Finanzdienstleister verbessert seine Beschaffung und reduziert Ausgaben damit um 20%

Unternehmensübersicht

Profil

Sektor
Finanzdienstleistungen

Anzahl der Nutzer
1.200

Anzahl der Lieferanten
1.000+

 

 

Ziele

  • Verbesserung der Ausgabentransparenz und Kostenkontrolle.
  • Reduzierung der Anzahl der Mitarbeiter, die außervertraglich sowie außerhalb des IT Systems kaufen.

Wie Proactis geholfen hat

  • Mitarbeiter können nun die benötigten Artikel zur richtigen Zeit und zum richtigen Preis kaufen.
  • Einführung von Best Practices im gesamten Unternehmen, um die Kostenkontrolle zu verbessern, die Transparenz der Ausgaben zu erhöhen und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.
  • Reduzierung der Abhängigkeit von papierbasierten Prozessen.

Vorteile

  • Die Kosten der Waren verringerten sich um 10%-20%, während sich die Gesamtausgaben um 20% reduzierten.
  • Dem Beschaffungsteam wurde ermöglicht, strategischere und gleichzeitig höherwertigere Aktivitäten mit einem vollständigen Procure-to-Pay-Prozess durchzuführen.
  • Substanzielle Reduzierung von Fehlern bei Lieferantenrechnungen.
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Profil

Einer der führenden internationalen Anbieter von Finanzdienstleistungen, Pensionsleistungen und Vermögensverwaltungslösungen entschied sich zu der Suche und Implementierung einer einfach zu handhabenden Beschaffungslösung. Ziel dessen war es, einen besseren Überblick über die Ausgaben zu erhalten und das Budget zu entlasten.
 
Das Unternehmen wollte den Einkauf und die Verhandlung von Verträgen verbessern, on-contract Einkäufe promoten und die unternehmensweite Compliance erhöhen.

Ziele

Der erste Schritt zur Verbesserung des Beschaffungsprozesses der Firma war, deutlich zu machen, an welcher Stelle das Geld ausgegeben wird. Vollständige Ausgabentransparenz würde es der Organisation möglich machen, die Schlüsselelemente ihres Prozesses zu evaluieren und an gegebenen Punkten zu optimieren, falls nötig.
 
Das Unternehmen wollte die zentrale Bearbeitung der Rechnungen durch die Mitarbeiter erreichen, um die Transparenz, die Nachvollziehbarkeit und die Compliance zu verbessern. Rechnungen würden nicht gezahlt werden, wenn sie nicht in das System eingereicht worden wären. Die Verwaltung aller Rechnungen auf diese Weise würde der Buchhaltung einen effizienteren Prozess ermöglichen. Gleichzeitig würde dies zur Reduktion der Lieferanten führen, die verwaltet werden müssen, indem nur vertraglich vereinbarter / verhandelter Einkauf erlaubt wäre.

Wie Proactis helfen konnte

Nach einer eingehenden Ausgabenanalyse durch Proactis wurden zahlreiche leistungsschwache Lieferanten entfernt, um die Lieferantenbasis zu straffen und die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen. Proactis ermöglichte ebenfalls die Automatisierung papierbasierter, ressourcenintensiver Prozesse.
 
Die eProcurement Lösung von Proactis wurde unternehmensweit an mehreren Standorten, mit 1200 Nutzern und über 1000 Lieferanten implementiert. Zusätzlich wurde eine Proactis Sourcing and Spend Analytics-Anwendung eingesetzt, um das eProcurement zu ergänzen und die künftige strategische Beschaffung innerhalb des Unternehmens zu fördern.

Vorteile

Jede Implementation war sehr erfolgreich und das Unternehmen sah bereits nach 9 Monaten signifikante Resultate. Der genaue Einkaufsprozess wurde sichtbar gemacht, inklusive der Details wie z.B. wer den Kauf getätigt hat, was, wann und von wem gekauft und wie viel dabei ausgegeben wurde – etwas, das zuvor niemals möglich gewesen wäre.
 
Fehler bei Lieferantenlieferungen wurden stark reduziert, ebenso wie die Gesamtausgaben. Die Mitarbeiter haben nun die Möglichkeit strategischere sowie höherwertigere Einkäufe zu tätigen. Dank Proactis hat das Unternehmen die Gesamtausgaben um 20% und die Warenkosten jeweils um 10% bis 20% verringert, die Anzahl leistungsschwacher Lieferanten reduziert und Best Practices im Beschaffungsbereich effektiv implementiert.