Procure-to-Pay Software – steuern Ihres Einkaufs

Optimieren Sie Ihre Beschaffung, erzielen Sie den besten Nutzen und erhalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Einkäufe
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Mit Proactis können Sie den gesamten Beschaffungsprozess, von der Bestellanforderung und -genehmigung bis hin zur Auftragserstellung und –annahme, über alle Produkte und Dienstleistungen hinweg in einem System steuern. Sie können sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter innerhalb der definierten Verfahren, Richtlinien und Budgets bestellen. Der gesamte Beschaffungsprozess wird abgedeckt – unabhängig davon, welches Bestellformular Sie verwenden.

Das Proactis Procurement-Dashboard ist der zentrale Punkt, über den jeder Mitarbeiter Produkte und Dienstleistungen bestellen oder sogar die Einstellung von Zeitarbeitskräften beantragen kann. Die Software verbessert das "Online-Shopping-Erlebnis" für die Nutzer, mit Funktionen wie intelligenter Suche, die den Nutzer Produkte und Dienstleistungen katalogübergreifend leichter finden lassen. Das System führt durch den Bestellprozess (Guided Buying), sodass sich auch Gelegenheitsanwender optimal zurechtfinden. Der Bestellanforderungsprozess stellt sicher, dass Bestellungen bei Vorzugslieferanten und zu den richtigen Konditionen aufgegeben werden.
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Volle Kontrolle über Ihren gesamten operativen Beschaffungsprozess.


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Schnellere Genehmigungsverfahren, die immer im Einklang mit den Regeln und Richtlinien stehen.


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Sicherstellung von Compliance und Kontrolle für alle Beschaffungsaktivitäten.


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Gute Nutzerakzeptanz der Software im gesamten Unternehmen durch die benutzerfreundliche Oberfläche.

Kosten automatisch zuteilen

Proactis Procure-to-Pay übernimmt die Kostenzuweisung und die Rechnungsbearbeitung automatisch ab dem Zeitpunkt der Erstellung der Bestellanforderung. Sie können Kostenstellen einzelnen Benutzern (z. B. Auftraggeber, Assistent oder Budgetverantwortlicher) oder einer Abteilung zuordnen. 

Innerhalb eines Beschaffungskatalogs können Kostenkonten einzelnen Produkten und/oder Kategorien zugeordnet werden, sodass bei der Auswahl eines Produkts oder Katalogs durch den Auftraggeber automatisch die Kostenkategorie eingetragen wird.
Einkauf - Kosten automatisch zuteilen

Genehmigen Sie Anfragen schnell und präzise

Sie haben die volle Kontrolle über Bestellberechtigungen, Lagerbestände, Budgets – und stellen sicher, dass Ihre Mitarbeiter innerhalb der definierten Verfahren bestellen. Sie können die Genehmigungsstruktur im System auf Basis von Produktart, Kostenstelle und Auftragsmenge definieren. 

Ein individualisierbarer Workflow stellt sicher, dass Aufträge immer in Übereinstimmung mit den internen Beschaffungsregeln genehmigt werden. Über das System können alle Benutzer Einblick in den Status ihrer Bestellanforderung erhalten.
Einkauf - Genehmigen Sie Anfragen schnell und präzise

Bestellungen erzeugen und buchen, einfach und unkompliziert

Nach der Genehmigung der Bestellanforderung wird diese automatisch in eine Bestellung umgewandelt. Durch die Flexibilität der Lösung kann eine Anfrage in mehrere Bestellungen aufgeteilt werden, abhängig von der Anzahl der Lieferanten in der Anfrage. 

Jede Bestellung erhält eine eindeutige Bestellnummer, die mit der Bestellanforderung übereinstimmt und mit Ihrem Finanzsystem verknüpft werden kann. Alle Aufträge werden automatisch auf dem richtigen Kostenkonto und mit der richtigen Kostenstelle erfasst.
Einkauf - Bestellungen erzeugen und buchen, einfach und unkomplizier

Budgetkontrolle in Echtzeit

Proactis Budget Management bietet umfangreiche Steuerungs- und Überwachungsfunktionen und ist nahtlos mit unserer Purchase-to-Pay-Plattform für Vertragsmanagement, Bestellungen, Personalbeschaffung und Rechnungsstellung verbunden. 

Budgets können sowohl vom Bestellprozess als auch vom Rechnungsprozess aus überwacht werden, sodass Sie über vollständige Kontrolle in Echtzeit verfügen. Die Budgets müssen nicht mehr bei jeder Änderung manuell angepasst werden.

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Budgetverwaltung - Budgetkontrolle in Echtzeit

Optimieren Sie Ihre Einstellungsprozesse

Mit Proactis Workforce können Sie ganz einfach Einstellungsverträge für Ihre Leiharbeiter zusammenstellen, ohne wiederholt bestehende Daten in das System eingeben zu müssen. Die Mitarbeiter können ihre Stundenzettel elektronisch ausfüllen und genehmigen lassen. Die Software unterstützt den Standard, den Arbeitsvermittler für den Versand elektronischer Nachrichten verwenden, sodass Arbeitszeitnachweise nicht neu erfasst werden müssen. 

Stundenabrechnungen werden sowohl von Ihnen als auch von der Agentur genehmigt, wodurch das Risiko verringert wird, dass falsche Rechnungen in das System gelangen. Die Lösung ermöglicht außerdem „Reverse Billing“, wobei Rechnungen von Lieferanten auf der Grundlage genehmigter Stundenzettel erstellt werden.

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Optimieren Sie Ihre Einstellungsprozesse
Unsere Experten führen Sie durch die Lösung und beantworten alle Ihre Fragen.