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Beschaffung (Procurement)

Optimieren Sie Ihre Beschaffungsabläufe, erzielen Sie den besten Wert und erhalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Beschaffung

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Wir verstehen Ihre Herausforderungen
bei der Beschaffung

  • Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Budget so effizient wie möglich verteilt und verwendet wird.
  • Die Beschaffungsverfahren sind komplex und je nach Abteilung unterschiedlich.
  • Mitarbeiter kaufen oft ohne entsprechende Genehmigung ein.
  • Viele Einkäufe werden aus nicht bevorzugten Quellen getätigt.
  • Es gibt keine Transparenz über die Bestellverpflichtungen, bis die Rechnungen eingehen.
  • Es fehlt an Benutzerfreundlichkeit in Ihrem aktuellen (ERP-)System.
  • Die Mitarbeiter zögern, wenn es darum geht, neue Software zu benutzen.


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Casestudie

Wir haben 
die Lösung

Mit Proactis Procurement können Sie den gesamten Beschaffungsprozess - von der Bestellanforderung und -genehmigung bis hin zur Auftragserstellung und -annahme - über alle Produkte und Dienstleistungen in einem System steuern. Sie können sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter innerhalb der definierten Verfahren, Richtlinien und Budgets bestellen. Der gesamte Beschaffungsprozess wird abgedeckt - unabhängig davon, welches Bestellformular Sie verwenden.
 
Das Proactis Procurement Dashboard ist der zentrale Punkt, an dem jeder Mitarbeiter Produkte und Dienstleistungen bestellen oder sogar die Einstellung von Zeitarbeitskräften beantragen kann. Die Lösung verbessert das "Online-Shopping-Erlebnis" für die Nutzer, mit Eigenschaften wie intelligenten Suchfunktionen, die dem Nutzer helfen, Produkte und Dienstleistungen katalogübergreifend leichter zu finden. Das System ordnet die richtigen Prozessschritte zu (Guided Buying), sodass auch Gelegenheitsanwender den Prozess selbst steuern können, während der Bestellanforderungsprozess sicherstellt, dass Bestellungen bei Vertragslieferanten (Vorzugslieferanten) und zu den richtigen Konditionen (Compliance) aufgegeben werden.

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Was Sie tun können
Kosten
automatisch
zuteilen


Proactis Procurement übernimmt die Kostenzuweisung für Budgets und die Rechnungsbearbeitung automatisch ab dem Zeitpunkt der Erstellung der Bestellanforderung. Sie können dann Kostenstellen einem einzelnen Benutzer (z.B. Auftragserteilung, Assistent oder Budgetverantwortlicher) oder einer Abteilung zuordnen. Innerhalb eines Beschaffungskatalogs können Kostenkonten einzelnen Produkten und/oder Kategorien zugeordnet werden, sodass bei der Auswahl eines Produkts oder Katalogs durch den Auftraggeber automatisch die Kostenkategorie eingetragen wird.


Genehmigen Sie
Anfragen schnell
und präzise


Sie haben die volle Kontrolle über Bestellberechtigungen, Lagerbestände und Budgets, um sicherzustellen, dass Ihre Mitarbeiter innerhalb der definierten Verfahren bestellen - und damit unbefugte Vereinbarungen beseitigen. Sie können die Genehmigungsstruktur im System auf Basis von Produktart, Kostenstelle und Auftragsmenge definieren, und ein flexibler Workflow stellt sicher, dass Aufträge immer in Übereinstimmung mit den internen Beschaffungsregeln genehmigt werden. Das System stellt sicher, dass alle Benutzer Einblick in den Status ihrer Bestellanforderung haben.


Bestellungen
erstellen und
buchen, einfach
und unkompliziert


Nach der Genehmigung der Bestellanforderung wird diese automatisch in eine Bestellung umgewandelt. Durch die Flexibilität der Lösung, kann eine Anfrage in mehrere Bestellungen aufgeteilt werden, abhängig von der Anzahl der Lieferanten in der Anfrage. Jede Bestellung erhält eine eindeutige Bestellnummer, die mit der Bestellanforderung übereinstimmt und mit Ihrem Finanzsystem verknüpft werden kann. Alle Aufträge werden automatisch auf dem richtigen Kostenkonto und an der richtigen Kostenstelle erfasst.


Konsistente
Bewertung
der Lieferungen


Sie können den Eingang von (Teil-)Lieferungen und (Teil-)Zugängen im System erfassen, aber auch den Zustand der Lieferung registrieren. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie nachvollziehen können, welche Lieferungen nicht korrekt oder zweckmäßig sind. Durch die konsistente und vollständige Bestimmung dieser Daten erhalten Sie wichtige Managementinformationen, die Ihnen dabei helfen, Ihre operativen Beschaffungsprozesse weiter zu verbessern.

Maak het operationele inkoopproces eenvoudiger, terwijl u controle en compliance waarborgt 

De voordelen
van Proactis:

  • Volledige controle over uw operationele inkoopproces.
  • Door de gebruiksvriendelijke opzet kan iedereen in uw organisatie bestellingen plaatsen uit leverancierscatalogi of websites.
  • Snellere goedkeuringsprocedures, altijd volgens de juiste regels.
  • Transparante werkwijze en procedures.
  • Betere samenwerking met leveranciers.
  • Voorkom onnodige aankopen.
  • Inkopen binnen de vastgestelde procedures, lopende leverancierscontracten en budgetten.
  • Minder risico dat leveranciers niet voldoen aan contractuele afspraken.
  • Gebruiksvriendelijkheid zorgt voor snelle acceptatie binnen de hele organisatie.
Evalueer uw prestaties
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