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„ Mit Proactis haben wir jetzt eine Lösung für unser Katalog-Management, ein Desktop Tool für Bestellungen, ein Self Service-Tool, das unsere Kunden verwenden können. “

Auf der Proactis ReThink ’19 unterhielten wir uns mit Alexander Graff, Leiter Coporate Business bei Schweitzer Fachinformationen, über die 12-jährige Zusammanarbeit mit Proactis. Schweitzer Fachinformationen verwaltet mit Proactis seine aus über 25 Millionen Artikel bestehende Kataloge, sowie den elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten.

Proactis: Könnten Sie uns ein wenig über die Firma erzählen?

Alexander Graff: Schweitzer Fachinformationen bietet eine Palette von Fachliteratur über ein Netzwerk von rechtlich unabhängigen Fach- und Hochschulbuchhandlungen. Wir sind bereits in 24 Städten in Deutschland tätig. Mit Beschaffungssystemen arbeiten wir seit mehreren Jahren – unser eProcurement-Programm hat im Jahr 2001 begonnen. Wir sind in diesem Bereich also ziemlich erfahren!

Proactis: Was hat sich in den letzten Jahren geändert?

Alexander Graff: Kurz gesagt, die Art und Weise, wie man einkauft. Unsere Kauf- und Verkaufsmethoden haben sich dramatisch verändert. Bis vor ein paar Jahren mussten wir Kunden davon überzeugen, elektronische Systeme und Einkaufsplattforme zu nutzen. Mit Amazon, Google, Apple und eBay ist es selbstverständlich geworden. Wir wollten dasselbe coole Einkaufserlebnis bieten, das aber den fachlichen Ansprüchen an Transparenz, Kontrolle und Genehmigungsworkflows entspricht - was für B2C-Plattforme in der Regel unwichtig ist.

Proactis: Und welche Herausforderungen haben Sie bewältigt?

Alexander Graff: Unsere wichtigste Herausforderung war die Zusammenführung von zwei Welten – die Erleichterung des Kaufprozesses für den Kunden und dabei die Erhaltung unserer Geschäftsprozesse und -grundsätze. Wir müssen in Übereinstimmung mit jeder Firma unseres Konzerns, mit den Kunden, und mit den Standardprozessen der Beschaffung sein. Wir müssen auch in internen eProcurement Marktplätzen ständig verfügbar sein, Bestellungen so empfangen können, wie sie gesendet werden, und Rechnungen so senden können, wie sie am besten empfangen werden können.

Proactis: Wie hat Proactis geholfen?

Alexander Graff: Wir bieten unseren Kunden unsere Kataloginhalte über die Plattform von Proactis. Die Kataloge haben 35 Millionen Artikel, das ist also eine wesentliche Anforderung. Für jeden bestellten Artikel, bieten wir mithilfe Proactis eine Plattform, die den Kaufprozess erleichtert. Die Lösung von Proactis hilft auch, den Kataloginhalt zu verwalten und Information konzernweit zur Verfügung zu stellen.

Wir benutzen Punch-Outs in unseren Web-Katalogen, damit Nutzer die gewünschten Artikel von unseren verfügbaren externen Katalogen aussuchen können, im Warenkorb hinzufügen können, und dann über eine einzige Plattform die Bestellung dürchführen können. Mit diesem System brauchen wir keine individuelle Verbindungen für jeden Kunden zu bauen. Wir haben eine einzige Verbindung eingestellt, durch welche sie ihre Bestellungen eingeben und wir sie empfangen.

Proactis: Welcher spezifische Mehrwert wurde eingebracht?

Alexander Graff: Wir sind an eine einzige Plattform angebunden. So können wir alle Nutzer, Kunden, Mitarbeiter der Kunden, rechtliche Organisationen und Einheiten, und verbundene Unternehmen erreichen. Wir bieten einen zentralen Zugriffspunkt in einer immer komplexeren Umgebung.

Mithilfe dieser Plattform, dieser zentralisierten Verbindung, können wir auch elektronische Auftragsbestätigungen und Rechnungen austauschen, statt dementsprechend mehrere Schnittstellen oder auch mehrere Prozesse mit verschiedenen Rechtsträgern bilden zu müssen. Jetzt tauschen wir bereits Dokumente wie Auftragsbestätigungen und Rechnungen aus, durch einen automatisierten Worklow über The Business Network, die Transaktionsmanagementplattform von Proactis.

Proactis: Warum haben Sie sich entschlossen, eine eProcurement-Plattform wie Proactis zu implementieren?

Alexander Graff: Ganz allgemein gesagt, ist es unmöglich, in einem Konzern, mit größeren Firmenkunden, ohne eProcurement-Tool effektiv zu arbeiten. Mit Proactis haben wir jetzt eine Lösung für unser Katalog-Management, ein Desktop Tool für Bestellungen, ein Self Service-Tool, das unsere Kunden verwenden können. Dazu bietet Proactis auch die Plattform, die Sie brauchen, um Ihre Artikel den Nutzern zur Verfügung zu stellen. Das Großartige an Proactis ist, dass wir jetzt elektronische Bestellungen und Rechnungen reibungslos verwalten können.

Kunden möchten komplizierten Bestell-und Rechnungsprozessen loswerden. Als Anbieter sollten Sie ein elektronisch Beschaffungssystem unbedingt einrichten, weil die ständige Neueingabe der Bestellungen in Ihrem System keinen echten Mehrwert schafft. Es sollte alles automatisiert werden. Die Standardkosten, Prozesse und Anstrengungen der Geschäftsverwaltung müssen reduziert werden, und daher empfehle ich, dass eine eProcurement-Plattform zu implementieren.