Intuitives Design – Garant für Akzeptanz

Einer der wichtigsten Schlüssel zum Erfolg eines Beschaffungssystems ist die Fähigkeit, eine unternehmensweite Akzeptanz zu erreichen. Das intuitive, leicht zu bedienende Design von Proactis ermöglicht einen kulturellen Wandel, der Mitarbeiter in die Lage versetzt, tägliche Routineeinkäufe innerhalb der etablierten organisatorischen Kontrollen selbst durchzuführen. Abteilungsleiter, Einkaufsfachleute und sogar Lieferanten finden dabei die Lösungen von Proactis sehr leistungsfähig und leicht zu erlernen.
Vorteile für Angestellte:
  • Eine hochgradig intuitive Benutzeroberfläche mit einer übersichtlich gestalteten Ansicht, vertrauter Benutzerführung und minimalen Eingabeanforderungen, macht die Verwendung des Systems selbst für Gelegenheitsnutzer einfach zu bedienen.
  • Der induktive Einkauf führt Mitarbeiter schnell zu potenziellen Lieferanten, Katalogen und Webseiten, so dass sie bei einer autorisierten Quelle genau das finden, was sie benötigen.
  • Die Sichtbarkeit der Anfragen während des gesamten Prozesses verleiht den Mitarbeitern ein echtes Gefühl der Eigenverantwortung.
Vorteile für Abteilungsleiter:
  • Durch die automatisierte Kontierung und Budgetprüfung entfallen zeitaufwändige Nachforschungen oder Überprüfungen.
  • Ein flexibler Workflow und Genehmigungshierarchien ermöglichen Genehmigungsgruppen, temporäre Zuweisungen, Urlaubsvertretungen usw.
  • Benachrichtigungen für genehmigungspflichtige Kaufanträge mit individuellen Einstellungen für Bündelung und Terminierung vereinfachen die zeitliche Verwaltung und verhindern Verzögerungen.
  • Genehmigungen mit nur einem Klick oder die Rückgabe an den Antragsteller mit Kommentaren machen den Genehmigungsprozess schnell und einfach.
  • Die vollständige Transparenz über zu erwartende Kosten liefert Abteilungsleitern die Informationen, die sie für eine effektives Ausgaben- und Cashflow-Management benötigen.
Vorteile für Einkaufsprofis:
  • Die selbständige Beschaffung wiederkehrend benötigter Waren und Dienstleistungen durch Mitarbeiter setzt Zeit für Aktivitäten wie strategische Beschaffung und Lieferantenmanagement frei.
  • Anforderungen per Vorlage oder in freier Form in Kombination mit elektronischen Katalogen beschleunigen die Kommunikation über den Bedarf zwischen Anforderer und Käufer.
  • E-Mail-Benachrichtigungen für erforderliche Handlungen wie Vertragsprüfungen oder Maßnahmen der strategischen Beschaffung ermöglichen es den Mitarbeitern des Einkaufs, ausnahmenbasiert aktiv zu werden, ohne dass etwas „durchrutscht“.
  • Unterstützung bei der Lieferantenanbindung, automatisierte Beschaffungsvorgänge, elektronische Ausschreibungsfragebögen und ein zentrales Vertragsmanagement sorgen für Struktur und reduzieren den Verwaltungsaufwand für viele Aktivitäten, die erforderlich sind, um Lieferanten und Vereinbarungen mit größtmöglichem Nutzen zu erhalten.
  • Importierte und Punch-out-Kataloge von Lieferanten sowie die Selbstverwaltungsfunktionen reduzieren den Zeitaufwand für die Pflege von Kataloginformationen zur Unterstützung der elektronischen Beschaffung erheblich.
Vorteile für Finanzprofis:
  • Der Kauf über Bestelldokumente entlastet die Kreditorenbuchhaltung durch reduzierte Bearbeitung von unerwarteten Rechnungen.
  • Auf Zeilenebene bereits kontierte Bestellungen machen die Suche nach dem Urheber und Zweck des Kaufes hinfällig und beschleunigen die Zuordnung der Kosten sowie den Zahlungsprozess.
  • Durch den Budgetabgleich vor der Bestellung wird sichergestellt, dass die Mittel auch wirklich verfügbar sind, bevor die Käufe genehmigt werden.
  • Der automatisierte Rechnungsabgleich und die Fehlerbehebung bei Nichtübereinstimmungen über einen elektronischen Workflow vereinfacht die Rechnungsannahme.
  • Die Transparenz über zu erwartende Kosten stellt sicher, dass es keine bösen Überraschungen gibt.
Vorteile für Lieferanten:
  • Das Netzwerk mit Selfservice-Funktionen vereinfacht unter anderem Profil- und Katalogaktualisierungen und ermöglicht eine unmittelbare Einsicht in den Rechnungs- und Zahlungsstatus, ohne dass ein Anruf in der Kreditorenbuchhandlung nötig ist.
  • Die breite Nutzerakzeptanz der Proactis-Lösungen stellt sicher, dass Lieferanten eindeutige, vorab genehmigte Bestellungen erhalten und dass Rechnungen ohne Verzögerung in den Zahlungszyklus gehen.
  • Die einfache, elektronisch gestützte Interaktion während des Beschaffungsprozesses vereinfacht den Verkauf und Lieferanten können anhand gleicher Kriterien und unter den gleichen Rahmenbedingungen wie ihre Mitbewerber bewertet werden.
  • Elektronische Rechnungen reduzieren den Verwaltungsaufwand für Lieferanten und beschleunigen die Zahlung.