Der Einfluss der Beschaffung auf das Management Ihrer Ausgaben

Marco Schulten, Market Director bei der Proactis GmbH, ist spezialisiert auf cloudbasierte Source-to-Pay-Software und Dienstleistungen. Seit über 20 Jahren unterstützt er Unternehmen aller Größen und Branchen, ihre Prozesse zu digitalisieren und automatisieren.

Die Beschaffung verändert sich rasant. Heute fokussieren sich Einkaufsleiter immer stärker auf die Einführung standardisierter Prozesse für eine bessere Beschaffungspraxis sowie auf den Einsatz von Technologie, um Mitarbeiter – nicht nur im Einkauf, sondern im gesamten Unternehmen – durch die Prozesse zu führen.

Moderne Beschaffungslösungen spiegeln dies wider und sind so konzipiert, dass die Komplexität der Prozesse reduziert wird, indem Nutzer intuitiv durch die einzelnen Arbeitsschritte geleitet werden. In der Regel können diese Systeme unkompliziert über Standardschnittstellen an Finanz- und andere Unternehmenssysteme angebunden werden, ohne größere Eingriffe in die bestehende IT-Umgebung.

Zukunftsorientierte Einkaufsleiter, die diesen standardisierten, kollaborativen und effizienten Ansatz für den gesamten Einkaufsprozess über Abteilungsgrenzen und Warengruppen hinweg verfolgen, können einen stetigen Anstieg bei den verwalteten Ausgaben und den damit verbundenen Vorteilen verzeichnen.

Folgende 8 Schlüsselfragen sollte sich jedes Unternehmen stellen, das seine Ausgabenverwaltung verbessern möchte. Die Antworten darauf werden Ihnen den Weg dorthin vereinfachen:

Was ist das grundlegende Ziel?
Das grundlegende Ziel bei der Einführung einer Beschaffungslösung im Hinblick auf die Ausgabenverwaltung besteht darin, Kontrolle und Transparenz über alle Einkaufsaktivitäten Ihres Unternehmens zu gewinnen und die Gesamtkosten für benötigte Waren und Dienstleistungen zu minimieren.

Es kann herausfordernd sein, dieses Ziel zu erreichen, wenn man die Vielfalt der beschafften Waren und Dienstleistungen bedenkt. Aber diese Herausforderung anzugehen, lohnt sich, denn die Rendite ist enorm.

Wie genau werden Einsparungen erzielt?
Einsparungen können u.a. dadurch erzielt werden, dass Unternehmen unnötige Einkäufe unterbinden, die Beschaffung besser auf den tatsächlichen Bedarf abstimmen, niedrigere Preise verhandeln und die Verwaltungskosten für Transaktionen senken.

Allerdings lassen sich diese Einsparmöglichkeiten nur dann umsetzen, wenn Einkäufe ordnungsgemäß genehmigt werden, die Lieferantenauswahl und -verwaltung richtig abläuft, die korrekten Preise und Konditionen angewandt werden und der Einkaufsprozess unternehmensweit schnell und effizient durchgeführt wird.

Welche Unternehmensprozesse sind involviert?
Es gibt zwei wichtige Prozesse, die zusammenwirken müssen, um ein effektives Ausgabenmanagement zu erreichen: Source-to-Contract und Purchase-to-Pay. 
  1. Mit dem Source-to-Contract-Prozess wird der Grundstein für Einsparungen gelegt, indem gute Lieferanten gefunden und vorteilhafte Verträge geschlossen werden, über die das Unternehmen einkaufen kann. Zu diesem Prozess gehören die strategische Beschaffung, die Lieferantenverwaltung, das Vertragsmanagement und die Katalogverwaltung. Er wird von Beschaffungsprofis und abteilungsübergreifenden Teams, die für einzelne Warengruppen zuständig sind (sog. „Category Teams“), in Zusammenarbeit mit verschiedenen Beteiligten aus dem Unternehmen durchgeführt.
  2. Im Purchase-to-Pay-Prozess können mögliche Einsparungen dann realisiert werden, sofern Mitarbeiter auch wirklich auf der Basis von vorab verhandelten Vereinbarungen beschaffen. Einkäufe werden so zu niedrigeren Preisen und bei Lieferanten mit geringerem Risiko getätigt.
Welche Personen sind beteiligt?
Die Ausgabenverwaltung betrifft viele Mitarbeiter eines Unternehmens: Beschaffungsexperten und Category Teams, Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung, alle Führungskräfte mit Budgetverantwortung, Mitarbeiter, die im Zuge ihrer Tätigkeit Waren oder Dienstleistungen beschaffen, sowie alle Lieferanten.

