Kosten
automatisch
zuteilen
Proactis Procurement übernimmt die Kostenzuweisung und die Rechnungsbearbeitung automatisch ab dem Zeitpunkt der Erstellung der Bestellanforderung. Sie können Kostenstellen einzelnen Benutzern (z.B. Auftraggeber, Assistent oder Budgetverantwortlicher) oder einer Abteilung zuordnen. Innerhalb eines Beschaffungskatalogs können Kostenkonten einzelnen Produkten und/oder Kategorien zugeordnet werden, sodass bei der Auswahl eines Produkts oder Katalogs durch den Auftraggeber automatisch die Kostenkategorie eingetragen wird.
Genehmigen Sie
Anfragen schnell
und präzise
Sie haben die volle Kontrolle über Bestellberechtigungen, Lagerbestände und Budgets, und können so sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter innerhalb der definierten Verfahren bestellen - und damit unbefugte Vereinbarungen beseitigen. Sie können die Genehmigungsstruktur im System auf Basis von Produktart, Kostenstelle und Auftragsmenge definieren. Ein individualisierbarer Workflow stellt sicher, dass Aufträge immer in Übereinstimmung mit den internen Beschaffungsregeln genehmigt werden. Über das System können alle Benutzer Einblick in den Status ihrer Bestellanforderung erhalten.
Bestellungen erzeugen und buchen, einfach und unkomplizier
Nach der Genehmigung der Bestellanforderung wird diese automatisch in eine Bestellung umgewandelt. Durch die Flexibilität der Lösung kann eine Anfrage in mehrere Bestellungen aufgeteilt werden, abhängig von der Anzahl der Lieferanten in der Anfrage. Jede Bestellung erhält eine eindeutige Bestellnummer, die mit der Bestellanforderung übereinstimmt und mit Ihrem Finanzsystem verknüpft werden kann. Alle Aufträge werden automatisch auf dem richtigen Kostenkonto und mit der richtigen Kostenstelle erfasst.
Konsistente
Bewertung
der Lieferungen
Sie können den Eingang von (Teil-)Lieferungen und (Teil-)Zugängen im System erfassen, aber auch den Zustand der Lieferung registrieren. Dadurch können Sie nachvollziehen, welche Lieferungen nicht korrekt oder brauchbar sind. Durch die konsistente und vollständige Bereitstellung dieser Daten erhalten Sie wichtige Informationen, mit deren Hilfe Sie Ihre operativen Beschaffungsprozesse weiter verbessern können.