Are you visiting us from the USA? To get the most relevant information, you may want to visit our
www.proactis.com/us/ site or choose another country from the global selector above

XRechnung

Wie erreiche ich meine Auftraggeber in der öffentlichen Verwaltung

Was ist eine XRechnung?


XRechnung ist ein definiertes Format, das als Standard für elektronische Rechnungen eingeführt wird, die an die öffentlichen Auftraggeber (u.a. Bund, Ländern und Kommunen) in Deutschland gesendet werden. 

Eine XRechnung enthält alle Informationen einer Rechnung als strukturierte Daten in einem XML- Format. Auf eine bildhafte Darstellung der Rechnung (z.B. PDF) wird in dem Standard verzichtet.  Es handelt sich also um eine rein maschinenlesbare Datei. 

Mit dem neuen Standard setzt Deutschland die Vorgaben des Europäischen Komitees für Normung (CEN) für die in einer elektronischen Rechnung enthaltenen Daten um.

X
Case study

Wie unterscheidet sich eine XRechnung von einer „klassischen“ eRechnung? 

Die ERechnungsverordnung des Bundes besagt, dass eRechnungen grundsätzlich als XRechnung einzureichen sind. Eine XRechnung ist daher eine spezifizierte Ausgestaltung einer ERechnung.

Die XRechnung ist technisch gesehen ein XML-basiertes semantisches Datenmodell. Sie ist die deutsche Anwendungsspezifikation des europäischen CEN-Datenmodells und damit der nationale Standard für die öffentliche Verwaltung.
 

X
What you can do
Catalogue repository

Proactis provides a central directory of items representing goods and services to be procured by the organisation. This can be hosted publicly or privately and may offer suppliers access or not. It offers user-defined categorisation, content-rich item records, extensive multi-parameter search facility and visual comparison of user-specified similar items to support informed buying decisions. 
 


Catalogue maintenance and publishing

Individual items can be managed and maintained within the catalogue, and there is also a simple upload facility that allows buyers to rapidly upload supplier catalogue files with minimum effort. Offline catalogue maintenance allows managers to maintain separate copies of catalogues prior to publishing. 
 


Supplier self-service catalogue maintenance

Suppliers are often prepared to maintain their catalogue on the buyer’s system, facilitating access to the latest information and pricing. This function is secured by the supplier, and any changes are subject to buyer approval before the new catalogue goes “live”. The user interface for the supplier is simple and compelling and the supplier requires minimal introduction to the system before commencing use. 
 


Integrations

Proactis Catalogue Management links to the Proactis Contracts Repository to allow contracted pricing agreements to be managed as catalogue items, to bring more spend under management. It can also be integrated into Proactis Purchase-to-Pay or existing P2P systems in multiple ways: Punch-in provides a simplified way for the P2P system to dynamically access up-to-date catalogues; Catalogue export provides an easy way to transfer catalogues for import to systems not capable of punch-out. 
 

Wann wird das Thema XRechnung relevant?


Ab sofort! Die vom E-Rechnungsgesetz vorgegebenen Fristen liegen in naher Zukunft, deswegen sollten sowohl Rechnungsersteller wie auch Rechnungsempfänger bereits jetzt notwendige Vorbereitungen treffen.

 
Fristen für Empfang und Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen durch die öffentliche Verwaltung:
  • 20. November 2018 für die Freischaltung der obersten Bundesbehörden.
  • 27. November 2019 Frist zur Anbindung der gesamten unmittelbaren Bundesverwaltung.
  • 18. April 2020 Frist zur Umsetzung der Richtlinie für Landeseinrichtungen und kommunale Einrichtungen (z.B. Städte, Krankenhäuser, Energieversorger, Schulen, Universitäten).
Frist für den Versand von eRechnungen durch die Lieferanten an den Bund:
  • 27. November 2020
Proactis_XRechnung_German_image-(2).jpg
 (Zum Vergrößern klicken)

Was bedeutet die Umstellung auf XRechnung für Lieferanten? Welche Vorteile bringt es?

Die E-Rechnungsverordnung hat 3 Grundsätze:
  • Die Rechnung ist als eRechnung einzureichen!
  • Die eRechnung ist grundsätzlich als XRechnung einzureichen!
  • Die eRechnung ist über ein zentrales Portal einzureichen!
Die Implementierung der XRechnung bedeutet vor allem, dass die Vorschriften des Bundes eingehalten werden. Nach deutschen Vorschriften sind alle Rechnungsersteller verpflichtet ab dem 27. November 2020 ihre Rechnungen an öffentliche Rechnungsempfänger im XRechnungsformat zu senden. Um konform zu sein, müssen Lieferanten eine Lösung für den Versand von XRechnungen implementieren.
Neben der Einhaltung der Vorschriften bringt die Einführung der digitalen Fakturierung der Lieferantenorganisation mehrere Vorteile, u.a.:
  • Kosteneinsparungen und Einsparung von Ressourcen (bis 70%).
  • Erhöhte Datentransparenz und schneller Zugriff auf alle Rechnungen.
  • Reduzierte Laufzeiten von Rechnungen und dadurch schnellere Zahlung.
  • Reduzierung der Fehlerzahl durch weniger manuelle Eingriffe.
  • Umweltfreundliche Gestaltung der Prozesse (papierlos).

Wie unterstützt Proactis die Rechnungsersteller?

  • Proactis verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung im Bereich Dokumentenaustausch.
  • Unseren Kunden bieten wir Beratung und kosteneffiziente Rechnungsprozesse. Mit einer einzigen Lösung können Lieferanten elektronische Rechnungen an Organisationen jeder Art und Größe senden - einschließlich der XRechnung.
  • Wir sind Ihr Partner bei der Umsetzung der E-Rechnungsverordnung und Umstellung Ihrer Geschäftsprozesse. Wir bringen das nötige Know-How und die Tools mit. 
Lösungen
The Business Network Ein globaler Rahmen für schnelle, effiziente Interaktionen zwischen Käufern und Verkäufern
Peppol Ihre XRechnung ohne Umwege an die öffentliche Verwaltung schicken
Erfahren Sie mehr
Wenn Sie Fragen dazu haben, kontaktieren Sie uns bitte unter: [email protected]
Artikel
Planspiel zum elektronischen Rechnungsaustausch - Proactis unterstützt die systematische Erprobung der XRechnung
Erfahren Sie mehr
Ich möchte…
XRechnung – Effiziente und rechtskonforme Rechnungserstellung und -übermittlung
Erfahren Sie mehr