Welche Funktionalitäten muss die Beschaffungslösung mitbringen?
Drei Funktionalitäten sind für ein Beschaffungssystem essenziell: 
  1. Informationsverwaltung und -zugang
  2. Workflows auf Basis von Unternehmensregeln
  3. geführte Prozesse
Ein effektives eProcurement-System basiert auf der Verwaltung von und dem Zugang zu detaillierten und sofort verfügbaren Informationen. Dies können Angaben zur Lieferantenqualifikation, zu Verträgen, Ausschreibungsdokumenten und zugehörigen Angeboten sowie Katalogen sein.

eProcurement-Lösungen sollen den Aktivitätsfluss zwischen Lieferanten, Führungskräften, Beschaffungsexperten, Kreditorenbuchhaltern und anderen Mitarbeitern erleichtern. Hochflexible, einfach zu konfigurierende Workflows sind dafür unerlässlich. Viele Systeme setzen auf die Automatisierung von Arbeitsabläufen auf Basis benutzerdefinierter Unternehmensregeln sowie auf das Erstellen von Warnmeldungen für terminabhängige Aktivitäten.

Die Nutzerakzeptanz des Beschaffungssystems ist für die Ausgabenverwaltung äußerst wichtig. Da die meisten Mitarbeiter nicht regelmäßig mit eProcurement-Systemen arbeiten, müssen diese einfach aufgebaut sowie intuitiv zu bedienen und Arbeitsschritte schnell durchzuführen sein. Die Lösung soll Mitarbeiter effizient und korrekt durch bestimmte Prozesse leiten, darunter der selbständige Einkauf, Unterstützungsanforderung (z.B. Hilfe beim Kauf eines neuen Laptops), einfache Angebotsabfragen bei Lieferanten oder detaillierte Anforderungsdefinitionen für Ausschreibungen.

Was sind die Schlüssel zum Erfolg?
Die Nutzerakzeptanz ist entscheidend für die Erzielung eines hohen Anteils verwalteter Ausgaben. Die Erfolgsformel ist folglich simpel: Mit Ihrem Beschaffungssystem müssen Sie es Ihren Mitarbeitern so einfach wie möglich machen, das Benötigte innerhalb des Systems zu finden und in Übereinstimmung mit den Unternehmensregeln zu kaufen. Es darf sich nicht lohnen, das System für diesen Prozess zu umgehen. Um das zu erreichen, sollte das Einkaufserlebnis mit Ihrem eProcurement-System dem ähneln, was wir vom privaten Online-Shopping gewohnt sind.

Ebenso muss die Lösung Lieferanten die Interaktion mit Ihrem Unternehmen durch Self-Service-Funktionen erleichtern. Auf diese Weise reduzieren Sie den Verwaltungsaufwand in Beschaffung und Kreditorenbuchhaltung und gewinnen mehr Zeit für wertschöpfende Aktivitäten. Auch Ihre Lieferanten werden davon profitieren, wenn sie jederzeit den Status ihrer Transaktionen einsehen und eigene Daten aktualisieren können.

Da ein effektives Ausgabenmanagement nur durch das enge Zusammenspiel der Source-to-Contract- und Purchase-to-Pay-Prozesse erreicht werden kann, sollte das von Ihnen ausgewählte eProcurement-System dieses Spektrum voll abdecken – auch wenn Sie es schrittweise einführen. Achten Sie bei Ihrem Anbieter darauf, dass er Spezialist für die Ausgabenverwaltung ist und Erfahrung nicht nur für die technische Seite mitbringt, sondern auch für beschaffungsrelevante Themen.

Wie vermeidet man ein langwieriges, teures Projekt?
Die Umsetzung eines Projekts zur Ausgabenverwaltung muss weder mühsam noch kostspielig sein. Heutzutage ist es üblich, solche Initiativen in mehrere Miniprojekte zu unterteilen, die für sich jeweils schon einen ROI aufweisen. So widmen Sie sich in jeder Phase im überschaubaren Rahmen einer Kombination aus einzelnen Warengruppen, Unternehmensprozessen und Unternehmenseinheiten. Sie können einfacher die Kontrolle behalten, Ergebnisse messen und Anpassungen für die folgenden Phasen vornehmen. Mit diesem Ansatz werden Sie stetig steigende Einsparungen erzielen – ohne größere Störungen der Unternehmensabläufe oder erhöhte Risiken.

Wo fängt man an?
Die meisten Initiativen zur Ausgabenverwaltung sind dann erfolgreich, wenn CFOs und CPOs ihre Kräfte vereinen. Die ersten Schritte aller wichtigen Projekte sind immer gleich:
  • Sorgen Sie in Ihrem Führungsteam für ein gemeinsames Verständnis über erforderliche Maßnahmen.
  • Erstellen Sie einen Business Case dafür.
  • Finden Sie einen gangbaren Weg, jede für die Zielerreichung erforderliche Aktivität zu steuern, zu messen und zu verbessern.
  • Machen Sie deutlich, durch welche Maßnahmen die Investition refinanziert wird.
Proactis kann Ihnen den Start erleichtern. Für Unternehmen auf der ganzen Welt implementieren wir regelmäßig Beschaffungslösungen, um die enormen Vorteile eines effektiven Ausgabenmanagements zu nutzen. Wir verstehen sowohl die technischen als auch die menschlichen Aspekte einer erfolgreichen Ausgabenverwaltung. Und wir bieten eine Reihe von Dienstleistungen an, die Ihnen bei der Umsetzung und Verwaltung von begleitenden Aktivitäten Ihrer Kernprozesse helfen sollen – wann immer Sie dafür bereit sind.