Lieferantenengagement: "Warum es Zeit, Aufwand und Kosten verbraucht " (mehr als Finanzen und Beschaffung realisieren)

Unternehmen sind auf der Suche nach Techniken und Technologien, die ihnen helfen, Kosten, Ineffizienz und Risiko im Handel mit Lieferanten zu reduzieren. Aber warum?

Nehmen wir eine typische Fallstudie-was wir routinemäßig sehen:
  • Die Organisation neigt dazu, "Lieferanten" mit "Gläubigern" gleichzusetzen, was bedeutet, dass sie sich registrieren und Details im Unternehmensblatt zur Bezahlung von Rechnungen beibehalten. Das ist es, was wir "verbrauchte" Kontrolle nennen, nicht "Ausgabenkontrolle".
  • Die Angebotsbasis ändert sich jährlich um bis zu 50%, wobei in den Folgejahren nur 10% der neuen Lieferanten aktiv genutzt werden.
  • Weniger als 10% der derzeitigen Anbieter werden 80% ihrer Gesamtausgaben ausmachen.
  • Rund 20% ihrer aktuellen Lieferanten werden 80% der bearbeiteten Rechnungen ausmachen.
  • Ein moderater Anteil der Zulieferer wird mit mehr als einem Servicebereich oder einer Abteilung innerhalb der Organisation handeln.
  • Ein hoher Prozentsatz der subjektiven allgemeinen Ledger-Codes wird für die Ausgaben verantwortlich sein.
  • Es wird wenig Aufwand betrieben, um Lieferanten zu kategorisieren (z.B. hohes Risiko, Routine, etc.), Leistung zu verwalten und Informationen abteilungsübergreifend zu koordinieren.
Die Herausforderungen
Dies stellt eine Reihe von Herausforderungen für die Beschaffung und die Finanzierung dar. Ohne eine klare und formalisierte Strategie zur Identifizierung und Zusammenarbeit mit Lieferanten ist es schwierig:
  • Informationen zu teilen, um die Planung und Zusammenarbeit zu verbessern.
  • Sich angemessen mit den richtigen Lieferanten zu engagieren, die Werte liefern können.
  • Den optimalen Handelsmechanismus mit Lieferanten zu verstehen.
  • Die richtigen Strategien zur Risikominderung zu finden.
  • Die Leistung der Lieferanten zu verwalten, um die Unternehmensziele zu erreichen.
Noch problematischer ist das, wenn man die Art und Bandbreite der Lieferanten über alle Ihre Einkaufskategorien hinweg betrachtet:
  • Lieferanten von direkten und indirekten Waren.
  • Lieferanten von laufenden, periodischen und einmaligen Dienstleistungen.
  • Hohes Volumen/niedriger Wert und niedriges Volumen/hoher Wert Lieferanten.
  • Riesige Weltkonzerne und kleine Unternehmen.
  • Unternehmen mit ausgeklügelten IT-Fähigkeiten und Unternehmen mit wenig davon.
  • Lokale, regionale und globale Anbieter.
Darüber hinaus können Sie mit einigen Lieferanten als einmalige oder einzige Quelle und andere, mit denen Sie eine strategische Beziehung haben, in Kontakt treten. Es ist klar, dass ein "Einheitskonzept" nicht effektiv auf Ihrer Versorgungsbasis funktionieren wird.

Was ist erforderlich?
Effektives Lieferantenengagement sollte ein breites Spektrum an Aktivitäten ansprechen, die täglich mit Lieferanten stattfinden. Ihre Beschaffungs-und Buchhaltungsabteilungen interagieren kontinuierlich für das:
  • Rekrutieren und qualifizieren potenzieller neuer Lieferanten.
  • Einholen von Angeboten und Vorschlägen, Antworten annehmen und an Lösungen mitarbeiten.
  • Pflegen wichtiger Lieferanteninformationen.
  • Updaten von Liefrantenkatalogen.
  • Durchführen von Lieferantenbewertungen.
  • Versenden von Bestellungen.
  • Erhalten und bearbeiten von Rechnungsgeschäften.
  • Reagiern auf Anfragen der Lieferanten über Rechnung und Zahlungsstatus.
Das sind eine Menge Aktivitäten, die von vielen verschiedenen Menschen durchgeführt werden. Und in den meisten Organisationen wird ein Großteil dieser Aktivitäten immer noch unstrukturiert mit Papier, Fax, E-Mail durchgeführt. Das bedeutet viel Ineffizienz, viele Möglichkeiten für menschliches Versagen und sehr wenig Prozessstandardisierung oder-kontrolle.

Effektives Lieferantenmanagement sollte einen umfassenden, stufenweisen Ansatz für die Verwaltung, Kommunikation und den Handel mit Ihren Lieferanten beinhalten.

Phase 1
Verschaffen Sie sich ein klares Bild von dem, was Sie von wem kaufen. Übernehmen Sie eine schnelle und hochrangige Auftragsbewertung, um Bereiche zu identifizieren, die sofortige Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen bringen können.

Sobald die Basisinformationen gesammelt sind, können Sie Lieferanten kategorisieren, die verschiedenen Kommunikations-und E-Commerce-Methoden skizzieren, die Sie für verschiedene Arten von Lieferanten benötigen, und Kandidaten und Methoden zur Reduzierung des Rechnungsvolumens hervorheben. Am Ende werden Sie in der Lage sein, die Chancen zu identifizieren, die die größte Wirkung, am schnellsten machen.

Phase 2
Sobald Sie Ihre Umgebung verstehen, entwickeln Sie Ihre Strategie und sammeln Sie wichtige Informationen. Nehmen Sie eProcurement-Technologie an und implementieren Sie einen Framework, um die wichtigsten Aspekte des Supplier Engagement in der Reihenfolge zu optimieren und zu automatisieren, die Ihnen den größten Wert bietet. Dieser Rahmen sollte die Werkzeuge enthalten, die Sie benötigen:
  • Bewahren Sie genaue, aktuelle Lieferanteninformationen (Lieferantenverzeichnis, Rekrutierung, Qualifizierung und Adoption, eCatalogue Management).
  • Effektiv kommunizieren und mit verschiedenen Anbietern zusammenarbeiten (Self-Service-Profil und Katalogmanagement, RFx und Angebotsposting sowie Reaktions-und Kontoanfrage).
  • Optimierung von Handelstransaktionen (Bestellungen und Rechnungen).
Phase 3
Sobald Sie das Lieferantenmanagement-Framework haben und erste "Quick Win"-Möglichkeiten in Angriff nehmen, sind Sie bereit, Ihre größere Strategie mit schrittweiser Erweiterung und Verfeinerung zu erarbeiten.

Warum sollte man sich die Mühe machen? Die Vorteile des Lieferantenmanagements (und des Engagements)

Für den CEO:
  • Bessere Rentabilität durch Kostensenkungen.
  • Durch eine stärkere Lieferkette wurde die Wettbewerbsposition verbessert.
  • Geringeres Risiko.
Für Finanzen:
  • Reduziertes Kapital im Geschäft.
  • Reduzierte Betriebskosten in AP, Beschaffung und im gesamten Unternehmen.
  • Reduzierte Kosten für gekaufte Waren und Dienstleistungen.
  • Verbessertes Kassenmanagement.
Für die Beschaffung:
  • Stärkere Lieferantenbeziehungen.
  • Bessere Werte; geringeres Risiko.
  • Mehr Zeit für strategische Beschaffungs-und Lieferantenentwicklung.
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