Warum ein agiles P2P-System der Dreh- und Angelpunkt für Ihr Ausgabenmanagement ist - Teil 3

Von Andy Hamilton, UK Business Development Manager

Bisher haben wir festgestellt, dass ein starker Purchase-to-Pay (P2P)-Prozess die Wertschöpfung durch Planung, Forecasting und Kostenkontrolle in Ihre Geschäftsstrategie zurückbringt und wie eine gut implementierte und angenommene agile P2P-Lösung die Wertschöpfung in der Folge bis in die Kreditorenbuchhaltung (AP) nach oben treibt.

Ein wirklich agiles P2P-System lässt sich nahtlos in Ihre zentrale Finanzplattform integrieren, sei es ein führendes Financial Management System (FMS), ein umfassenderes Property Management System (PMS) oder ein Enterprise Resource Planning (ERP)-System - um eine echte Ausgabenmanagement-Steuerung zu ermöglichen.

Die Ausgabenkontrolle besteht aus einer Reihe strukturierter Geschäftsprozesse, die das Management und die Sichtbarkeit der von Ihrem Unternehmen getätigten Ausgaben erhöhen, und Sie fragen sich vielleicht, ob es möglich ist, eine effektive Ausgabenkontrolle zu implementieren, ohne zuerst Ihr bestehendes Kernsystem zu ersetzen - ein Prozess, der langwierig, teuer und riskant sein kann.

Wertzuwachs ohne Doppelung von Funktionalität
Die gute Nachricht ist, dass Sie eine effektive Ausgabenkontrolle für nahezu jedes FMS-, PMS- oder ERP-Kernsystem einsetzen können. Tatsächlich haben meine Erfahrungen gezeigt, dass es sinnvoll ist, ein P2P-System zu verwenden, das sich außerhalb der Grenzen der Finanzplattform befindet, damit Sie die Innovation und Funktionstiefe nutzen können, die eine effektive Lösung für das Ausgabenmanagement bietet, die ein Kernsystem niemals im gleichen Maße bieten wird. Es ist nicht nur möglich, ein hocheffektives Ausgabenmanagement zu implementieren, das auf Ihr Kernsystem abgestimmt ist, es ist zunehmend der einzig sinnvolle Ansatz, wenn Sie einen wirklich quantifizierbaren Wert liefern wollen.

Tatsächlich geht es bei der Ausgabenkontrolle um das Management von Geschäftsprozessen, die außerhalb des Bereichs anderer Systeme liegen. Im Falle einer echten End-to-End-Beschaffungslösung werden beispielsweise eine Vielzahl von Prozessen verwaltet, bevor ein Lieferant in das zugrunde liegende Kernsystem aufgenommen wird, eine Bestellung aufgegeben oder eine Rechnung erhalten wird, sowie eine Reihe weiterer Informationen über Lieferanten, Dokumentationen, Verträge und Kataloge, die möglicherweise niemals in Ihrem zugrunde liegenden Kernsystem gespeichert werden sollten.

Es werden wahrscheinlich auch viel mehr Personen beteiligt sein als diejenigen, die normalerweise Ihr Kernsystem bedienen müssen. Um zum Beispiel wirklich von der Effizienz in allen Phasen des Prozesses zu profitieren, müssen Teile Ihres Beschaffungssystems von praktisch jedem Mitarbeiter genutzt werden, und andere Teile müssen idealerweise für Ihre externen Lieferanten zugänglich sein. Nach meiner Erfahrung mit Kernsystemen haben diese oft kostenaufwändige Lizenzmodelle, bei denen grundlegende Beschaffungsmöglichkeiten vorhanden sind, und schlechte oder fehlende Funktionalität rund um die externen Lieferanten, mit denen, wenn vorhanden, weitere Effizienz erzielt werden kann.

Wirklich führende, agile P2P-Systeme sind "agnostisch" gegenüber anderen Systemen, verfügen jedoch über klare Integrationspunkte, die Industriestandards und Werkzeuge nutzen, um die Integration in Ihre Systemlandschaft einfach zu implementieren und das Management zu erleichtern.

Die Integration in ein beliebiges System innerhalb oder außerhalb Ihres Unternehmens stellt sicher, dass Sie erstklassige Beschaffungsfunktionen erhalten, die auf die Vertrautheit Ihres Kernsystems abgestimmt sind, um Einfachheit zu gewährleisten und die Benutzerakzeptanz zu maximieren - von der einfachen Erstellung von Bestellanforderungen bis hin zur einfachen Genehmigung von Bestellungen, einem ansprechenden Einkaufserlebnis, einem effizienten Wareneingang und der Gewährleistung einer deutlich rationalisierten Rechnungserfassung und Compliance.

Es wäre interessant zu erfahren, wie Sie Ihr P2P zur Unterstützung der Strategie Ihrer Organisation einsetzen, und wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, können Sie uns bzw. den Autor unter [email protected] kontaktieren.