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Roll Group erhält volle Kontrolle über Ausgaben durch die „Straight-Through-Verarbeitung“ von Rechnungen

Executive overview

Profil

Sektor
Logistik

Anzahl der eingegangenen Rechnungen
10,000 pro Jahr

Kunde seit
2014

Tätig
Weltweit

Ziele

  • Bereitstellung einer Möglichkeit, um den Status der Rechnungen an allen internationalen Standorten zu überwachen.
  • Ersatz der manuellen Bearbeitung einer großen Menge von Papierrechnungen.
  • Nahtlose Integration der Buchhaltungssoftware Twinfield.

Wie Proactis geholfen hat

  • Sie bot einen vollständigen Audit-Trail.
  • Reduzierte Papierrechnungen.
  • Mehr Zeit für Mitarbeiter, sodass diese sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren konnten.

Vorteile

  • Alle Rechnungen sind elektronisch abrufbar, sodass Fehler nahezu ausgeschlossen sind.
  • Rechnungen können von überall in der Welt genehmigt werden.
  • Der automatisierte Workflow hat sowohl die Effizienz als auch die Compliance verbessert.

Profil

Roll Group ist einer der führenden Spezialisten für schwere Hebe- und Transportlösungen. Innerhalb des Konzerns betreibt der Geschäftsbereich RollDock eine Flotte hochmoderner Schiffe mit einzigartigen Be- und Entladekapazitäten und wickelt weltweit alle Arten von Schwerguttransporten ab. Roll-Lift bietet innovative, technisch ausgereifte Lösungen für Schwerlasthebetechnik, Transport und Installation vor Ort. Die Gruppe ist international tätig und verfügt über Niederlassungen in den Niederlanden, dem Vereinigten Königreich, den Vereinigten Staaten, Singapur und Australien.

Jedes Jahr erhält Roll Group um die 10.000 Rechnungen in 30 verschiedenen Währungen, welche in der Hauptniederlassung in den Niederlanden bearbeitet werden. Schnelles internationales Wachstum erschwerte die Bearbeitung der Rechnungen zunehmend. Um die Kontrolle, die Transparenz und die Effizienz zu verbessern, suchte das Unternehmen nach einer sicheren und skalierbaren Lösung zur Rechnungsbearbeitung. Die Mitarbeiter sollten hierbei Zugriff von überall, zu jeder Zeit haben. Die Integretation der Twinfield Buchhaltungssoftware war ebenfalls eine wichtige Anforderung an das System.

Ziele

Roll Group wollte ihr Spend Management durch die gesamte Organisation hinweg verbessern. Aus diesem Grund entschieden sie sich dazu, eine einheitliche Rechnungsbearbeitungs- und Genehmigungslösung weltweit für alle Teilorganisationen einzuführen. Das neue System sollte die manuelle Bearbeitung einer großen Anzahl von Papierrechnungen ersetzen, die von einer Person an eine andere weitergegeben wurden. Das Fehlen eines transparenten Audit Trails machte es schwierig, nachzuvollziehen, ob die Rechnungen bereits von einem autorisierten Manager genehmigt worden waren oder nicht. Rechnungen wurden ebenfalls verlegt und waren teilweise abgelaufen, wenn sie das nächste Mal auftauchten.

Die Finanzabteilung hatte keine effizienten Möglichkeiten, den Status der Rechnungen an allen internationalen Standorten zu überwachen oder den verantwortlichen Manager mit der Autorisierung zu beauftragen. Roll Group wollte größere Kontrolle über ihre Ausgaben und einen klareren Überblick über ihre finanziellen Verpflichtungen erreichen. Sie hofften, dies durch eine Optimierung der Rechnungsbearbeitung und -Genehmigung zu erreichen.

Wie Proactis geholfen hat

Mit der neuen Lösung hat Roll Group nun eine einzige Plattform, die eine durchgängige Bearbeitung der Beschaffungsrechnungen, inklusive derer Genehmigung, möglich macht. Eingehende Rechnungen werden nun digitalisiert, indem sie gescannt, erfasst und in das System eingefügt werden. Die Genehmigung basiert auf der jeweiligen Kostenstelle und die Rechnungen werden als Teil des automatischen Workflows an den verantwortlichen Manager gesendet. Genehmigte Rechnungen werden, dank der nahtlosen Integration in die Purchase-to-Pay Plattform, automatisch an das Accounting-System weitergeleitet.

Um einen klareren Überblick über ihre finanziellen Verpflichtungen zu bekommen, verwendet Roll Group ebenfalls die Contract Management Funktion. Es geht dabei vor allem um die Registrierung und Überwachung langfristiger (Leasing-) Verträge. Der Umstand, dass langfristige Verträge nur einmalig für die Rechnungsbearbeitung registriert werden müssen, reduziert den administrativen Aufwand und erhöht damit die Effizienz.

Vorteile

Die neue cloudbasierte Lösung macht die Rechnungsbearbeitung transparenter und gibt der Finanzabteilung dadurch mehr Kontrolle. Mit wenigen Klicks ist es nun möglich, den Status jeder Rechnung sowie den jeweils Verantwortlichen zu überprüfen. Alle Rechnungen sind elektronisch abrufbar, sodass Fehler nahezu ausgeschlossen sind. Durch die Integration des Genehmigungsprozesses in den automatischen Workflow wird sowohl die Effizienz als auch die Compliance erhöht.

Am Monats- oder Jahresende hat die Finanzabteilung eine klare, vollständige und detaillierte Übersicht über die Ausgaben, die eingegangenen Rechnungen und die ausstehenden Verpflichtungen. Der administrative Arbeitsaufwand und die damit verbundene Zeit, die benötigt wird, um die Rechnungen zu bearbeiten, sind drastisch gesunken. Und aufgrund dessen, dass immer online auf die Plattform zugegriffen werden kann, können Rechnungen von überall auf der Welt genehmigt werden.