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Entscheidende Schritte für die strategische Beschaffung

Wie kann Ihr Unternehmen intelligenter werden? Es mag so aussehen, als gäbe es keine schnelle Lösung - aber wenn die Verantwortlichen ihre Köpfe zusammenstecken, können Sie damit beginnen, die Art und Weise, wie Sie Waren und Dienstleistungen kaufen und bezahlen, zu verändern.

Einfach unerreichbar
Eine Umfrage von Proactis (auf Englisch) unter Entscheidungsträgern in einer Vielzahl von Unternehmen stieß auf eine interessante Statistik: Fast ein Drittel aller Befragten gab an, dass die Verbesserung ihrer Analysefähigkeiten die beste Möglichkeit sei, schnelle und direkte Kosteneinsparungen zu erzielen.

Mit anderen Worten, eine schnelle Rendite erschien möglich... war aber einfach unerreichbar.

Abgesehen von den schnellen Erfolgen waren sich die Entscheidungsträger auch darüber im Klaren, dass es generell auch andere Vorteile gibt: 77% der Umfrageteilnehmer waren der Meinung, dass es entweder "erhebliche" oder "viele" Verbesserungsmöglichkeiten innerhalb ihrer strategischen Beschaffung gibt.

Das ist keine Überraschung. Viele Mitarbeiter im Finanz- und Beschaffungswesen sind sich nur allzu bewusst, dass im Rahmen des Lieferantenbeziehungsmanagements, der Beschaffung und des Vertragsmanagements Verbesserungen möglich sind - aber es fehlen ihnen die Werkzeuge, um wichtige Änderungen nicht nur effektiv durchzusetzen, sondern überhaupt erst einmal die Hinweise zu finden.

Arbeiten im Dunkeln?
Strategische Beschaffung kann teuflisch komplex sein, insbesondere wenn wichtige Informationen in Silos im gesamten Unternehmen, in Tabellenkalkulationen oder in Papierunterlagen quasi unerreichbar sind.

Dies kann dazu führen, dass selbst die einfachsten Fragen nicht beantwortet werden können: Wie viel geben wir für Produkt A aus? Welcher unserer Lieferanten bietet den besten Service? Und welche Bereiche sind am anfälligsten für Risiken und Konformitätsmängel?

Nur wenn Unternehmen klare, aktuelle Antworten auf Fragen wie diese erhalten, können sie intelligentere Entscheidungen treffen, ihre Agilität steigern und in der digitalen Wirtschaft erfolgreich sein.

Weitere Analyse zeigt Beschaffungsüberschuss
Die Analyse von mehr als 3.200 Beschaffungsvorgängen von Proactis-Kunden ergab auch, dass die Beschaffungsteams in der Regel ein Defizit von etwa 7% gegenüber ihrem Jahresbudgets ausweisen, und somit der durchschnittliche Beschaffungsvorgang nur einen Vertragswert von 93% des ursprünglich zugewiesenen Budgets erreicht. Mehr als jeder zehnte Beschaffungsprozess (13%) war überhaupt nicht vertragsgebunden. Diese Analyse deutet darauf hin, dass innerhalb der Beschaffungsteams, die zunehmend verantwortlich sind, Kostensenkungen voranzutreiben und dem Unternehmen einen strategischen Mehrwert zu liefern, hier ein wertvolles und hebbares "Defizit" besteht.

Die Faktoren, die die Entscheidungsfindung beeinflussen, unterscheiden sich deutlich zwischen den Teams, aber viele können durch eine kombinierte Unternehmensstrategie bestimmt werden. Steht die Erhaltung der Liquidität im Mittelpunkt oder gibt es Möglichkeiten, in den Geschäftsbetrieb zu investieren? Dies ist nur ein Beispiel dafür, warum Führungskräfte aus den Bereichen Beschaffung und Finanzen von einer engen Zusammenarbeit profitieren können.

Begegnung auf Augenhöhe
Die Proactis-Untersuchung stolperte über eine verblüffende Tatsache - viele Organisationen haben noch keine umfassende Zusammenarbeit der Abteilungsleiter untereinander erlebt. In 46% der Unternehmen arbeiten die CFOs nicht Hand in Hand mit den leitenden Angestellten im Beschaffungswesen.

Ohne das Einkaufswissen des Einkaufsleiters in Verbindung mit dem Scharfsinn des CFO bei der Ausgabenkontrolle können Unternehmen nicht „klar denken“. Es besteht die Gefahr, dass sie den Überblick verlieren und dann die gleichen Fehler im Purchase-to-Pay (P2P)-Prozess wiederholen.

Wenn CFOs jedoch eng mit ihren Kollegen aus dem Beschaffungswesen zusammenarbeiten, werden die Einkaufsrichtlinien intelligenter (was auch dem nachgelagerten AP (Accounts Payable)-Prozess sehr hilft), die Vertragsverhandlungen werden strenger und das Lieferantenmanagement kann zu einem fein abgestimmten Prozess werden. Positive Veränderungen wirken sich direkt positiv auf das Endergebnis aus.

Große Ideen in die Praxis umsetzen
Es ist auch wichtig, dass CFOs ihren Einflussbereich nutzen, um organisatorische Unterstützung für strategische Beschaffungsinitiativen zu gewinnen. Leider geschieht dies laut der Proactis-Untersuchung nur in weniger als einem Drittel (32%) der Unternehmen im vollen Sinne des Wortes.

Insbesondere müssen die CFOs gemeinsam mit dem Beschaffungswesen die richtigen Systeme beschaffen und sich für diese einsetzen, um die Ausgabenanalyse zu fördern. Ohne hochgradig reaktionsfähige, webfähige Werkzeuge und Prozesse wird keine der beiden Abteilungen über die erforderlichen Instrumente verfügen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und außergewöhnliche Ergebnisse zu erzielen. Eine einseitige Systemauswahl ist ein garantierter Verlust für alle.

Mit den richtigen Lösungen kann es dem Finanz- und Beschaffungswesen jedoch gelingen, Routinetätigkeiten zu automatisieren, redundanten Aufwand zu eliminieren, die Mitarbeiter mit wichtigen Informationen auszustatten und die Compliance sicherzustellen. Zuverlässige betriebswirtschaftliche Erkenntnisse, die sie benötigen, werden verfügbar - und damit auch die Werkzeuge zur Optimierung der P2P- und AP-Prozesse.

Zusammenarbeit zahlt sich aus
Eine enge Zusammenarbeit von Finanz- und Beschaffungswesen auf strategischer Ebene kann den Funken auslösen, der zu höchster Effizienz, tieferen Einblicken und einer klugen Politik führt, die Ihnen einen Vorsprung verschafft. Ein gemeinsamer Ansatz für die strategische Beschaffung ist das Klügste, was man tun kann.