Um den Beschaffungsprozess wirklich zu optimieren, müssen im gesamten Unternehmen Nutzer in die Lage versetzt werden, die jeweils erforderlichen Maßnahmen im Einkaufszyklus durchzuführen. Aber ohne eingebaute Kontrollen, die vom unterstützenden System automatisch durchgeführt werden, kann man nicht erwarten, dass jeder alle Richtlinien und Verfahren versteht und einhält. Kontrollen müssen in jede Phase des Beschaffungsprozesses eingebaut werden und an das jeweilige Unternehmensregelwerk angepasst werden können.
Die umfassenden eingebauten Kontrollen von Proactis machen es möglich, die unternehmensweite Einhaltung aller Beschaffungs-, Budget- und Genehmigungsrichtlinien sicherzustellen.
Finanzielle Kontrollen
- Eine automatisierte Kontierung und Validierung gewährleistet eine korrekte Kostenzuweisung und spart den Benutzern Zeit.
- Interaktive Belastungs-/Verbindlichkeitskontrollen stellen die Einhaltung des Budgets sicher.
- Der Genehmigungsprozess stellt sicher, dass jede Kaufanfrage auf der Grundlage von Unternehmenshierarchien sowie Art und Wert der Anfrage von den richtigen Personen genehmigt wird.
- Der Rechnungsabgleich mit automatisierter Meldung von Ausnahmen und Fehlerbehebung stellt sicher, dass nur gültige Rechnungen bezahlt werden.
- Prüfpfade sorgen für Transparenz, eindeutige Zuständigkeiten und Betrugsprävention.