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Randstad realisiert mit Proactis einen effizienteren Purchase-to-Pay-Prozess mit mehr Kontrolle über die Ausgaben

Unternehmensübersicht

Profil

Sektor
Dienstleistungen für Unternehmen

Anzahl der Mitarbeiter
38.000+ weltweit,
ca. 5.500 in
den Niederlanden

Anzahl der bearbeiteten Rechnungen
80.000 in den Niederlanden

Kunde seit
2017

Aktiv in
Niederlande

Ziele

  • Komplette Kostenverwaltung.
  • Transparenz aller Bestellungen und Fakturierungen in der gesamten Kette.
  • Bestellung ohne Komplikationen: Benutzerfreundlichkeit und transparente Prozesse.

Wie Proactis geholfen hat

  • Lösung für Vertrags-, Warengruppen-, Lieferanten- und Performancemanagement.
  • Genehmigung basierend auf der Bestellanforderung, anstelle der Rechnung - in einem einzigen digitalen Prozess.
  • Einfache Bedienung durch eine intuitive Anwendung mit einfachen Prozessabläufen.

Vorteile

  • Bessere Kontrolle der Ausgaben dank neuer Purchase-to-Pay (P2P) Verfahren.
  • Verbessertes Ausgabenmanagement mit vollem Kostenbewusstsein entlang der gesamten Kette.
  • Bearbeitung von Rechnungen mit weniger FTEs.
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Profil

In 55 Jahren hat sich die Randstad Gruppe von einer wegweisenden Zeitarbeitsfirma zu einem großen niederländischen multinationalen Humankapital-Unternehmen entwickelt. Randstad hilft Menschen, jeden Tag Arbeit zu finden. Dank des Engagements der Mitarbeiter und des Einsatzes von innovativen und angepassten Lösungen, ist Randstad auch in der Lage, Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre verfügbaren Kapazitäten besser und effizienter zu nutzen. Das Unternehmen beschäftigt selbst mehr als 38.000 Mitarbeiter, über 650.000 Menschen arbeiten täglich durch Randstad für Kunden. Damit ist Randstad der weltweit größte HR-Dienstleister.

Randstad Gruppe Niederlande wurde 2015 durch die Zusammenführung verschiedener Organisationseinheiten innerhalb der eigenen Gruppe gegründet. Infolgedessen wurden Einkaufs- und Rechnungskonten zentralisiert und in die Verantwortung von Business Services (SSC) übernommen. In der Vergangenheit hatte die Randstad Gruppe Niederlande immer mit mehreren unabhängigen Systemen gearbeitet– jedes mit individuellem Aufbau und Prozessen – um Artikel und Dienstleistungen zu bestellen, sowie Rechnungen zu erstellen. Aufgrund der vielschichtigen Bestell- und Rechnungsprozesse, geriet die Organisation in diverse Probleme.  Es gab nur eine ineffiziente Kontrolle von Aufträgen und die Genehmigung dieser erfolgte oft erst nach Eingang der Rechnung. Infolgedessen verfügte die Gruppe nur über begrenzte Einblicke in ausstehende Verpflichtungen und Ausgaben. Eine vollständige und aktuelle Übersicht über die aktuellen Lieferantenverträge (unter 100 Euro) lag ebenfalls nicht vor, sodass Vereinbarungen nicht ordnungsgemäß eingehalten wurden.

Ziele

Letztendlich konnte die Gruppe nicht effizient genug einkaufen und es wurden unnötig hohe Kosten verursacht. Um die Ausgaben besser kontrollieren zu können, sowie einen vollständigen Überblick über die gesamte Kette zu erhalten, wollte die Randstad Gruppe Niederlande einen einheitlichen Bestell- und Zahlungsprozess für die gesamte Organisation einführen. Die bestehenden Tools sollten durch eine einzige integrierte Anwendung (Software as a Service) ersetzt werden, die sowohl für die Vertragsverwaltung als auch für die Auftrags- und Rechnungsbearbeitung verwendet werden kann. Durch die Verarbeitung aller Daten in dieser einen Anwendung, können Ausgaben besser kontrolliert, aber auch die Transparenz  erhöht werden. Darüber hinaus war eine einfache Handhabung - Bestellung ohne Komplikationen - ein wichtiges Ziel. Es sollte für den Benutzer so bequem wie möglich sein.

