X-Rechnung – die Einführung der elektronischen Rechnung in der öffentlichen Verwaltung

Die Ausgangssituation
Mit der Verabschiedung des E-Rechnungsgesetzes (1.12.2016) und der Präzisierung durch die E-Rechnungsverordnung (6.9.2017) werden die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 in deutsches Recht umgesetzt. Das E-Rechnungsgesetz schafft damit eine verbindliche Rechtsgrundlage für den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber des Bundes.

Das E-Rechnungsgesetz erläutert zunächst den Begriff der elektronischen Rechnung. E-Rechnungen sind Rechnungen, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden, sodass ihre automatische und elektronische Verarbeitung möglich ist. Des Weiteren wird der Kreis der Rechnungsempfänger bestimmt sowie Anwendungsbereiche und Schwellenwerte definiert.

Das Gesetz tritt grundsätzlich am 27. November 2018 in Kraft. Die Umsetzungsfrist für subzentrale öffentliche Auftraggeber sowie für Sektorenauftraggeber und Konzessionsgeber ist der 28.04.2020. Die Rechnungssteller werden ab November 2020 zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern verpflichtet. (Vgl. ERechV) 

Was ist die X-Rechnung?
Die X-Rechnung ist technisch gesehen ein XML-basiertes semantisches Datenmodell. Sie ist die deutsche Anwendungsspezifikation des europäischen CEN-Datenmodells und damit der nationale Standard für die öffentliche Verwaltung. 

Wie und wo können elektronische Rechnungen übermittelt werden?
Der Bund, die Länder und Kommunen sowie weitere öffentliche Auftragsgeber (z. B. Universitäten, Stadtwerke etc.) werden mehrere Verwaltungsportale zur Verfügung stellen, für die sich Rechnungssender mit einem Nutzerkonto registrieren müssen. Rechnungsdaten können dann primär über ein Web-Formular (manuelle Eingabe der Rechnungsdaten) oder einen Web-Service (automatisierte Übermittlung) erstellt bzw. übermittelt werden.

Was sind die Herausforderungen – die Praxis
In der Praxis ergeben sich durch die gesetzlichen Rahmenbedingungen für Rechnungsempfänger sowie Rechnungssender zahlreiche Herausforderungen:

• Die Zeit drängt: Ab November 2020 wird die öffentliche Verwaltung nur noch rechtskonforme elektronische Rechnungen akzeptieren.
• Die Komplexität des Formats: Das XML-basierte semantische Datenmodell ist extrem umfangreich und aufwendig umzusetzen.
• Föderalismus: Durch unsere föderale Struktur wird es mehrere Verwaltungsportale geben. Es ergibt sich die Fragestellung „Woher weiß ich als Lieferant, welches Portal mein Kunde/Rechnungsempfänger nutzt?“
• Ineffiziente Eingabemöglichkeiten: Für kleinere Lieferanten ist lediglich die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten vorgesehen.
• Meine Lieferanten mitnehmen: Für Rechnungsempfänger der öffentlichen Verwaltung stellt sich die Frage, wie man seine Lieferanten bei der Umsetzung der E-Rechnungsverordnung unterstützen kann.

Proactis bietet Rechnungssendern und Rechnungsempfängern passgenaue Lösungen für die Umsetzung der E-Rechnungsverordnung. Wenn Sie Fragen dazu haben, kontaktieren Sie uns bitte unter [email protected].