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Spesenmanagement

Kontrolle über Rückerstattungsansprüche von Spesen, vom Eingang bis zur Abrechnung

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Wir verstehen Ihre Herausforderungen im Bereich Spesenmanagement

Die Bearbeitung von Spesen ist zeitaufwändig und papierintensiv, außerdem erfolgt sie immer wieder ohne entsprechende Genehmigung.
Quittungen gehen häufig verloren oder sind beschädigt.
Die Kosten werden oft den falschen Konten oder Abteilungen zugeordnet.
Die Belege müssen mehrere Jahre aufbewahrt werden, um den Anforderungen des Finanzamtes zu entsprechen.
Es kommt immer häufiger zu ungerechtfertigten Forderungen.
Mitarbeiter sind oft frustriert von dem Prozess oder den Verzögerungen bei der Rückzahlung.

Wir haben
die Lösung

Proactis Expenses Management digitalisiert den Prozess der Speseneinreichung und -abrechnung vollständig. Dies spart nicht nur Zeit und Geld, sondern ermöglicht es den Mitarbeitern auch, Rückforderungen regelkonform und unkompliziert einzureichen. Die Verwaltung der Spesen wird verbessert, indem die Lösung den Genehmigungsprozess so einfach wie möglich hält und den unmittelbaren Zugriff auf Übersichtsberichte erlaubt.

Über die Proactis Expenses Management-App können auch Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten oder auf Reisen sind, ihre Belege einfach einreichen. Die Lösung ist zudem äußerst flexibel und kann mehrere Fälle gleichzeitig bearbeiten.

Was Sie tun können

Digitalisieren Sie
Ihre Ausgaben

Proactis Expenses Management ermöglicht es den Mitarbeitern, Belege digital einzureichen, sodass Spesenabrechnungsformulare der Vergangenheit angehören. Anstatt Papierbelege aufzubewahren, machen die Mitarbeiter mit der zugehörigen Smartphone App einfach ein Foto von der Quittung und stellen dieses mit einem Klick in die Online-Übersicht. Die Vorgesetzten können dann die Rückerstattung in der Übersicht genehmigen oder ablehnen. Durch die nahtlose Anbindung an das Finanzsystem wird der gesamte Prozess vereinfacht.

Schnellere Abwicklung
von Rückforderungen

Die Mitarbeiter können alle Handlungen im Zusammenhang mit ihren Ansprüchen direkt in der App verwalten - von der Erfassung von Schadensfällen, Kilometergeld und anderen Erstattungen über den Zugriff auf Zusammenfassungen bis hin zur Übermittlung an Vorgesetzte. Der Bearbeitungsstatus ist in der App ebenso sichtbar wie die Spesenrichtlinien. Die App funktioniert auch offline, so dass im Ausland anfallende Ausgaben ebenso leicht zurückgefordert werden. Belege in Fremdwährungen werden außerdem direkt in Euro oder die entsprechende Währung umgerechnet. Für den Mitarbeiter ist diese Lösung denkbar praktisch und seine Spesen werden dadurch schneller bezahlt.

Erhalten Sie
Echtzeit-Einblicke

Die Lösung bietet einen Echtzeit-Einblick in die tatsächlich entstandenen Kosten. Durch die Zuordnung der Kosten zu Kategorien, Budgets und Projekten erhalten Sie einen besseren Überblick über mögliche Einsparpotenziale. Darüber hinaus werden alle Belege für 10 Jahre aufbewahrt.