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Können Ihre Mitarbeiter aus etablierten Quellen finden und kaufen, was sie brauchen?

Sobald eine Organisation über einen Einkaufsrahmen (P2P) verfügt, um die ordnungsgemäße Kaufgenehmigung zu gewährleisten und automatisierte PO/Rechnungen zu ermöglichen, ist der nächste große Schritt, den Mitarbeitern einen einfachen Zugang für bestimmte Waren und Dienstleistungen, die von autorisierten Lieferanten aus dem P2P-System zur Verfügung gestellt werden zu ermöglichen (Kataloge, Verträge und/oder Lieferantenwebseiten).

Viele Organisationen haben minimale Lieferanteninhalte, die den Mitarbeitern innerhalb ihres P2P-Systems zur Verfügung stehen. Daher bleibt den Mitarbeitern nichts anderes übrig, als außerhalb des Systems zu finden, was sie brauchen, und dann Lieferanten-und Artikelspezifikationen gegen "generische" Gegenstände in das P2P-System einzugeben, um eine Kaufgenehmigung zu erhalten.

Diese Fähigkeit ist unerlässlich, um einen hohen Prozentsatz der verwalteten Ausgaben zu erreichen. Mitarbeiter kaufen viel eher das richtige Produkt beim richtigen Anbieter, wenn es einfacher ist, dies zu tun, als von einer anderen Quelle zu kaufen. Den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, den Artikel oder die Dienstleistung zu suchen und auszuwählen, die ihren Bedürfnissen am besten entsprechen, innerhalb des P2P-Systems zu optimieren, strafft den Kaufprozess für die Mitarbeiter und treibt die monatlich höheren Ausgaben für die Organisation voran.

Viele Organisationen haben minimale Lieferanteninhalte, die den Mitarbeitern innerhalb ihres P2P-Systems zur Verfügung stehen. Daher bleibt den Mitarbeitern nichts anderes übrig, als außerhalb des Systems zu finden, was sie brauchen, und dann Lieferanten-und Artikelspezifikationen gegen "generische" Gegenstände in das P2P-System einzugeben, um eine Kaufgenehmigung zu erhalten. Das ist nicht nur ein mühsamer Prozess für Mitarbeiter, sondern, solange der Mitarbeiter sich „offline“ mit Käufern verpflichtet um Lieferant und Produkt auszuwählen, wird die gesamte Anstrengung die die Beschaffungsabteilung in das finden und aushandeln von Lieferanten und hochwertigen Verträgen investiert verschwendet. Der manuelle Eintrag erhöht auch das Auftreten von Fehlern in Bezug auf SKUs, Preise, Codierung, etc.

Der Einfluss auf die Kosten ist signifikant:
  • Erhebliche Einsparmöglichkeiten gehen verloren, wenn ausgehandelte Abkommen nicht genutzt werden und die Ausgaben auf viele Lieferanten verteilt werden.
  • Bei der Beschaffung und im gesamten Unternehmen gibt es erhebliche Produktivitätsverluste.
Das Unternehmen hat geht auch Riskien ein:
  • Viele Einkäufe werden mit Lieferanten getätigt, die nicht richtig qualifiziert sind - das Potenzial für die Nichtleistung und Nichteinhaltung von Lieferanten ist deutlich höher.
Aber wenn Sie hunderte von Lieferanten haben, die Tausende von Waren und Servicemitgelten zur Verfügung stellen, gibt es erhebliche Herausforderungen:
  • Wie erhalten Sie Zugang zu umfassenden, reichhaltigen Details in elektronischer Form?
  • Wie halten Sie mit dem ständigen Wandel Schritt?
  • Wie machen Sie es den Mitarbeitern leicht, zu finden und auszuwählen, was sie brauchen?
  • Und ... wie machen Sie das alles ohne hohe Verwaltungszeit und Kosten?
Um das P2P-System einer Organisation wirklich nutzen zu können, um das Ausgabenmanagement zu verbessern, muss die Beschaffung effiziente, gut kontrollierte Wege finden, um den Mitarbeitern einen bequemen Zugang zu umfassenden Lieferanteninhalten zu ermöglichen.