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Planspiel zum elektronischen Rechnungsaustausch - Proactis unterstützt die systematische Erprobung der XRechnung

Kontext und Ziel
Mit der Verabschiedung des E-Rechnungsgesetzes (1.12.2016) und der Präzisierung durch die E-Rechnungsverordnung (6.9.2017) werden die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 in deutsches Recht umgesetzt.

In Zusammenarbeit mit der zentralen Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), und dem Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI) hat der Verband elektronische Rechnung (VeR) die elektronische Rechnungsstellung an die Verwaltung gemäß XRechnung- Standard erprobt.

Ziel des Planspiels war es, zukünftige Herausforderungen bei der Implementierung des XRechnung-Standards frühzeitig zu erkennen und Lösungsansätze auszuarbeiten. 

Teilnehmer und Setup
Am Planspiel teilgenommen haben öffentliche Rechnungsempfänger auf Bundes- und kommunaler Ebene, Rechnungssteller aus der Privatwirtschaft sowie einige Service Provider aus den Reihen des VeR. 

Proactis hat das Planspiel mit dem Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat (BMI) und dem Bundesverwaltungsamt (BVA) durchgeführt. 

Durchführung
In dem mehrmonatigen Testaufbau sollten folgende zentrale Fragen für die Einführung der elektronischen Rechnung geklärt werden:
  • Vollständigkeit: Ist der Sender in der Lage, die erforderlichen Daten/Informationsbestandteile zu liefern und enthalten die Nachrichten alle für die Empfänger erforderlichen Daten?
  • Semantik: Versteht der Sender die Bedeutung der Informationsbestandteile und sind die Daten richtig strukturiert?
  • Technik: Ist der Sender in der Lage, strukturierte Daten zu liefern und ist der Empfänger in der Lage, die Daten technisch zu verarbeiten?
  • Vertraulichkeit: Welche Kanäle werden zur Rechnungsübermittlung genutzt?
Ergebnisse und Empfehlungen
Für einen Großteil der Musterrechnungen ist es nötig, dass Dienstleister die vom Lieferanten angelieferten Belege optimieren, damit diese dem XRechnung-Standard entsprechen.

Die Umstellung der rechnungsstellenden Systeme und die Schulung der verantwortlichen Personen wird viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen. Insbesondere in der Einführungsphase können Provider die Rechnungssteller dabei unterstützen, XRechnung-konforme Rechnungen zu erstellen.

Es besteht immer noch ein großer Aufklärungsbedarf zu den gesetzlichen Umsetzungsfristen und spezifischen Anforderungen (Inhalte, Struktur und Technik) des elektronischen Rechnungsaustauschs zwischen Unternehmen und Verwaltungen (B2G).

Die größten Effizienspotentiale der elektronischen Rechnung können erst in Verbindung mit anderen elektronischen Geschäftsdokumenten ausgeschöpft werden. Insbesondere elektronische Bestellungen ermöglichen dem späteren Rechnungsempfänger Daten bereits so zu strukturieren, dass diese rechtskonform und automatisiert verarbeitetet werden können. Strategisch gesehen ist die ERechnung als ein wichtiger Bestandteil der Digitalisierung der Supply Chain der Öffentlichen Verwaltung zu verstehen.

Den detailierten Abschlussbericht können Sie hier herunterladen.