Branche: Gesundheitsfürsorge Mitarbeitende: Über 8.000 Anzahl der Standorte: 200
Mit über 8.000 Mitarbeitenden ist Careyn einer der größten Gesundheitsdienstleister in den Bereichen Wohnen, Pflege und Wohlfahrt. Der Pflegekonzern bietet seinen Kunden „Close by Care" (Nähe durch Pflege) an. Die jetzige Organisation ist das Ergebnis einer Unternehmensfusion mehrerer Gesundheitsdienstleister, die ursprünglich mit mehreren Systemen arbeiteten, um Bestellungen aufzugeben und Rechnungen zu bearbeiten. Darüber hinaus hatte jedes System sein eigenes Design und Verfahren. Dies hatte zur Folge, dass der Einkaufsprozess zersplittert und die Organisation mit mehreren Problemen konfrontiert war. So trafen die Mitarbeitenden häufig Vereinbarungen mit den Lieferanten und gaben Bestellungen auf eigene Faust auf, oder die Benutzer mussten in mehreren Plattformen arbeiten, um Bestellungen oder Rechnungen zu genehmigen. Das Ergebnis: ineffiziente Einkäufe niund unnötig hohe Kosten. Von einem Effizienzsteigerungs- und Kostenreduzierungsstandpunkt aus sah Careyn die Notwendigkeit, einen einheitlichen Beschaffungsprozess für alle Geschäftseinheiten umzusetzen. Wie kann man es mehr als 300 Pflegeteams an über 200 Standorten so einfach wie möglich machen, schnell die richtigen Produkte zu finden und zu bestellen, damit sie ihren Kunden die optimale Pflege bieten können? Das war die Herausforderung, vor der Careyn stand.
Die sich ändernde Nachfrage nach Pflege und Unterstützung zwingt zu erheblichen Kostensenkungen. Dies hat einen bedeutenden Einfluss auf die Aktivitäten und Betriebsabläufe von Gesundheitsdienstleistern. Auch Careyn musste sich diesen Veränderungen anpassen und Maßnahmen zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung umsetzen. Bei Careyn stehen die Kunden im Mittelpunkt: Was brauchen sie, damit sie die bestmögliche Versorgung erhalten? Aus diesem Grund wurden die Fachkräfte des Gesundheitswesens in selbstverwalteten Pflegeteams zusammengefasst, die den Kern der Organisation bilden. Dies wurde mit dem Ziel konzipiert, die Teams schnell mit den Produkten und Dienstleistungen zu versorgen, die sie für ihre Arbeit benötigen, z. B. Nahrung, Inkontinenzmaterial, Reinigungsdienste, aber auch Rehabilitationsmittel. Ziel war es, die Bestell- und Rechnungsprozesse in der gesamten Organisation zu harmonisieren, um sicherzustellen, dass alle Einkäufe auf der Grundlage aktueller Verträge und über eine einzige Beschaffungsplattform getätigt werden. Die Gesundheitsorganisation fand die richtige Lösung in einer neuen Beschaffungsplattform, die es ermöglicht, Bestellungen bei Vertragslieferanten zentral abzuwickeln. Dieses Projekt wurde in enger Zusammenarbeit mit Proactis realisiert. Mit dem neuen Ansatz war Careyn in der Lage, den Einkaufsprozess besser zu verwalten und einen besseren Überblick über die Ausgaben und die Leistungen der Lieferanten zu erhalten. Darüber hinaus war die Optimierung der Prozesse und Produktlinien sowie die Reduzierung der Einkaufskosten ein wichtiges Ziel. An diesem Punkt stand das Unternehmen vor der Wahl entweder die bestehenden Anwendungen zu optimieren oder einen Schritt nach vorne zu setzen und sich für eine Einkaufsanwendung zu entscheiden, die den gesamten Einkaufsprozess ganzheitlich unterstützt. An dieser Stelle fiel die Wahl auf Proactis.
Mit Proactis haben Mitarbeitende online Zugriff auf die Bestellanwendung von ihrem eigenen Arbeitsplatz aus, und sie können ihre Bestellungen direkt aus Katalogen mit Standardsortimenten aufgeben, die dann an zentral ausgewählte Lieferanten weitergeleitet werden. Martijn Moerman, Einkaufsleiter bei Careyn, sieht die Transparenz und Effizienz in den Prozessen als wichtige Vorteile der neuen Arbeitsweise. Die Lösung bietet mehr Komfort beim Bestellen von Produkten auf der Arbeitsfläche und hilft auch, einen besseren Einblick in die Verwaltungshaftung und Ausgaben zu gewinnen. Rechnungen können schneller und einfacher bearbeitet werden, da sie automatisch mit den im System vorab gebuchten Bestellungen abgeglichen werden. Dies verringert das Risiko von falschen Bestellungen und Rechnungen und verhindert unnötige Verwaltung und Papierkram. Darüber hinaus ermöglicht es die Plattform der Einkaufsabteilung, neue Vertragsvereinbarungen mit Lieferanten innerhalb der Organisation über Kataloge zu teilen.