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Spesenmanagement

Kontrolle der Rückerstattungsansprüche von Spesen, vom Eingang bis zur Buchhaltung

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Wir verstehen Ihre Herausforderungen im Bereich Spesenmanagement

  • Die Bearbeitung von Spesen ist zeitaufwändig und papierintensiv, außerdem erfolgt sie oft ohne entsprechende Genehmigung.
  • Quittungen gehen oft verloren oder sind beschädigt.
  • Die Kosten werden oft den falschen Konten oder Abteilungen zugeordnet.
  • Die Belege müssen mehrere Jahre aufbewahrt werden, um den Anforderungen des Finanzamtes zu entsprechen.
  • Es kommt immer häufiger zu ungerechtfertigten Forderungen.
  • Mitarbeiter sind oft frustriert über den Prozess oder über Verzögerungen bei der Rückzahlung.


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Casestudie

Wir haben 
die Lösung

Proactis Expenses digitalisiert den Prozess der Speseneinreichung und -abrechnung vollständig und spart nicht nur Zeit und Geld, sondern ermöglicht es den Mitarbeitern auch, Rückforderungen präzise und einfach einzureichen. Dies wiederum verbessert die Managementerfahrung, indem es den Genehmigungsprozess minimiert und den sofortigen Zugriff auf Übersichtsberichte ermöglicht.
 
Über die Proactis Expenses App können Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten oder auf Reisen sind, ihre Ausgaben einfach einreichen. Die Lösung ist zudem äußerst flexibel und kann jederzeit mehrere Fälle bearbeiten.
 

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Ce que vous pouvez faire
Digitalisieren Sie
Ihre Ausgaben


Proactis Expenses ermöglicht es den Mitarbeitern, Belege digital abzuholen, sodass Spesenabrechnungsformulare der Vergangenheit angehören. Anstatt Papierbelege aufzubewahren, machen die Mitarbeiter mit der zugehörigen Smartphone App einfach ein Foto von der Quittung und stellen dieses mit einem Klick in die Online-Übersicht. Die Vorgesetzten können dann die Rückerstattung in der Übersicht genehmigen oder ablehnen und durch die nahtlose Anbindung an das Finanzsystem, den gesamten Prozess vereinfachen.


Schnellere Abwicklung
von Rückforderungen


Die Mitarbeiter können alle Handlungen im Zusammenhang mit ihren Ansprüchen direkt in der App verwalten - nicht nur die Erfassung von Schadensfällen, Kilometergeld und anderen Erstattungen, sondern auch den Zugriff auf Zusammenfassungen und die Übermittlung an das Management. Der Status der Fälle ist in der App sichtbar, ebenso wie klare Spesenrichtlinien. Für den Mitarbeiter, dessen Spesen dadurch schneller bezahlt werden, ist diese Lösung denkbar praktisch. Da die App auch offline genutzt werden kann, können im Ausland anfallende Ausgaben leicht zurückgefordert werden. Belege in Fremdwährungen werden außerdem direkt in Euro oder die entsprechende Währung umgerechnet.


Erhalten Sie
Echtzeit-Einblicke


Die Lösung bietet einen Echtzeit-Einblick in die tatsächlich entstandenen Kosten. Durch die Zuordnung der Kosten zu Kategorien und Projekten erhalten Sie einen besseren und schnelleren Einblick in mögliche Einsparpotenziale. Die Kostenkontrolle wird durch die Zuordnung von Budgets zu bestimmten Kategorien erleichtert. Darüber hinaus werden alle Belege für 10 Jahre aufbewahrt.


Den Spesenprozess schnell, fair und richtlinien-konform gestalten 

Mit Proactis können Sie 
folgendes erreichen:

  • Übersicht über alle angefallenen Kosten.
  • Sicherer Online-Speicher für 10 Jahre.
  • Volle Einhaltung der gesetzlichen Steueranforderungen.
  • Zugriff jederzeit und überall über iPhone und Android Apps.
  • Optimierter Prozess ohne die Notwendigkeit, physische Belege aufzubewahren.
  • Nahtlose Anbindung an Ihr Finanzsystem.
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