Mit Proactis erhalten Sie einen hochautomatisierten, kostengünstigeren Prozess, der die Verarbeitung aller Rechnungen vom Eingang bis zur Zahlung erheblich vereinfacht. Die Lösung bietet Ihnen einen Echtzeit-Einblick in Ihre Finanzdaten und ermöglicht Ihnen so eine verbesserte Entscheidungsfindung für alle finanziellen Belange.

Durch die Rationalisierung des gesamten Prozesses vom Eingang bis zur Zahlung sowie den Rechnungsabgleich mit der Bestellung, oder wahlweise mit Bestellung und Lieferschein, können Sie Kapital freisetzen, Risiken minimieren und die Produktivität steigern.

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Jede Rechnung am richtigen Ort

Proactis hilft Ihnen, die Kontrolle über den gesamten Rechnungsprozess zu behalten – vom Eingang über den Abgleich bis hin zur Zahlung. Es reduziert den Verwaltungsaufwand und stellt sicher, dass auch Problemrechnungen schnell und effizient bearbeitet werden.

Rechnungen werden den jeweiligen Möglichkeiten der Lieferanten entsprechend elektronisch importiert. Auch Papierrechnungen können mit geringem Aufwand digitalisiert und automatisch bearbeitet werden und erleichtern so die Kreditorenbuchhaltung.

Schnelle elektronische Bearbeitung von Problemrechnungen

Die Software gleicht Rechnungen automatisch gegen die vorhandene Bestelldatei (Bestellung und Wareneingang) ab. Aus den Auftragsdaten wird eine Zwischensumme für jeden Auftrag, ein Mehrwertsteuerbetrag und ein Gesamtbetrag berechnet.

Wenn die Dokumente übereinstimmen, wird die Rechnung automatisch genehmigt. Problemrechnungen werden über einen Workflow mit allen Zusatzinformationen an den zuständigen Mitarbeiter gesendet. Wenn keine Bestellung ermittelt werden kann, sendet das System die Rechnung zur Genehmigung an den jeweiligen Budgetinhaber.

Einfache automatisierte Zahlungsanweisung

Nach Abschluss des Abgleichs können alle genehmigten Rechnungen sofort zur Zahlung freigegeben werden. Das System stellt dem jeweiligen Mitarbeiter alle für die Zahlungsanweisung benötigten Informationen zur Verfügung und leitet die Rechnungsinformationen an Ihr Finanzsystem weiter.

Angaben wie Kostenstelle und Sachkontonummer werden aus den Aufträgen übernommen. Rechnungen, die zur Zahlung freigegeben wurden, können auch in einer Batch-Datei verarbeitet und an die Bank gesendet werden.

Haben Sie Ihre Rechnungsverwaltung automatisiert?

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Intelligente Dokumenten- und Datenerfassung

Invoice Capture verwandelt Papier- und PDF-Rechnungen in verarbeitungsfertige elektronische Belege. Es erfasst ein gescanntes Bild des Dokuments, extrahiert alle nötigen Informationen, erstellt daraus einen elektronischen Datensatz und hinterlegt das elektronische Bild der Rechnung. Die manuelle Rechnungskodierung entfällt, Ausnahmebehandlungen werden reduziert und der daraus resultierende elektronischen Rechnungsdatensatz kann automatisiert abgeglichen und genehmigt werden.

Die Lösung kann Rechnungseinzelposten verarbeiten, was eine Voraussetzung für den automatischen Bestellabgleich ist. Durch die Integration der Software in Ihre Einkaufs- und Finanzsysteme können Sie noch mehr aus Ihrer elektronischen Rechnungsbearbeitung herausholen.

Mehr erfahren: Invoice Capture

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