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Universität Essex erweitert ihre Proactis-Lösung, um die Kontrolle über ihren Rechnungsprozess zurüc

03. Dezember 2020 - Proactis, die Experten für das Ausgabenmanagement, geben bekannt, dass sie mit der Universität Essex zusammenarbeiten, um die Einkaufs- und Rechnungsstellungsprozesse zu modernisieren, die Wertschöpfung zu steigern und die Effizienz zu verbessern.

"Der Prozess der manuellen Verwaltung von Einkaufsrechnungen und Ausnahmen war sehr ressourcenintensiv", erklärte Philip Sweeting, Leiter des Beschaffungswesens an der Universität Essex. "Wir haben 300 Mitarbeiter an der Universität, die die Möglichkeit haben, Bestellungen aufzugeben, Rechnungen wurden nicht zentral empfangen und registriert, und sie wurden häufig in Abteilungen ohne Bestellnummer empfangen. Dies führte nicht nur dazu, dass Lieferanten manchmal verspätet bezahlt wurden, sondern es gab auch keine Transparenz unserer finanziellen Verpflichtungen".

Die Universität nutzte bereits die Source-to-Contract-Lösungen von Proactis und entschied sich daher für den Einsatz von Proactis Invoice Capture, um den Empfang und die Zahlung von Papier- und PDF-Rechnungen zu automatisieren und einen Prozess einzuführen, bei dem Bestellungen ohne gültige Bestellnummer nicht angenommen werden. Das Hauptziel war es, die Kontrolle über die Bestell- und Rechnungsstellungsprozesse zurückzugewinnen. 

"Unsere Eingangsrechnungen können jetzt gescannt und mit den extrahierten Informationen automatisch validiert werden", so Philip weiter. "Dies verbessert unseren Rechnungsbearbeitungsprozess erheblich und bietet die Transparenz und Kontrolle, die wir für die Finanzplanung benötigen.

Das Kreditorenbuchhaltungsteam besteht aus fünf Personen, die über 30.000 Rechnungen pro Jahr manuell verwalten und bearbeiten mussten. Carol Saward, Leiterin der Abteilung Income & Payments an der Universität, fügte hinzu: "Rechnungen werden jetzt zentral empfangen, gescannt und automatisch an die entsprechende Bestellung angehängt. Darüber hinaus sind wir jetzt in der Lage, elektronische Rechnungen zu akzeptieren und Lieferanten können die 'PO Flip'-Funktionalität nutzen. Dies hat die Bearbeitungszeit des Zahlungsteams beschleunigt und ermöglicht uns einen besseren Einblick, wo sich die Rechnungen im Zahlungsprozess befinden. Zusammen mit der Möglichkeit, pünktlich zu bezahlen, hat dies die Beziehung zu unseren Lieferanten verbessert.

Bei der Zusammenarbeit mit Proactis erkannte die Universität auch, dass es die perfekte Strategie war, den Mitarbeitern eine einheitliche Online-Plattform zur Verfügung zu stellen, in der sie schnell und einfach das finden können, was sie von den Lieferanten benötigen - alles im Rahmen der etablierten Einkaufsgenehmigungsrichtlinien. Proactis Marketplace wurde ausgewählt, um alle Lieferantenkataloge und Punch-Outs nach Bedarf zu hosten. "Wir haben bereits hervorragende Rückmeldungen von unseren Einkäufern erhalten, dass das Proactis-System ein einfach zu bedienendes Online-Werkzeug darstellt, mit dem sie schnell und einfach finden, vergleichen und auswählen können, was sie brauchen, wann sie es brauchen. Alles von zugelassenen Lieferanten", schloss Carol.

Über die Universität von Essex
Die University of Essex ist eine öffentliche Forschungsuniversität in Essex, England. Sie wurde 1963 gegründet und begrüßte 1964 ihre ersten Studenten. Die Universität hat über 14.760 Studenten und beschäftigt über 800 akademische Mitarbeiter.

https://www.essex.ac.uk/