieder dasselbe, nur weil Sie es schon immer so gemacht haben. Diese Zeiten verlangen nach innovativen Ansätzen. Vielleicht können Sie durch frühzeitige Zahlungen von Skonti profitieren, die Ihre Lieferanten anbieten, oder Zahlungen an Ihre Lieferanten beschleunigen.

Wenn Sie den Ruf haben, pünktlich zu zahlen oder sogar die vorzeitige Bezahlung von Rechnungen zu ermöglichen, und es den Lieferanten leicht machen, ihre Forderungen bei Ihnen zu verwalten, sind die Lieferanten möglicherweise eher bereit, Ihrem Unternehmen Vorzugspreise und -bedingungen zu gewähren.

Es mag derzeit nicht danach aussehen und wird sicher noch dauern, aber wenn die gegenwärtige Lage sich normalisiert, wird es an manchen Stellen möglicherweise zu Engpässen kommen. Das bedeutet, dass Lieferanten auswählen müssen, wen sie mit welchen Mengen beliefern. Es ist empfehlenswert, daran zu denken und gute Beziehungen aufzubauen, auch wenn es gerade nicht so gut läuft. Stellen Sie Ihr Unternehmen so auf, dass es anderen leicht fällt, mit Ihnen Geschäfte zu machen und dass Sie zu einem „bevorzugten Kunden“ werden.

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