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Tail-Spend Managements besser verstehen

Der Ursprung des Begriffs "Tail-Spend" liegt in dem bekannten Pareto-Prinzip - dass 80% der Ausgaben von 20% der Lieferanten kommen werden; und dass umgekehrt 80% der Lieferanten nur 20% der Ausgaben und Kosten ausmachen werden.

Tail-Spend ist häufig außerhalb der Kernausgabenkategorien angesiedelt, wo die Einsparungen größer sind und die Einkaufsabteilung bereits gute Arbeit leistet. In der Realität wird die Art des Tail-Spend unterschiedlich sein, aber normalerweise weist er eine Reihe von gemeinsamen Merkmalen auf:
  • Große Anzahl von Kategorien.
  • Hoher Prozentsatz der Ausgaben verteilt auf mehrere Standorte oder Lokationen.
  • Lieferanten, von denen der Einkauf noch nie zuvor gehört hat.
  • Hoher Prozentsatz an nicht vertragsgemäßen Ausgaben und Maverick-Spend, die das Unternehmen mit unnötigen Kosten und Risiken belasten.
  • Indirekte Ausgabenkategorien mit geringem Wert.
Das "Tail-Spend"-Management bezieht sich auf eine Vielzahl von Strategien, um - sprichwörtlich - den letzten Tropfen Ersparnis aus diesen Bereichen herauszuholen.

Wie hoch sind die tatsächlichen Kosten und das Einsparpotenzial?
Wenn Sie es Ihrer Organisation gestatten, diese 20% der Gesamtausgaben mit wenig oder gar keiner Unterstützung durch den Einkauf und mit geringer Konzentration auf die große Anzahl der damit verbundenen Rechnungen auszugeben, wird dies eindeutig zu höheren Preisen führen.

Wenn jedoch Einkaufs- und Finanzabteilung die Herausforderungen gemeinsam angehen, können sie erhebliche Einsparungen sowohl in Form von niedrigeren Stückpreisen als auch in Form von Prozessverbesserungen erzielen - beides setzt Geld und wertvolle Zeit frei.

Anders ausgedrückt: Wenn man Ihnen sagen würde, Sie könnten den Nettogewinn um 10% steigern, und es wären nur 5% Einsparungen in einem weitgehend unberührten Ausgabenbereich nötig, wären Sie dann interessiert? Natürlich wären Sie daran interessiert.

Warum wird diese Frage oft ignoriert?
Die strategische Bedeutung, die den direkten Ausgaben beigemessen wird, hat zur Folge, dass Tail-Spend oft ignoriert wird - oder zumindest nicht intensiv verwaltet wird.
  • Es gibt eine große Anzahl von Lieferanten, die mit Tail-Spend in Verbindung gebracht werden, und der Gedanke, dagegen vorzugehen, kann überwältigend erscheinen.
  • Die Höhe der Ausgaben ist oft geringer als in den Kernkategorien, so dass die Kapitalrendite einer strategischen Einkaufsinitiative in der Regel geringer ausfällt.
  • Die Datentransparenz ist ein besonderes Problem. Viele Artikel werden nur selten gekauft und uneinheitlich (oder gar nicht) klassifiziert oder dem Sachkonto "Sonstige" zugeordnet.
  • Das Fehlen wirksamer Kontrollen und der Kauf außerhalb des Vertragsverhältnisses verstärkt den negativen Effekt, und da die Höhe der Ausgaben gering ist, ist es schwierig, Interessengruppen mit einzubeziehen.
Die Hauptursachen für Tail-Spend
Tail-Spend hat zwei Hauptursachen:
  • Mangelnde Compliance und damit Sichtbarkeit der Ausgaben.
  • Notfallkäufe und/oder solche Waren oder Dienstleistungen, die nicht durch laufende Verträge abgedeckt sind.
Das Fehlen von Vertragsbedingungen, Mengenrabatten oder Unterstützung bei der Bestellung führt zu suboptimalen Preisen und Zahlungsbedingungen.

Diese nur einmalig auftretenden Sondergeschäfte, die in zunehmendem Maße dazu beitragen, dass die Zahl der Lieferanten im System erhöht wird, erfordern einen erheblichen Verwaltungsaufwand, um eine offene Rechnung korrekt zu bearbeiten.

Zusätzlich kann die Risikoexposition in Kategorien mit geringen Ausgaben hoch sein, weil es ggf. an Kontrolle und Transparenz mangelt.

Dinge, die man berücksichtigen sollte
  • Ausgabentransparenz - Finden Sie heraus, was, von wem, wo und für wie viel im Vergleich zum Marktpreis gekauft wird. Ohne eine effektive eProcurement-Plattform zur Erfassung der Ausgaben an der Quelle kann es schwierig sein, aussagekräftige und genaue Daten aus dem Kontenplan des Unternehmens zu extrahieren.
  • Erhöhen Sie den Fokus auf vertragsgebundene Ausgaben - Helfen Sie Ihrem Einkaufsteam dabei, durch die Rationalisierung und Automatisierung administrativer Routineprozesse mehr Zeit für die Umsetzung professioneller Prozesse jenseits des Tail-Spend zu gewinnen.
  • Filterung und Neuklassifizierung - Konzentrieren Sie sich auf Verbrauchsgüter, die in eine Kategorie umklassifiziert werden können, in der genügend Ausgaben vorhanden sind. Sobald die Kategorie mit der größten Chance identifiziert ist, bestimmen Sie den richtigen Beschaffungsansatz. Sie können den Prozess durch Automatisierung einschließlich standardisierter Vorlagen, RFX und/oder Auktionen beschleunigen.
  • Kategorien mit der besten Methode bearbeiten - Zu den Methoden können Quick-Quote für seltene, höherwertige Einkäufe, Einkaufskarten für häufige, geringwertigere Kategorien "vor Ort", beschaffungsunterstützte Einkäufe oder sogar ein spezialisierter Managed Service für seltene, höherwertige Kategorien, bei denen das Fachwissen nicht intern verfügbar ist, gehören.
  • Einrichten von Einkaufskontrollen - Wickeln Sie so viele Ausgaben wie möglich über eine Purchase-to-Pay-Technologieplattform ab, um Prozesse zu vereinfachen und die finanzielle Kontrolle und Transparenz zu erhöhen. Erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern den Einkauf bei bevorzugten Lieferanten, Verträgen und Katalogen und stellen Sie gleichzeitig die Einhaltung von Genehmigungsrichtlinien und anderen Einkaufskontrollen sicher.
  • Automatisieren Sie den Empfang und die Verarbeitung von Rechnungen - Kategorisieren Sie die Lieferanten nach Rechnungsvolumen, Rechnungskomplexität und technologischen Möglichkeiten. Reduzieren Sie dann den Prozentsatz der Rechnungen, die in Papierform eingehen und eine manuelle Eingabe erfordern, durch Anwendung geeigneter elektronischer Rechnungserfassungsmethoden (PDF, XML, E-Mail, PO Flip, Online-Eingabe, intelligentes Scannen usw.).
Ja - es ist viel zu tun, und es geschieht nicht über Nacht. Aber Sie werden überrascht sein, wie schnell Sie Ergebnisse sehen können.

Erfahren Sie mehr zum Thema in unserem Whitepaper: „Tail-Spend-Management: Wie man Ersparnisse aus den am meisten fragmentierten 20% der Ausgaben quetscht“.