VolkerRail gewinnt die Kontrolle über direkte Ausgaben, Lieferanten und die Auftragsabwicklung sowie indirekte Beschaffungskosten

Unternehmensübersicht

Profil

Branche
Bau

Anzahl der Mitarbeiter
1.200

Kunde seit
2014

Ziele

  • Standardisierung des gesamten Bestellprozessses bis hin zur Rechnungsverarbeitung
  • Transparenz über Verbindlichkeiten und direkte Ausgaben
  • Anbindung an das bestehende ERP-System.

Was die Lösung brachte

  • Mitarbeiter können bei vorab autorisierten Lieferanten bestellen.
  • Ein klares Dashboard, das einen Einblick in den gesamten Prozess gewährt.
  • Bestellungen werden dank eines automatisierten Genehmigungs-Workflows entspechend der bestehenden Richtlinien und Verfahren getätigt.

Vorteile

  • Drastische Reduzierung des Verwaltungsaufwands
  • Fünf Prozent Einsparungen bei den gesamten indirekten Ausgaben
  • Die Arbeitsabläufe für Beschaffung und Ausgaben sind vollständig automatisiert, so dass die Beschaffung jetzt auf der Grundlage von Daten beraten kann.
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Profil

Von neuen energieneutralen Häusern bis hin zum Bau der größten Seeschleuse der Welt – die VolkerWessels-Gruppe verwaltet alles selbst. Aus dem traditionellen Familienunternehmen ist ein internationaler und börsennotierter Baukonzern mit 16.000 Mitarbeitern geworden. Die Gruppe ist hauptsächlich in den Niederlanden, Großbritannien, Nordamerika und Deutschland tätig.

Global denken, lokal handeln – danach handelt das Unternehmen. Dezentrale Autonomie hat VolkerWessels viel Unternehmertum eingebracht. Im Ergebnis konnte die Gruppe zu einer Organisation mit 120 lokalen Betriebsgesellschaften heranwachsen, die als unabhängige Unternehmen operieren. Die VolkerWessels-Unternehmen haben jeweils ihre eigene Gewinn- und Marktverantwortung, sind aber auch Teil eines eng geknüpften internen Netzwerks. VolkerRail, das zum Bereich Infrastruktur Niederlande gehört, ist dafür verantwortlich, die Verfügbarkeit der niederländischen Infrastruktur auszubauen. Ursprünglich war dies hauptsächlich der Schienenverkehr, mittlerweile arbeitet das Unternehmen auch an Schleusen, Brücken und Flughäfen. Insgesamt beschäftigt das Unternehmen rund 1.200 Mitarbeiter. 

Ziele

Kosteneinsparungen und effizientere Geschäftsprozesse sind aktuelle Themen in der Bau- und Infrastrukturbranche. Dies gilt auch für VolkerRail. Seit der Börsennotierung im Jahr 2017 ist auch das Bedürfnis nach Transparenz noch größer geworden, vor allem um mehr Synergien in der Beschaffung zwischen den Betreibergesellschaften zu schaffen. Eine Aufgabe, die Lucas ten Brinke, heute Leiter der Beschaffung bei VolkerRail und VolkerWessels Infra-ICT, Koordinator der Abteilung Asset.Insight und Beschaffung, übernommen hat. Das neue Motto hieß “Transparenz führt zu Kontrolle. Kontrolle führt zu Kostenbewusstsein. Und Kostenbewusstsein führt zu Kosteneinsparungen". Ausgehend davon begann er die Suche nach einem optimalen Beschaffungsprozess. Ten Brinke erklärt: “Als ich zum Unternehmen kam, wollte ich die Ausgaben planen. Aber wir wussten erst, was wir gekauft hatten, wenn wir eine Rechnung erhielten. Es gab keinen ausreichenden Einblick in den gesamten Prozess, der dem vorausging. Von der Bestellanfrage und Genehmigung bis hin zur Bestellung und Lieferung.”

Das musste sich ändern. Indem diese Prozesse harmonisiert und effizienter gestaltet wurden, war eine bessere Kontrolle über alle Aufträge und Ausgaben der Mitarbeiter möglich. Die Standardisierung von Prozessen öffnet die Tür zu einer größeren Kontrolle der Informationen und bietet unter anderem auch mehr Transparenz über ausstehende Verbindlichkeiten und direkte Ausgaben. Ziel war es, den gesamten Bestellprozess bis hin zur Rechnungsbearbeitung in der gesamten Organisation zu automatisieren und alle Einkäufe über ein einziges Bestellsystem laufen zu lassen. Der Schwerpunkt lag dabei eher auf dem "nicht produktbezogenen" Einkauf (NPR), wie z.B. Büromöbel oder Schutzkleidung für Mechaniker. Für den projektbezogenen Einkauf arbeitete VolkerRail mit den bestehenden ERP-Systemen und wollte die Freigabe von Bestellungen, die über das neue System laufen, sicherstellen.

