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Rechnungsscan und -erfassung

Senken Sie die Kosten und steigern Sie die "Straight-Through"-Verarbeitung von Rechnungen mit der Scan- und Erfassungslösung

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Wir verstehen Ihre Herausforderungen bei der Rechnungsstellung

  • Die manuelle Verarbeitung ist zeitaufwändig, fehleranfällig und teuer.
  • Zeit und Kosten steigen, wenn Rechnungen ohne die richtigen Informationen eingehen.
  • Fehler, die während des Eintippvorgangs gemacht werden, nehmen viel Verwaltungszeit in Anspruch, um rückgängig gemacht zu werden.
  • Es ist schwierig, die Qualität Ihres administrativen Rechnungsprozesses zu verbessern.
  • Die Vermeidung doppelter Rechnungen und Zahlungen ist eine Herausforderung.


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Casestudie

Wir haben 
die Lösung

Proactis Invoice Capture löst einen der größten Engpässe in der Kreditorenbuchhaltung und ermöglicht eine höhere Effizienz bis hin zur Rechnungszahlung.
 
Sie können all Ihre Rechnungen schnell und fehlerfrei bearbeiten und an den richtigen Budgetinhaber liefern, um sie zum richtigen Zeitpunkt zu prüfen, zu bezahlen und zu archivieren. Das alles geschieht komplett integriert in Ihr bestehendes Proactis Purchase-to-Pay-System oder eine andere Finanz-/ ERP-/Beschaffungslösung.



 

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Was Sie tun können
Intelligente Dokumenten- und Datenerfassung

Invoice Capture verwandelt Papier- und PDF-Rechnungen in verarbeitungsfertige elektronische Belege. Es erfasst ein gescanntes Bild des Dokuments, extrahiert alle wichtigen Informationen, erstellt eine elektronische Aufzeichnung und bietet sofortigen Zugriff auf das elektronische Bild der Rechnung. Die manuelle Rechnungskodierung entfällt, der Prozess der Ausnahmeregelung wird gestrafft und die daraus resultierende Datei der elektronischen Rechnungsdatensätze ist bereit für den automatisierten Abgleich oder die Genehmigung.


Elektronischen Rechnungs-methoden

Es folgen weitere Effizienzsteigerungen dadurch, dass die Verwendung von Papierrechnungen bei Lieferanten jeder Art und Größe vollständig eliminiert wird. Sie können für jeden Lieferanten den besten Ansatz auswählen, einschließlich der Lieferanten mit hohem Volumen oder, die oft beansprucht werden sowie Lieferanten mit niedrigem Volumen, die gegebenenfalls selten beansprucht werden. Dazu gehört die Dateiübertragung von E-Invoice in verschiedenen gängigen Formaten wie XML oder UBL 2.0. Invoice Capture exportiert die erfassten Rechnungsinformationen in Ihr Zielsystem.


Automatischer Abgleich mit Bestellungen

Die Lösung kann Rechnungseinzelposten verarbeiten, was eine Voraussetzung für den automatischen Bestellabgleich ist. Durch die Integration der Software in Ihre Einkaufs- und Finanzsysteme können Sie den Wert Ihrer elektronischen Rechnungsbearbeitung erheblich steigern.


Effiziente und genaue Überprüfung

Die Lösung stellt jedem Benutzer oder jeder Benutzergruppe einen separaten Posteingang zur Verfügung, der nur die Rechnungen enthält, für die der Benutzer oder die Benutzergruppe verantwortlich ist. Dadurch wird sichergestellt, dass die Arbeit zwischen verschiedenen Mitarbeitern geteilt werden kann, ohne dass die Gefahr besteht, dass unbefugter Zugriff gewährt wird.

Beschleunigen und automatisieren Sie Ihre Fakturierung 

Mit Proactis können Sie 
folgendes erreichen:

  • Reduzierter Personalbedarf bei der Rechnungsbearbeitung.
  • Verbesserte Zykluszeiten durch automatisierte („Straight-Through“) Verarbeitung.
  • Erhöhte Genauigkeit der Rechnungsbearbeitung.
  • Weniger verlorene Rechnungen und Verwaltungsaufwand.
  • Vermeidung von doppelten Rechnungen und Zahlungen.
  • Klare Einsicht in den Status jeder Einkaufsrechnung.
Unternehmensleistung bewerten
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