Das neue Verfahren soll es den Abteilungen und Mitarbeitern ermöglichen, selbstständig, sowie dezentral einzukaufen und Bestellungen aufzugeben. Die neue Lösung sollte außerdem flexibel und skalierbar sein, damit sie sowohl in den Niederlanden als auch international mit der Gruppe mitwachsen kann.

Wie Proactis half

Randstad hat in Proactis den richtigen Lösungs- und Implementierungspartner gefunden. Rogier Wijnands, Principal Staff Manager Business Services, sagte: "Randstad entschied sich für eine schrittweisen Umsetzung pro Abteilung, um die Mitarbeiter gezielt mit der neuen Arbeitsweise vertraut zu machen. Mit der neuen Lösung können Mitarbeiter ihre Bestellungen direkt in den Onlineshops der bevorzugten Anbieter aufgeben, da diese direkt mit der neuen Plattform verbunden sind. Dies erleichtert nicht nur die Bestellung an sich, sondern gibt der Gruppe auch einen besseren und aktuellen Überblick über alle Ausgaben und ausstehenden Zahlungsverpflichtungen."

Ein automatischer Genehmigungs-Workflow gewährleistet die Genehmigung jeder einzelnen Bestellung. Eingehende (XML)-Rechnungen werden automatisch mit den im System befindlichen Bestellungen und Vorbuchungen abgeglichen. Darüber hinaus ermöglicht eine einzige, zentrale und aktuelle Vertragsdatenbank dem Einkauf, neue Vertragsvereinbarungen mit Lieferanten über die Plattform innerhalb der Gruppe zu teilen. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter stets über aktuelle und genaue Informationen zu Preisen und Lieferanten verfügen.

Vorteile

Mit der neuen Lösung wird alles in einer einzigen Anwendung umgesetzt, sodass es vereinfacht wird, Einblicke in die größten Beschaffungskategorien zu erhalten und welche Lieferanten für den größten Aufwand verantwortlich sind. Die Art und Weise, wie Aufträge und Rechnungen genehmigt werden, ist inzwischen so transparent, dass „maverick buying“ nicht mehr stattfindet. Kurz gesagt, die Randstad Gruppe Niederlande hat jetzt die tatsächliche Kontrolle über den Purchase-to-Pay Prozess. Von Anfang bis zum Ende. Der Einkauf kontrolliert und vergleicht die Ausgaben bei den Lieferanten vierteljährlich und verhandelt gegebenenfalls die Geschäftsbedingungen, Rabatte und die Vertragseinhaltung neu.

Laut Wijnands ist der größte Vorteil, dass Randstad nun über einen viel effizienteren P2P-Prozess verfügt. Die Verwaltung der Ausgaben und offenen rechnungen ist viel durchsichtiger und letztendlich unter Kontrolle. Die Anzahl der Stunden, die für die Rechnungsbearbeitung benötigt werden, sind drastisch gesunken (um 3 VZÄ). Der Grund dafür ist, dass die Buchhaltung nur die Ausnahmefälle bearbeiten muss. Ein Drittel der 80.000 Rechnungen wird vollautomatisch bearbeitet. In dieser Hinsicht macht Randstad noch immer täglich signifikante Fortschritte. Die Bearbeitung physischer Rechnungen ist nicht mehr vorhanden. Neben diesen spürbaren Einsparungen hält Wijnands für einen zusätzlichen und wichtigen Zugewinn, dass die Organisation nun jederzeit eine durchsichtige und aktuelle Aufstellung von ihren Ausgaben hat. Ein besseres Kostenbewusstsein hilft Randstad, Geld effektiver zu nutzen, Kontrolle über die Budgets zu behalten und die Verschwendung von wertvoller Zeit, und damit auch von Geld, zu vermeiden.