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Der Purchase-to-Pay
Prozess: Im Detail

Der Schlüssel für effektives, agiles, automatisiertes P2P


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Was ist Purchase-to-Pay?

Purchase-to-Pay besteht aus einer Reihe von Phasen, die den Einkaufsprozess von Anfang bis Ende beschreiben, von der ersten Anfrage und dem Kauf bis hin zur Rechnungsstellung und Bezahlung der erhaltenen Waren/Dienstleistungen. Durch die Vereinfachung dieser Prozesse können Sie einen großen Schritt in Richtung Ihrer digitalen Transformationsziele machen.
 
Die Klasse von Softwaresystemen, die in den letzten Jahren entstanden sind, um diesen wichtigen Ablauf gut zu bewältigen, wird allgemein als Purchase-to-Pay- oder Procure-to-Pay-Softwaresysteme  – kurz P2P-Systeme - bezeichnet.
 
P2P Systeme bestehen aus einer Reihe wesentlicher Komponenten:
  • Einkauf - Anfordern, Genehmigen, Bestellen und Empfangen, wobei unautorisierte Einkäufe verhindert und die Kontrolle behalten werden.
  • Beschaffung/Zeitarbeit - Sofortiger Zugriff darauf, wen Sie als Zeitarbeitskräfte einstellen, von welchem Lieferanten und zu welchen Kosten.
  • Budgetverwaltung - Echtzeit-Einblick in die Budgets mit übersichtlichen Dashboards und Berichten zur vollständigen Budgetkontrolle.
  • Rechnungsbearbeitung - Automatisierte Rechnungsregistrierung, Validierung, Abgleich und Zahlungsfreigabe für PO- und Nicht-PO-Rechnungen.
Durch die Integration dieser Komponenten in ein einziges P2P-Softwaresystem  wird der gesamte Prozess automatisiert, rationalisiert und kollaborativ, verfügt über einen vollständigen Buchprüfungspfad und erfasst die Kaufhistorie für spätere Ausgabenanalysen.

Bewährte Praxis für Purchase-to-Pay (P2P)

P2P schlägt eine Brücke zwischen Finanzen, Beschaffung und dem weiteren Geschäftsleben und treibt die Wertschöpfung in allen Bereichen voran. Wenn wir uns die Auswirkungen von P2P auf die einzelnen Bereiche ansehen, wird deutlich, dass P2P das Kernstück Ihrer Strategie für das Ausgabenmanagement ist:


 

Wie erreichen Sie einen effektiven, agilen und automatisierten P2P-Prozess?

Eine gute P2P-Softwarelösung bietet Automatisierung - ein System, das es Mitarbeitern im gesamten Unternehmen ermöglicht, Lieferantenquellen wie Kataloge und Websites online zu durchsuchen, um den gewünschten Artikel oder die gewünschte Dienstleistung bei einem zugelassenen Lieferanten zu finden und dann zu kaufen oder anzufordern.

Die Kaufanfrage wird mit den Unternehmensregeln verglichen, basierend auf der Frage, wer die Anfrage stellt, den Kosten, der Ausgabenkategorie und anderen Kriterien. Zur Genehmigung wird die Anfrage elektronisch an den richtigen Manager weitergeleitet. POs werden automatisch für genehmigte Anfragen platziert. Wenn die Rechnung eintrifft, wird sie elektronisch mit der Bestellung und dem Eingang sowie mit den geltenden Vertragsbedingungen abgeglichen.



Die besten P2P-Systeme verarbeiten die Mehrzahl der Rechnungen als Dunkelbuchung, während sie automatisch eine Workflow-basierte Lösung aller Ausnahmen einleiten. Nach der Genehmigung werden die Rechnungen zur Zahlung an Ihre Kreditorenbuchhaltung weitergeleitet.

Erfahren Sie, wie die Mears Group mit Proactis die Effizienz von P2P und Kreditorenbuchhaltung um 500% gesteigert hat.
 
Die Verbesserung Ihrer bestehenden P2P-Prozesse mag entmutigend erscheinen, aber wenn Sie erkennen, wo in Ihrer Organisation Einsparungsmöglichkeiten liegen, und einen modularen Automatisierungsansatz anwenden, können Sie Ihre Anstrengungen auf die Bereiche konzentrieren, in denen Sie den dringendsten Bedarf haben.

Leitfaden für den praktischen Einstieg in die Optimierung von P2P-Prozessen herunterladen.
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Mehr denn je kommt es darauf an, flexibel auf die sich ändernden Anforderungen an Ihr Unternehmen zu reagieren. Mit unseren Service-Lösungen zur Rechnungserfassung können wir dazu beitragen, den Zeitaufwand für die Rechnungsverarbeitung zu reduzieren, so dass Sie sich darauf konzentrieren können, Ihr Unternehmen voranzubringen: 

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