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Polizeibehörde erreicht Kaufkonformität und wesentliche Finanzkontrollen

Executive overview

Profil

Abteilungen:
35

Mitarbeiter
10.000+

Ausgaben:
£100 Millionen pro Jahr

Bestellungen:
80.000 pro Jahr

Vertikaler Sektor:
Öffentlicher Sektor

Ziele

  • Automatisieren und transformieren des Purchase-to-Pay-Prozess (P2P).
  • Echtzeit-Sichtbarkeit, effektive Genehmigungen und vollständiger Prüfpfad aller Ausgaben.
  • Reduzierung von Zeit und Kosten für die Bestellung von Waren und Dienstleistungen.

Wie Proactis geholfen hat

  • Ermöglichung eines induktiven Einkaufserlebnisses für 10.000 Tagesnutzer in 35 Abteilungen
  • Erstellung von individuellen Auftragsvorlagen und Genehmigungsabläufen.
  • Zentralisiertes Rechnungsmanagement.
  • Lieferung einer kompletten End-to-End-Einkaufsplattform mit Integration zu Infor SunSystems.

Vorteile für die Polizeibehörde

  • Eliminiert Ausreißer Ausgaben mit hundertprozentiger Sichtbarkeit und Kontrolle der Unternehmensausgaben.
  • Die Zeit und die Ressourcen des Purchase-to-Pay-Prozesses wurden deutlich reduziert.
  • Unterstützte Organisations-und Prozesswechsel mit hochkonfigurierbarer Software aus dem Regal.

Profil

Die Polizeibehörde ist eine der größten in England und Wales und beschäftigt rund 10.000 Mitarbeiter. Sie ist in acht Divisionen und 35 interne Abteilungen aufgeteilt, wobei jede Abteilung ihr eigenes Budget verwaltet.
 
Die Behörde gibt jährlich rund 100 Millionen Pfund für ein vielfältiges Spektrum indirekter Güter und Dienstleistungen aus – von Dolmetschern über Schreibwaren bis hin zu Uniformen und millionenschweren Verträgen – ohne computergestützten Prozess zur Anpassung, was zu Ineffizienz führt und Wenig Audiabilität.

Ziele

Die Behörde musste eine durchgängige Vision für das organisatorische Ausgabenmanagement etablieren: Um den Kauf-und Rechnungsabwicklungsprozess zu optimieren, wichtige Kontrollen über die Ausgaben einzuführen, eine Kostenbasis für die Sichtbarkeit zu gewährleisten und ineffiziente Prozesse zu automatisieren, um Einsparungen durch Prozesseffizienz und Skaleneffekte zu erzielen.

Dazu gehörte ein kompletter Purchase-to-Pay-Prozess (P2P) von der Beschlagnahme über die Rechnungsstellung, die Diskrepanz und die Integration in das Infor SunSystems Finanzsystem. Weitere Anforderungen waren: In-house-kategorisierte Listen der Waren/Dienstleistungen, Dokumentenbildgebung zur Straffung des Datenflusses und-verfolgung, Eingabe und Bearbeitung von "After-the-event"-Aufwendungen und Unternehmensgeschäfte für Uniformen.

Wie Proactis geholfen hat

Nach einer Probeausführung in einer ihrer Divisionen wurde Proactis Purchase-to-Pay in der gesamten Behörde ausgeweitet, wobei 80% des Personals innerhalb von 12 Monaten das System nutzten.
 
Die hochkonfigurierbare Lösung ermöglicht es nun allen 10.000 Mitarbeitern, nur noch zu sehen, was sie brauchen, wenn sie eine Anfrage erstellen, um den Prozess schneller und einfacher zu machen. In-house-Lieferantenkataloge und "Punch out" zu Lieferanten-Websites bieten einfachen Zugriff auf Inhalte. In einem virtuellen Lager mit mehreren Standorten werden Artikel wie etwa Uniformen geführt.
 
Workflow führt die Kaufabwicklung über die entsprechenden Genehmigungswege nach Unternehmensrichtlinien. Sobald Waren und Dienstleistungen geliefert wurden, werden sie in Proactis empfangen, um eine automatisierte Rechnungsabgleich zu ermöglichen. In Kombination mit der elektronischen Bearbeitung der Mitarbeiterausgaben reduziert dies den Verwaltungsaufwand bei Verbindlichkeiten erheblich.

Vorteile für die Polizeibehörde

Mit Proactis hat die Behörde einen Corporate-Control-Rahmen mit Beschaffungsrichtlinien und-prozessen eingerichtet. Das Ergebnis sind eine hundertprozentige Sichtbarkeit der Unternehmensausgaben, verbesserte Skaleneffekte und der Kauf von Verträgen, um Risiken und Betrug zu verringern.
 
Dies führt zu einer organisationsweiten Wirkung – die Verbesserung der Rendite aus dem Budget mit all ihren Auswirkungen, die Erweiterung von Effizienz und eine bessere Sichtbarkeit der Verbindlichkeiten.
 
Die Beschaffungsabteilung profitiert auch von der Fähigkeit, die Ausgaben in verschiedenen Kategorien und Lieferanten zu analysieren, damit sie die Ausgaben mit weniger Lieferanten konsolidieren und bessere Abläufe für vertraglich vereinbarte Artikel aushandeln können.