Schaffe eine stabile Basis für eine nachhaltige Lieferantenzusammenarbeit – vor, während oder nach der LkSG Einführung
Allzu oft ist unklar, wer innerhalb eines Unternehmens für die Verwaltung und Überprüfung von Lieferantendaten und -beziehungen zuständig ist. Das sollte jedoch nicht der Fall sein, vor allem nicht in Zeiten wie diesen.
Schwierige Zeiten erfordern harte Maßnahmen zur Kostenkontrolle. Deine erste Reaktion ist wahrscheinlich, die Zahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbiter zu reduzieren, da dieser Schritt unmittelbare Einsparungen verspricht. Aber es gibt einen weitaus logischeren Punkt, an dem man mit der Kostensenkung ansetzen kann – deine Lieferantendatenbank.
Viele Unternehmen sind derzeit auf der Suche nach neuen Lieferanten, dabei sollte eher versucht werden, bestehende Beziehungen zu festigen. Der Aufbau einer starken Lieferantenbasis mag im Moment nicht oberste Priorität haben, aber die Pflege deiner Basis sollte es haben.
Wenn du dich fragst, wer in deinem Unternehmen für die Lieferantenbeziehungen zuständig ist, wird sich höchstwahrscheinlich eine Reihe von Bewerbern um die Führungsposition streiten. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Fachabteilungen interagieren direkt mit den Lieferanten. Die Rechtsabteilung ist für die Verträge verantwortlich. Die Konformität der Produkte und Dienstleistungen von Lieferanten in kritischen Geschäftsbereichen werden auf Führungsebene kontrolliert und überwacht (sogenannte Governance-Gatekeeper). Und der Vertrieb, weil Lieferanten möglicherweise ein wichtiges Element für eine Dienstleistung oder ein Produkt beisteuern können.
Die Wahrheit ist, dass sie alle im Rahmen des Lieferantenmanagements in wichtigen Phasen verantwortlich sein könnten. Dies bedeutet jedoch, dass es wahrscheinlich keine Gesamtstrategie gibt, um von den Vorteilen der Effizienz und Kostenreduktion durch ein proaktives Lieferantenmanagements zu profitieren. Ein Mangel an Transparenz kann zu einer ständigen Belastung für das Unternehmen werden.
Lieferanten verwalten und das Lieferantenmanagement automatisieren
Wenn Daten nicht zentral erfasst werden, kann ein und derselbe Lieferant im Unternehmen mehrfach angelegt sein. Zudem können Lieferanten dann nicht über eine Schnittstelle zu den Kernsystemen des Unternehmens verfügen, über die sie Rechnungen stellen oder Statusabfragen vornehmen. Das Unternehmen ist somit im Reaktionsmodus, anstatt Lieferanten proaktiv zu verwalten. Dies treibt nicht nur die Kosten der Beschaffung in jeder Phase in die Höhe, sondern es kann auch das Überleben von Unternehmen gefährden.
Die Einführung eines automatisierten, systemgestützten Lieferantenmanagements über das gesamte Unternehmen hinweg schafft eine einheitliche Datenbasis sowie eine Plattform, durch welche die Vorteile eines verbesserten Lieferantenmanagements in Sachen Kosten und Effizienz genutzt werden können. Das kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen – oder sogar das Überleben sichern.
Der Einsatz eines automatisierten Systems zur Kategorisierung von Lieferanten sowie Waren und Dienstleistungen bedeutet, dass jeder in der Beschaffungskette durch die passenden Verknüpfungen mit den jeweils benötigten Kategorien das findet, was er braucht. Durch die Automatisierung müssen die Datensätze der Lieferanten auch nicht mehr manuell gepflegt werden – ein weiterer, regelmäßig anfallender Kostenpunkt, der entfällt. Die Buchhaltung muss nicht mehr auf Schnitzeljagd gehen, um die richtigen Dokumente und Informationen zu erhalten, sondern kann sich auf die Rechnungsbearbeitung und das Forderungsmanagement konzentrieren.
Tatsächlich bietet eine effektive Verwaltung von und Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten eine Reihe von Vorteilen: