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Einkauf steuern

Optimieren Sie Ihre Prozesse, erzielen Sie den besten Nutzen und erhalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Einkäufe

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Wir verstehen Ihre Herausforderungen bei der Beschaffung

  • Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Budget so effizient wie möglich verteilt und verwendet wird.
  • Die Beschaffungsverfahren sind komplex und je nach Abteilung unterschiedlich.
  • Mitarbeiter kaufen oft ohne entsprechende Genehmigung ein.
  • Häufig wird nicht bei den bevorzugten Lieferanten eingekauft.
  • Es gibt keine Transparenz über die Verbindlichkeiten aus Bestellungen bis die Rechnungen eingehen.
  • Es fehlt an Benutzerfreundlichkeit in Ihrem aktuellen (ERP-)System.
  • Mitarbeiter nehmen neue Software nur zögerlich an.


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Casestudie

Wir haben 
die Lösung

Mit Proactis Procurement können Sie den gesamten Beschaffungsprozess - von der Bestellanforderung und -genehmigung bis hin zur Auftragserstellung und -annahme - über alle Produkte und Dienstleistungen hinweg in einem System steuern. Sie können sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter innerhalb der definierten Verfahren, Richtlinien und Budgets bestellen. Der gesamte Beschaffungsprozess wird abgedeckt - unabhängig davon, welches Bestellformular Sie verwenden.
 
Das Proactis Procurement-Dashboard ist der zentrale Punkt, über den jeder Mitarbeiter Produkte und Dienstleistungen bestellen oder sogar die Einstellung von Zeitarbeitskräften beantragen kann. Die Lösung verbessert das "Online-Shopping-Erlebnis" für die Nutzer, mit Funktionen wie intelligenter Suche, die den Nutzer Produkte und Dienstleistungen katalogübergreifend leichter finden lassen. Das System führt durch den Bestellprozess (Guided Buying), sodass auch Gelegenheitsanwender damit zurechtkommen. Der Bestellanforderungsprozess stellt sicher, dass Bestellungen bei Vorzugslieferanten und zu den richtigen Konditionenaufgegeben werden.

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Was Sie tun können
Kosten
automatisch
zuteilen

Proactis Procurement übernimmt die Kostenzuweisung und die Rechnungsbearbeitung automatisch ab dem Zeitpunkt der Erstellung der Bestellanforderung. Sie können Kostenstellen einzelnen Benutzern (z.B. Auftraggeber, Assistent oder Budgetverantwortlicher) oder einer Abteilung zuordnen. Innerhalb eines Beschaffungskatalogs können Kostenkonten einzelnen Produkten und/oder Kategorien zugeordnet werden, sodass bei der Auswahl eines Produkts oder Katalogs durch den Auftraggeber automatisch die Kostenkategorie eingetragen wird.


Genehmigen Sie
Anfragen schnell
und präzise

Sie haben die volle Kontrolle über Bestellberechtigungen, Lagerbestände und Budgets, und können so sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter innerhalb der definierten Verfahren bestellen - und damit unbefugte Vereinbarungen beseitigen. Sie können die Genehmigungsstruktur im System auf Basis von Produktart, Kostenstelle und Auftragsmenge definieren. Ein individualisierbarer Workflow stellt sicher, dass Aufträge immer in Übereinstimmung mit den internen Beschaffungsregeln genehmigt werden. Über das System können alle Benutzer Einblick in den Status ihrer Bestellanforderung erhalten.


Bestellungen erzeugen und buchen, einfach und unkomplizier

Nach der Genehmigung der Bestellanforderung wird diese automatisch in eine Bestellung umgewandelt. Durch die Flexibilität der Lösung kann eine Anfrage in mehrere Bestellungen aufgeteilt werden, abhängig von der Anzahl der Lieferanten in der Anfrage. Jede Bestellung erhält eine eindeutige Bestellnummer, die mit der Bestellanforderung übereinstimmt und mit Ihrem Finanzsystem verknüpft werden kann. Alle Aufträge werden automatisch auf dem richtigen Kostenkonto und mit der richtigen Kostenstelle erfasst.


Konsistente
Bewertung
der Lieferungen

Sie können den Eingang von (Teil-)Lieferungen und (Teil-)Zugängen im System erfassen, aber auch den Zustand der Lieferung registrieren. Dadurch können Sie nachvollziehen, welche Lieferungen nicht korrekt oder brauchbar sind. Durch die konsistente und vollständige Bereitstellung dieser Daten erhalten Sie wichtige Informationen, mit deren Hilfe Sie Ihre operativen Beschaffungsprozesse weiter verbessern können.

Vereinfachung des täglichen Einkaufsprozesses bei gleichzeitiger Sicherstellung der Compliance und Kontrolle 

Mit Proactis können
Sie folgendes erreichen:

  • Volle Kontrolle über Ihren gesamten operativen Beschaffungsprozess.
  • Jeder in Ihrem Unternehmen kann dank der benutzerfreundlichen Konfiguration Bestellungen über genehmigte Lieferantenkataloge oder Websites aufgeben.
  • Schnellere Genehmigungsverfahren, die immer im Einklang mit den Regeln und Richtlinien stehen.
  • Transparente Arbeitsmethoden und -verfahren.
  • Verbesserte Lieferantenbeziehungen.
  • Vermeidung unnötiger Anschaffungen und Ausgaben.
  • Nutzung der ausgehandelten Lieferantenverträge.
  • Reduziertes Risiko, dass nicht-konforme Lieferanten gewählt oder die falschen Konditionen verwendet werden.
  • Gute Nutzerakzeptanz im gesamten Unternehmen durch die benutzerfreundliche Oberfläche.
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