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Vertragsmanagement auf Knopfdruck möglich

Das Ausgabenmanagement hilft Ihnen, den Anteil der "verwalteten" und "vertragsgebundenen" Ausgaben zu erhöhen, indem es eine bessere Sichtbarkeit und Kontrolle der Verträge während des gesamten Vertragslebenszyklus ermöglicht und sicherstellt, dass die Organisation beim Kauf von Waren und Dienstleistungen konsequent auf bestehende Verträge zurückgreift..

Mit Proactis haben Sie mit nur wenigen "Klicks" eine organisationsweite Zusammenfassung aller Lieferantenverträge zur Hand:

Klick 1: Allgemeine Übersicht über Verträge
Sie können die vollständige Liste der Verträge in einem unternehmensweiten zentralen Verzeichnis einsehen und dann einen bestimmten Vertrag markieren und genauer betrachten. Dies ermöglicht einen schnellen Zugriff auf einen allgemeinen Überblick über den Vertrag:
  • Status (z.B. aktiv, ausgesetzt, gekündigt oder im Entwurf usw.).
  • Titel des Vertrags.
  • Vertragstyp (z.B. Preisliste, Rahmenvertrag, Unterverträge).
  • Codes zur Kategorisierung der Ausgaben.
  • Lose (Unterteilung von Verträgen).
Wichtig ist jedoch, dass diese Informationen automatisch ausgefüllt werden, wenn der Vertrag im Rahmen einer Beschaffungsmaßnahme erstellt wurde, so dass keine manuelle Neueingabe erforderlich ist.

Klick 2: Mit Verträgen verbundene Dokumente
Sie können mit dem Vertrag verbundene Dokumente aufbewahren. Dazu gehören eine Softkopie des Vertrags, eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung oder andere Anhänge oder Änderungen, die während des Lebenszyklus des Vertrags vorgenommen wurden.

Klick 3: Zugang zu Verträgen
Sie können verwalten, welche Personen Zugriff auf einen bestimmten Vertrag haben und wer z.B. Zahlungen einsehen, genehmigen, bearbeiten oder autorisieren kann.

Klick 4: Definieren Sie den Vertragsmanager
Wichtig ist, dass Sie den Vertragsmanager definieren und zuweisen können, der die mit jedem Vertrag verbundenen Zeitpläne und Ereignisse verwalten wird. Diese Person wird ein scharfes Auge auf SLAs, Vertrags- und Lieferanteneinhaltung haben, und das Vertragsmanagementsystem wird die dringend benötigte Transparenz und Kontrolle bieten.

Klick 5: Vertragsdaten und Ereignisse
Sie können eine Anzahl von Daten und Ereignisseen festlegen, die mit jedem Vertrag verbunden sind; dies ist für das Management der Verträge von entscheidender Bedeutung. Dazu können Vertragsmeilensteine, Überprüfungstermine oder sogar automatische Verlängerungen gehören. Wenn diese Termine nicht aktiv gemanagt werden und die zuständigen Personen nicht über die erforderlichen Maßnahmen informiert werden, könnte Ihr Unternehmen Risiken ausgesetzt sein oder Verträge automatisch verlängert werden, ohne dass Ihr Team die Möglichkeit hat, neu zu verhandeln oder Verträge zu kündigen.

Klick 6: Vertragsstatus
Sie möchten vielleicht folgendes wissen: welcher Anbieter einen Vertrag gewonnen hat, den Status eines Vertrages, welche Anbieter auf die Ausschreibung geantwortet haben oder mit dem Vertrag verbunden sind und die zugehörigen Preise halten, und so weiter...

Klick 7: Preislisten
Sie können Preislistendaten als Katalogquelle in den Purchase-to-Pay-Zyklus bzw. das Purchase-to-Pay-System einbinden und verknüpfen, so dass die Daten den Anforderern am Einkaufsort zur Verfügung stehen. Dies ist eine hervorragende Möglichkeit, die Einhaltung von Verträgen zu verbessern.

Klick 8: Kategorisierung
Sie werden die Artikel auch auf der Grundlage des Wertes, des wahrgenommenen Risikos und der Beziehung, die Sie mit dem Verkäufer haben, kategorisieren wollen. Das System ermöglicht es Ihnen, Verträge nach diesen Elementen zu gruppieren, um die Leistung zu verwalten und das Risiko zu minimieren.

Klick 9: Zahlungen
Sie können den Verwaltungsaufwand für die Kreditorenbuchhaltung (AP) verringern, indem Sie regelmäßige Zahlungen aus dem Vertragsmanagement heraus steuern. Unabhängig von Ihrem ERP- oder AP-System können Verträge, die im System angelegt wurden, zur automatischen Abstimmung, Genehmigung und durchgängigen Verarbeitung zahlungsbereit an die Buchhaltung übergeben werden.

Klick 10: Notizen und Änderungen aufzeichnen
Möglicherweise möchten Sie Notizen und Vertragsänderungen aufzeichnen.

Klick 11: Anbieterbewertung
Schließlich können Sie weitere Aktivitäten durchführen, wie z.B. die Bewertung von Anbietern. Mit Hilfe eines einfachen Ampelsystems können Sie die Ergebnisse den Lieferanten zuordnen und sie bewerten. Dies kann durch Informationen erfolgen, die Sie vom Verkäufer, von den Empfängern der Dienstleistungen des Verkäufers oder sogar von einem externen Wirtschaftsprüfungsunternehmen erhalten haben.

Vertragsmanagement mit nur wenigen Klicks!