Systemintegration

Ein System zum Ausgabenmanagement muss nahtlos mit Finanz-, ERP- und anderen Lieferkettensystemen eines Unternehmens integrierbar sein, um eine echte Ausgabensteuerung zu ermöglichen. Zudem muss es mit Beschaffungsprozessen kompatibel sein, die bereits bestehen oder die außerhalb des derzeitigen Funktionsumfangs liegen. Daher wurde die Lösung von Proactis so konzipiert, dass sie mit zahlreichen anderen Systemen kompatibel ist. Es gibt Schnittstellen, die über Industriestandards und bestimmte Werkzeuge die Integration in Ihre Systemumgebung und die anschließende Verwaltung einfach macht.
Daten-Synchronisierung
Best-in-Class-Software bedeutet auch, einen besonderen Fokus auf solche Daten zu legen, die für bestimmte Geschäftseinheiten verfügbar sein müssen (z.B. Lieferantendaten). Die Proactis-Lösung verwendet Standard-Werkzeuge von Microsoft, um diese Geschäftseinheiten jederzeit systemübergreifend auf dem aktuellen Stand zu halten. Welche Werkzeuge eingesetzt werden, hängt von der Häufigkeit und Art der Aktualisierung sowie – bis zu einem gewissen Grad – von den Funktionalitäten der Ursprungs- und Zielanwendung ab. Möglich sind sowohl terminierte als auch unmittelbare Aktualisierungen sowie die Vereinheitlichung entweder nach dem Ziel- oder dem Ursprungssystem .
Einleitung der Transaktion
Während Anforderungen und Bestellungen Standardfunktionen der Proactis-Lösung sind, erfolgt der Anstoß für diese Transaktionen manchmal durch andere Systeme. Proactis bindet diese einfach in seinen Workflow ein. Alle Käufe werden als Verbindlichkeiten erfasst und durch die Software von Proactis automatisch in Ihre Finanzsysteme gebucht. Rückstellungen werden automatisch verwaltet, während die Einkaufstransaktion ihren Prozess durchläuft, bis schließlich die Zahlungsanforderung über das Finanzsystem erfolgt und nach der Zahlung eine entsprechende Information zurückgespielt wird.
Interaktion zwischen den Systemen
Proactis verwendet synchronisierte Daten, um Kontierungsstrukturen aufzubauen und eine interaktive Validierung mit Hilfe Ihrer Kontenpläne und Benutzerprofile durchzuführen. Während des gesamten Transaktionszyklus werden Budgets und Verbindlichkeiten bei jedem Arbeitsschritt mit Ihren Finanzsystemen abgeglichen, um die Übersicht über Ihre Finanzen aktuell zu halten. Die Integration mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS) ermöglicht einen direkten Zugriff auf die mit der Transaktion verbundenen Dokumente.
Standards und Werkzeuge
Die Software von Proactis basiert auf Microsoft-Technologie und alle Integrationswerkzeuge entsprechen Industriestandards. Die Integrationsmethodik bringt zukunftsgerichtete Kompatibilität mit sich, so dass es Ihnen überlassen ist, wann und wie sie neue Funktionen bei der Aktualisierung Ihrer Anwendungen einführen.