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Rechnungserfassung

Senken Sie die Kosten und steigern Sie die vollautomatische Verarbeitung von Rechnungen mit der Lösung zum Scannen und Erfassen

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Wir verstehen Ihre Herausforderungen bei der Rechnungsstellung

  • Die manuelle Verarbeitung ist zeitaufwändig, fehleranfällig und teuer.
  • Zeitaufwand und Kosten steigen, wenn Rechnungen ohne die notwendigen Informationen eingehen.
  • Fehler, die bei der manuellen Erfassung von Rechnungen gemacht werden, können nur mit viel Verwaltungsaufwandwieder rückgängig gemacht werden.
  • Es ist schwierig, die Qualität Ihres Rechnungsprozesses zu verbessern.
  • Die Vermeidung doppelter Rechnungen und Zahlungen ist eine Herausforderung.


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Casestudie

Wir haben 
die Lösung

Proactis Invoice Capture löst einen der größten Engpässe in der Kreditorenbuchhaltung und ermöglicht eine Effizienzsteigerung bis hin zur Rechnungszahlung.
 
Sie können all Ihre Rechnungen schnell und fehlerfrei bearbeiten und an den richtigen Kostenstelleninhaber senden, um sie termingerecht zu prüfen, zu bezahlen und zu archivieren. Dieses Modul kann vollständig in Ihr bestehendes Proactis Purchase-to-Pay-System oder in eine andere Finanz-, ERP- oder Beschaffungslösung integriert werden.



 

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Was Sie tun können
Intelligente Dokumenten- und Datenerfassung

Invoice Capture verwandelt Papier- und PDF-Rechnungen in verarbeitungsfertige elektronische Belege. Es erfasst ein gescanntes Bild des Dokuments, extrahiert alle nötigen Informationen, erstellt daraus einen elektronische Datensatz und hinterlegt das elektronische Bild der Rechnung. Die manuelle Rechnungskodierung entfällt, Ausnahmebehandlungen werden reduziert und der daraus resultierende elektronischen Rechnungsdatensatz kann automatisiert abgeglichen und genehmigt werden.


Elektronische Rechnungsstellung

Weitere Effizienzsteigerungen erreichen Sie dadurch, dass Sie unabhängig von Art und Größe Ihrer Lieferanten Papierrechnungen vollständig aus Ihrem Rechnungsprozess eliminieren können. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Lieferanten mit hohem oder niedrigem Rechnungsvolumen handelt – für jeden gibt es eine geeignete Methode zur Rechnungsstellung. Proactis Invoice Capture kann nicht nur Papierrechnungen, sondern auch die gängigen E-Invoice-Formate, wie XML oder UBL 2.0., erfassen und im gewünschten Format in Ihr Zielsystem übertragen.


Automatischer Abgleich mit Bestellungen

Die Lösung kann Rechnungseinzelposten verarbeiten, was eine Voraussetzung für den automatischen Bestellabgleich ist. Durch die Integration der Software in Ihre Einkaufs- und Finanzsysteme können Sie noch mehr aus Ihrer elektronischen Rechnungsbearbeitung herausholen.


Effiziente und genaue Überprüfung/span>

Die Lösung stellt jedem Benutzer oder jeder Benutzergruppe einen separaten Posteingang zur Verfügung, der nur die Rechnungen enthält, für die der Benutzer oder die Benutzergruppe verantwortlich ist. Dadurch kann einerseits Arbeit zwischen verschiedenen Mitarbeitern aufgeteilt werden, andererseits läuft man keine Gefahr, dass unbefugter Zugriff gewährt wird.

Beschleunigen und automatisieren Sie Ihre Fakturierung 

Mit Proactis können
Sie folgendes erreichen:

  • Reduzierter Personalbedarf bei der Rechnungsbearbeitung.
  • Verbesserte Zykluszeiten durch vollautomatische Verarbeitung.
  • Weniger Fehler bei der Rechnungsbearbeitung.
  • Weniger verlorene Rechnungen und Verwaltungsaufwand.
  • Vermeidung von doppelten Rechnungen und Zahlungen.
  • Klare Einsicht in den Status jeder Rechnung.
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