Was die Lösung brachte

Nach einem gründlichen Auswahlverfahren erwies sich Proactis als die beste Lösung. Ten Brinke erklärt: "Die Entscheidung fiel vor allem aufgrund der Erfahrung, der Berücksichtigung unserer spezifischen Situation und der Tatsache, dass sich die Plattform mit unserer Anwendungslandschaft verbinden ließ. Die Ausgereiftheit der Lösung gab uns auch das nötige Vertrauen. Darüber hinaus konnte Proactis an unser bestehendes ERP-System angebunden werden. Von diesen beiden Anwendungen aus können die Mitarbeiter von VolkerRail Artikel und Dienstleistungen speziell für Projekte bestellen. Die Genehmigung der Bestellungen muss aus dem HR-System kommen, so dass die Implementierung komplex war, aber wir sind derzeit sehr zufrieden mit der Lösung.”

Die neue Arbeitsweise, die von der Proactis-Plattform unterstützt wird, ermöglicht es den Mitarbeitern, ihre Bestellungen von jedem Gerät aus online über genehmigte Kataloge zu tätigen. Die Bestellungen werden dann an ausgewählte Lieferanten weitergeleitet. Infolgedessen müssen weniger Personen in diesen Prozess eingebunden werden. Nicht nur wird der Bestellvorgang vereinfacht und Zeit gespart, es lassen sich auch Prozesskosten einsparen. Das System führt Genehmigungen mit einem Workflow durch, dank dessen die Einkaufsabteilung die Gewissheit hat, dass Einkäufe gemäß den geltenden Richtlinien und Verfahren getätigt werden. Damit gehört “Maverick Buying” der Vergangenheit an. Darüber hinaus ist der aktuelle Stand der Budgets und wie viel Spielraum es noch für Ausgaben gibt sofort ersichtlich. Das hilft nicht nur, Budgets besser zu überwachen, sondern die Mitarbeiter sehen auch sofort, welche Kosten ihnen entstanden sind. Dies trägt zu einem größeren Kostenbewusstsein innerhalb des Unternehmens bei.

Vorteile

"Als Team haben wir bei der Professionalisierung des Beschaffungsprozesses große Fortschritte gemacht", sagt Ten Brinke. "Wir sind seit vier Jahren die Einkaufsabteilung in der Gruppe, die am meisten Aufmerksamkeit bekommt. Darauf bin ich ziemlich stolz". Die neue Arbeitsmethode beginnt eindeutig Früchte zu tragen. Unter anderem ist nun klar, wie viele Produkte einer Produktgruppe bei VolkerRail bestellt werden, aber auch, wie die Ausgaben im Verhältnis zum Budget stehen. Auf Knopfdruck kann die Einkaufsabteilung herausfinden, wie viele spezifische Produkte, von Bauprodukten bis zu Sicherheitsschuhen, pro Jahr eingekauft werden. Ten Brinke stellt fest: "Wir können einen Überblick darüber geben, welche Mitarbeiter von den Rabattvereinbarungen Gebrauch machen, die wir mit Lieferanten haben. Das Besondere daran: Wenn Sie das transparent machen, werden auch andere Mitarbeiter diesen Weg einschlagen", so Ten Brinke.

Ten Brinke merkt an, dass es zwar noch zu früh ist, um über konkrete Zahlen zu sprechen, aber er schätzt, dass VolkerRail bereits mindestens fünf Prozent der gesamten indirekten Ausgaben einsparen konnte. Darüber hinaus wurde die Zahl der für Verwaltungsarbeiten aufgewendeten Stunden drastisch reduziert (um vier VZÄ). Zwar mussten sich die Mitarbeiter an die neue Art des Arbeitens gewöhnen, aber das richtige Maß an Aufmerksamkeit und Information durch das Projektteam und die Resonanzgruppe gaben den Benutzern Vertrauen in das System. Ten Brinke zufolge besteht der größte Vorteil darin, dass das System wertvolle Kontrollinformationen liefert, um einen detaillierten Einblick in den Ausgabenfluss zu erhalten. "Und wir können jetzt messen, ob unsere Prozesse und Verträge regelkonform sind.”

All dies wird in Dashboards übersichtlich dargestellt, um Prozesse weiter zu optimieren und Verträge mit Lieferanten besser auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter abzustimmen. Ten Brinke schließt: "Dies führt dazu, dass wir uns stärker mit der Aushandlung von Rahmenverträgen sowie dem Vertrags- und Lieferantenmanagement im Einkauf befassen. Alles in allem bringt das die Beschaffung auf eine strategischere Ebene. Wir können uns nun mit den Lieferanten an einen Tisch setzen, um zu erörtern, wie sie uns in Bereichen wie Innovation, Nachhaltigkeit und Spezialtechniken einen Mehrwert bieten können.”