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Rechnungsverwaltung

Optimieren Sie Ihre Rechnungsverarbeitung und -abwicklung und verschaffen Sie sich gleichzeitig einen Überblick über Ihre Bestellverpflichtungen in Echtzeit

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Wir verstehen Ihre Herausforderungen im Bereich Rechnungsmanagement

  • Die Rechnungsverarbeitung ist eine sehr anspruchsvolle, manuelle Tätigkeit.
  • Der Umgang mit allen Arten von Rechnungen von Lieferanten mit hohem und niedrigem Volumen ist eine Herausforderung.
  • Ineffiziente, fehleranfällige Prozesse führen zu Mehrkosten und ungenauen, verspäteten Zahlungen.
  • Die Sichtbarkeit der Rechnungsdaten ist eingeschränkt.


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Casestudie

Wir haben 
die Lösung

Mit dem Rechnungsmanagement erhalten Sie einen hochautomatisierten, kostengünstigeren Prozess, der die Verarbeitung aller Rechnungen vom Eingang bis zur Zahlung erheblich vereinfacht. Es bietet Ihnen einen Echtzeit-Überblick über das, was in Ihrem Finanzgeschäft passiert, und erschließt die wichtigsten Informationen, die Sie für eine verbesserte finanzielle Entscheidungsfindung benötigen.
 
Durch die Rationalisierung des gesamten Prozesses vom Eingang bis zur Zahlung, durch 2- oder 3-Wege-Matching, können Sie den Cashflow freischalten, Risiken minimieren und die Produktivität steigern.

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Was Sie tun können
Jede Rechnung am richtigen Ort haben

Proactis Invoice Management hilft Ihnen, die Kontrolle über den gesamten Rechnungsprozess zu behalten - von der Registrierung über den Abgleich bis hin zur Zahlung. Es wird den Verwaltungsaufwand reduzieren und sicherstellen, dass Problemrechnungen schnell und effizient bearbeitet werden. Rechnungen werden je nach Lieferant elektronisch importiert. Auch Papierrechnungen können mit geringem Aufwand empfangen und bearbeitet werden.
 


Schnelle Bearbeitung von Problemrechnungen

Die Software prüft Rechnungen automatisch gegen die vorhandene Bestelldatei (Bestellung und Wareneingang). Aus den Auftragsdaten wird dann eine Zwischensumme für jeden Auftrag, ein Mehrwertsteuerbetrag und ein Gesamtbetrag berechnet. Wenn die Dokumente übereinstimmen, wird die Rechnung automatisch genehmigt. Problemrechnungen werden über einen Workflow mit allen Zusatzinformationen an den zuständigen Mitarbeiter gesendet. Wenn keine Bestellung ermittelt wurde, sendet das System die Rechnung zur Genehmigung an den richtigen Budgetinhaber.


Einfache Überweisung zur Zahlung

Nach Abschluss des Abgleichs können alle freigegebenen Rechnungen sofort zur Zahlung freigegeben werden. Das System stellt sicher, dass der Autor die Zahlungsanweisungen dafür erhält und leitet die Rechnungsinformationen an Ihr Finanzsystem weiter. Die Finanzinformationen, wie Kostenstelle und Sachkontonummer, wurden bereits mit dem Auftrag ergänzt. Rechnungen, die zur Zahlung übergeben wurden, können auch in einer Batch-Datei verarbeitet und an die Bank gesendet werden.


Echtzeit-Transparenz zur Unterstützung genauer Berichte und Audit-Trails 

Mit Proactis können Sie 
folgendes erreichen:

  • 100% digitaler Rechnungsstellungsprozess.
  • Leicht zugängliche Rechnungen mit Bestell- und Lieferdaten
  • Schnellere Rechnungsbearbeitung und Zahlung
  • Vollständig transparente Rechnungsbearbeitung an einem Ort.
  • Effizientere Bearbeitung von Problemrechnungen.
  • Eindeutiger Audit-Trail für eine genaue Berichterstattung über Ihre Finanzdaten.
  • Reduzierter Verwaltungsaufwand.
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