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Wie Sie Proactis einsetzen um kontinuierliche Prozessverbesserung (CPI) zu erreichen

Jedes Unternehmen, unabhängig von der Größe, unabhängig von der Branche, sollte eine kontinuierliche Prozessverbesserung (CPI) anstreben. In den meisten Unternehmen sind die Budgets knapp bemessen, und viele müssen mit weniger mehr erreichen (weniger Personal, weniger Geld). Der Einsatz von Methoden zur kontinuierlichen Verbesserung kann ein Unternehmen nicht nur in die Lage versetzen, Prozesse zu vereinfachen, sondern auch einen Prozess-Overhead zu reduzieren und Arbeitsabläufe zu optimieren.

Die Konsolidierung und Steuerung der Ausgaben war noch nie so wichtig wie heute, wobei alle Abteilungen verstärkt auf Kosteneffizienz geprüft werden.

Kontinuierliche Verbesserung ist im Moment ein heißes Thema, wobei Forbes hervorhebt, dass ständige Verbesserung eine "Beste Unternehmenseigenschaft" ist und dass Organisationen "sich die kontinuierliche Verbesserung zu eigen machen sollten". Auch The Hackett Group aerklärte kürzlich, dass "kontinuierliche Prozessverbesserung ein Muss für Organisationen ist, die danach streben, Rentabilität und Wettbewerbsvorteile zu erreichen und zu erhalten".

Das Hauptziel der kontinuierlichen Prozessverbesserung besteht darin, kleine, inkrementelle Änderungen vorzunehmen, die auf lange Sicht einen größeren Wert schaffen, indem festgestellt wird, ob sie den Zielen des Unternehmens entsprechen. Und Prozessverbesserungen können in der gesamten Organisation vorgenommen werden, auch im Bereich des Ausgabenmanagements und der Beschaffung.

Wenn es beispielsweise darum geht, den strategischen Einkauf richtig zu gestalten, hat eine kürzlich durchgeführte Proactis-Umfrage ergeben, dass weniger als 25 % der Organisationen das Gefühl haben, dass sie kurz davor sind, den Einkaufsprozess richtig zu gestalten, während drei Viertel erhebliche Verbesserungsmöglichkeiten sehen. Abgesehen davon, dass erhebliche Einsparungen durch bessere Lieferantenvereinbarungen verpasst werden, verschwendet ein suboptimaler strategischer Einkaufsprozess die Zeit des Teams damit, an administrativen Aufgaben zu arbeiten.

CPI kann Unternehmen zu höheren Gewinnen und höherer Produktivität, verbesserter Qualität, größerer Lieferantenzufriedenheit, geringeren Kosten, konsistenterer Dateneingabe und vielem mehr verhelfen. Mit dem Ausgabenmanagement können solche Verbesserungen das Risiko der Nicht-Konformität und Nichteinhaltung von Lieferanten reduzieren, die Finanzkontrolle und -transparenz verbessern, eine breitere, besser rationalisierte Lieferantenbasis schaffen und Zeit für wertschöpfungsintensivere Aufgaben freisetzen.

Zu den Arten von Prozessen, die im Rahmen von CPI verbessert werden können, gehören:

Anwendung von Technologie
Beispiel: Eine der wichtigsten Überlegungen für den Erfolg eines Prozesses oder Systems ist die Fähigkeit, eine unternehmensweite Akzeptanz zu erreichen. Das intuitive, einfach zu bedienende Design von Proactis ermöglicht einen Kulturwandel, der die Mitarbeiter befähigt, tägliche Routineeinkäufe auf Selbstbedienungsbasis innerhalb der etablierten organisatorischen Kontrollen durchzuführen. Abteilungsleiter, Einkaufsfachleute und sogar Lieferanten arbeiten in dem System, um auf einfache und konsolidierte Weise Anträge zu stellen, einzukaufen, Rechnungen auszustellen und zu genehmigen.

Reduzierung der Durchlaufzeit
Beispiel: Durch die Verkürzung der Bearbeitungszeit einer Rechnung kann sich das Personal auf stärker wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren. Mit Proactis können Sie jetzt die direkten Kosten der Rechnungsbearbeitung senken, indem Sie den gesamten Lebenszyklus einer Rechnung vom Zeitpunkt des Eingangs bis zur Zahlungsfreigabe automatisieren. Sie können die Papierhandhabung eliminieren, um einen schnellen, präzisen digitalen Rechnungsstellungsprozess mit geringem Aufwand zu erstellen.

Sichtbarkeit verbessern
Beispiel: Die Sichtbarkeit der Ausgaben von der Transaktion bis zur zusammenfassenden Analyse ist von unschätzbarem Wert, um jede Ebene der Entscheidungsfindung zu unterstützen. Proactis-Anwendungen geben Einblicke in alle Ebenen der Ausgaben, um die Entscheidungsfindung zu verbessern.

Konformität/Compliance
Beispiel: Um einen Prozess wirklich zu rationalisieren, müssen die Anwender in der gesamten Organisation befähigt werden, geeignete Schritte zur Gewährleistung der Konformität durchzuführen. Aber ohne eingebaute Kontrollen, die vom unterstützenden System innerhalb der Plattform automatisch durchgesetzt werden, ist es unpraktisch, von jedem zu erwarten, dass er alle Richtlinien und Verfahren versteht und einhält. Mit den umfassenden eingebauten Kontrollen von Proactis ist es praktisch, die unternehmensweite Einhaltung aller Einkaufs-, Budget- und Genehmigungsrichtlinien sicherzustellen, um beispielsweise eine bessere Einhaltung innerhalb der Organisation zu gewährleisten.

Das Management von Verträgen
Beispiel: Sie müssen vertraglich festgelegte Ausgaben und den Einsatz zugelassener Lieferanten in Ihrem gesamten Unternehmen sicherstellen und die Überwachung von Verträgen ist zeit- und arbeitsintensiv. Mit Proactis können Sie sich die gesamte Tätigkeit der Erstellung neuer Verträge erleichtern, und zwar direkt, wenn Sie einen neuen Lieferanten anlegen. Mit den Standardvertragsvorlagen müssen die Benutzer nur geringfügige Aktualisierungen vornehmen und sparen so in jedem Fall Zeit bei der Erstellung neuer Verträge.

Dies sind nur einige Beispiele dafür, wie CPI, das mithilfe von Proactis bereitgestellt wird, Ihnen helfen kann, die Produktivität zu steigern, die Qualität und Konsistenz zu verbessern und die Kosten zu senken. Proactis macht es möglich.