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Warum ein agiles P2P-System der Dreh- und Angelpunkt für Ihr Ausgabenmanagement ist - Teil 2

Von Andy Hamilton, UK Business Development Manager

IIm ersten Teil dieser Serie haben wir untersucht, wie ein starker P2P-Prozess durch Planung, Prognose und Kostenkontrolle den Wert zurück in Ihre Geschäftsstrategie bringt.

Es ist jetzt an der Zeit festzulegen, wie eine gut implementierte und akzeptierte agile P2P-Lösung die Wertschöpfungskette bis hinein in die Kreditorenbuchhaltung (AP) nach vorne bringt. Dies ist im Wesentlichen auf zwei Arten möglich: Verbesserung der Effizienz und Beseitigung von Überzahlungen und Reduzierung von Betrug.

Verbesserte Effizienz
Ein gemeinsames Ziel und eine Herausforderung, wie ich oft höre, ist die Frage, wie die Finanzfunktionen die Prozesseffizienz verbessern können - schließlich mag es niemand, Ressourcen zu verschwenden. Ein starker P2P-Prozess, der durch eine gut integrierte Technologie unterstützt wird, unterstützt eine korrekte Rechnungseinreichung direkt beim ersten Anlauf. Dies wiederum reduziert Rechnungsanfragen und die Bearbeitungszeit.

Stellen Sie sich den Wert vor, wenn eine Rechnung beim ersten Mal mit einer genehmigten Bestellung, einem Wareneingang und einer Lieferantenvalidierung abgeglichen werden kann - Ihr AP-Team wird weniger Zeit für die Verwaltung aufwenden und die Lieferanten können sich mehr auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Beseitigung von Überzahlungen und Reduzierung von Betrug
Ein weiteres wichtiges Ziel für die Finanzteams ist die Beseitigung von Überzahlungen und die Reduzierung von Rechnungsbetrug. Gut eingeführte und effiziente P2P-Prozesse verhindern Zahlungen an unbekannte Lieferanten, doppelte Zahlungen oder Zahlungen, bei denen es sich um fehlende Waren oder Dienstleistungen handelt. Dies kann für die Einkaufsorganisation eine erhebliche Verringerung der Ressourcenverschwendung bedeuten.

Beide Vorteile sind sehr gut möglich. Es kann zunächst eine Integration mit umfassenderen Lösungen wie ERP oder Finanzbuchhaltungssystem erforderlich sein, zusammen mit einer starken Benutzerakzeptanz seitens einer breiten Einkäufer- und Lieferantenbasis, aber die Vorteile sind zum Greifen nah. Mehr darüber können Sie in unserem Leitfaden nachlesen: Next Generation Purchase-to-Pay - Transforming P2P into a strategic spend management linchpin (derzeit nur in Englisch).

Es wäre interessant zu erfahren, wie Sie Ihr P2P zur Unterstützung der Strategie Ihrer Organisation einsetzen, und wenn Sie Fragen haben oder Hilfe benötigen, können Sie uns bzw. den Autor unter info-de@proactis.com kontaktieren.