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Warum ein agiles P2P-System der Dreh- und Angelpunkt für Ihr Ausgabenmanagement ist - Teil 1

Von Andy Hamilton, UK Business Development Manager

Wenn uns die jüngsten Ereignisse etwas gelehrt haben, dann ist es, das Unerwartete zu erwarten. Und mit dieser Denkweise geht die Notwendigkeit einher, agile Strategien zu entwickeln, die sich an Veränderungen anpassen und Risiken minimieren können, sollte sich Ihr Umfeld über Nacht verändern.

Ich habe in den letzten Monaten einige sehr interessante Gespräche mit erfahrenen Führungskräften aus dem Finanz- und Beschaffungswesen geführt - einige von ihnen ernten den Lohn ihrer Bemühungen aus den vergangenen Monaten bei der Umsetzung einer belastbaren P2P-Strategie, aber auch mit vielen, die große Verwerfungen erlebt haben, als ihre Mitarbeiter auf Telearbeit umgestiegen sind, ihre Lieferketten Schwierigkeiten hatten, die Anforderungen zu erfüllen, und ihr Cashflow weniger vorhersehbar oder kritischer als je zuvor wurde.

Mit diesen Gedanken im Blick habe ich zusammengefasst, warum eine agile P2P-Strategie der Dreh- und Angelpunkt ist, der es Ihrer Organisation ermöglicht, auf Veränderungen zu reagieren und Werte in jeden Bereich Ihres Unternehmens zu bringen. In dieser vierteiligen Serie werden wir uns ansehen, wie P2P die Geschäftsstrategie, die Kreditorenbuchhaltung, den Einkauf und die weiteren Funktionen unterstützt.

Teil 1: P2P steigert den Wert Ihrer Geschäftsstrategie
Die Grundlage einer agilen Strategie ist die Integration einer branchenführenden P2P-Lösung in Kerngeschäftssysteme, wie z.B. Ihr ERP, mit entsprechend umfassenderen Investitionen, Ihre weiteren operativen Hauptsysteme und in die strategischen Beschaffungskomponenten einer Source-to-Contract-Lösung, die Teil einer durchgängigen integrierten End-to-End Source-to-Pay-Plattform sein kann.

Spezielle P2P-Funktionen tragen dazu bei, die Benutzerakzeptanz durch die einfache Handhabung zu fördern (mehr dazu in zukünftigen Artikeln), und diese Nutzung, kombiniert mit einem zentralen Datenbestand, schafft Sichtbarkeit, was wiederum zwei Möglichkeiten schafft:
  1. Planung und Prognose - historische Ausgaben bilden die Grundlage eines Budgets und ermöglichen es einer Organisation, klar aufzuzeigen, wo zusätzliche Investitionen oder Kosteneinsparungen möglich sind.
  2. Kostenkontrolle - der Einsatz starker Prozesse und Technologien ermöglicht genauere Ausgaben im Verhältnis zum Budget und die Fähigkeit, bewusste Entscheidungen auf der Grundlage eines sich verändernden Umfelds zu treffen.
Beides ist weit mehr als eine Werbebotschaft auf einer Broschüre, da die Organisationen in den letzten Monaten schnelle, aber gut informierte Entscheidungen treffen mussten, um sich anzupassen.

Ein weiterer interessanter Beitrag zur Geschäftsstrategie besteht darin, dass P2P-Effizienz die Grundlage für eine frühzeitige Rechnungsbegleichung mit einem optionalen Diskontsatz bildet. Dies bietet dann die Möglichkeit für zwei Dinge:
  1. Zusätzliche Einnahmen für die einkaufende Organisation, die je nach Strategie direkt in den Gewinn einfließen oder reinvestiert werden können.
  2. Unterstützung Ihrer Lieferkette mit ihrem Cashflow und verbesserter Effizienz. Dies verknüpft sich ggf. mit Ihren CSR (Corporate Social Responsibility) Verpflichtungen und trägt auch dazu bei, das Risiko für Ihre Einkaufsorganisation zu verringern, indem es dazu beiträgt, Ihre kritische Lieferkette funktionsfähig zu halten.
Es wäre interessant zu erfahren, wie Sie Ihr P2P zur Unterstützung der Strategie Ihrer Organisation einsetzen, und wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, können Sie uns bzw. den Autor unter info-de@proactis.com kontaktieren.