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Warum Unternehmen Millionen zu viel für den Einkauf ausgeben?

Wenn ein Unternehmen nicht weiß, was es bereits besitzt, ist es einfach, dasselbe noch einmal zu kaufen - und wieder und wieder und wieder.

Überhöhte Ausgaben sind ein häufiges Phänomen bei großen Unternehmen.

Wenn nicht alle, die über die entsprechende Kauffreigabe verfügen, perfekt aufeinander abgestimmt arbeiten, kaufen Unternehmen möglicherweise zu viel oder kaufen zwei Varianten derselben Sache - von Schreibtischen über Kaffee bis hin zu Software. 

Doch der strategische Einkauf kann teuflisch komplex sein, vor allem, wenn wichtige Informationen in Daten-Silos im Unternehmen, in Tabellenkalkulationen oder in Papierunterlagen versteckt sind.

Dies kann verhindern, dass selbst die einfachsten Fragen beantwortet werden können:
  • Wie viel geben wir für „Produkt A“ aus?
  • Welcher unserer Lieferanten bietet den besten Service?
  • Und welche Bereiche sind am anfälligsten für Risiken und Konformitätsmängel? 
Nur wenn Unternehmen klare, aktuelle Antworten auf Fragen wie diese erhalten, können sie fundiertere Entscheidungen treffen, doppelte und übermäßige Einkäufe reduzieren, ihre Agilität steigern und in der digitalen Wirtschaft erfolgreich sein.

Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, doppelte Anschaffungen und übermäßige Ausgaben zu begrenzen:
  • Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter mit entsprechender Kauffreigabe ein einheitliches System verwenden.
  • Stellen Sie sicher, dass Finanz- und Beschaffungsabteilungen zusammenarbeiten.
  • Stellen Sie sicher, dass die gekauften Artikel auch benutzt werden und nicht in einem Regal verkümmern.
  • Sorgen Sie für genaue, aktuelle Bestandsberichte und -informationen. 
Es Mitarbeitern leicht zu machen, das zu finden, was sie brauchen, und informierte Einkäufe bei bevorzugten Lieferanten innerhalb der Beschaffungssysteme zu tätigen - und das ohne übermäßigen Verwaltungsaufwand und -kosten - ist ebenfalls wichtig, um die Einhaltung der Einkaufsrichtlinien zu gewährleisten.

Die Ausgabenüberschreitung wird anhalten, wenn das Management nicht genau prüft, was sie bereits gekauft haben, oder wenn nicht alle im Unternehmen, die solche Einkäufe tätigen können, miteinander reden.  

Letztendlich ist der beste Weg, Verschwendung zu eliminieren - sei es für ein neues oder ein bestehendes Unternehmen, welches seine Schwachstellen eliminieren will, sich und seine Prozesse genau zu kennen.