Compliance - Kontrollfunktionen zur Einhaltung von Vorschriften

Um den Beschaffungsprozess wirklich zu optimieren, müssen im gesamten Unternehmen Nutzer in die Lage versetzt werden, die jeweils erforderlichen Maßnahmen im Einkaufszyklus durchzuführen. Aber ohne eingebaute Kontrollen, die vom unterstützenden System automatisch durchgeführt werden, kann man nicht erwarten, dass jeder alle Richtlinien und Verfahren versteht und einhält. Kontrollen müssen in jede Phase des Beschaffungsprozesses eingebaut werden und an das jeweilige Unternehmensregelwerk angepasst werden können.
 
Die umfassenden eingebauten Kontrollen von Proactis machen es möglich, die unternehmensweite Einhaltung aller Beschaffungs-, Budget- und Genehmigungsrichtlinien sicherzustellen.
Finanzielle Kontrollen
  • Eine automatisierte Kontierung und Validierung gewährleistet eine korrekte Kostenzuweisung und spart den Benutzern Zeit.
  • Interaktive Belastungs-/Verbindlichkeitskontrollen stellen die Einhaltung des Budgets sicher.
  • Der Genehmigungsprozess stellt sicher, dass jede Kaufanfrage auf der Grundlage von Unternehmenshierarchien sowie Art und Wert der Anfrage von den richtigen Personen genehmigt wird.
  • Der Rechnungsabgleich mit automatisierter Meldung von Ausnahmen und Fehlerbehebung stellt sicher, dass nur gültige Rechnungen bezahlt werden.
  • Prüfpfade sorgen für Transparenz, eindeutige Zuständigkeiten und Betrugsprävention.
Einkaufskontrollen
  • Die Katalogzugangskontrollen stellen sicher, dass nur von zugelassenen Lieferanten und aus bestehenden Verträgen eingekauft wird.
  • Transaktionsvorlagen gewährleisten den korrekten Einkauf je nach Lieferant, Standort, Artikel, Wert, Kostenstelle usw. für bestimmte Personen oder Abteilungen.
Kontrollen des strategischen Beschaffungsprozesses
  • Strategische Beschaffungsprojekte führen die Beschaffung von Artikeln, die nicht über bestehende Verträge oder aus Katalogen bezogen werden können, in einem völlig transparenten Prozess automatisch durch das richtige Verfahren.
  • Unternehmensspezifische Regeln führen die Benutzer für jede Ware oder Dienstleistung durch den richtigen Beschaffungsprozess, ohne dass sie die Unternehmensstandards explizit verstehen oder sich in Erinnerung rufen müssen.
  • Der Genehmigungsprozess stellt die ordnungsgemäße Genehmigung für jeden Vorgang der strategischen Beschaffung sicher, um ein gültiges Verfahren und Transparenz zu gewährleisten.