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Bauer Media erreicht vollautomatisierte Rechnungsverarbeitung und -bezahlung mit Proactis

Unternehmensübersicht

Profil

Vertikaler Sektor:
Medien und Veröffentlichungen

Mitarbeiter:
2.000+

Kunde seit:
2010

Operiert im:
Medien und Veröffentlichungen

Ziele

  • Einführung eines optimierten Bestell- und Online-Ausgabeprozesses.
  • Zentrales Verwalten von Kaufrechnungen mit höchster Effizienz und Genauigkeit.
  • Verbesserung der Rechnungsabwicklung und Transparenz im Konzern.

Wie Proactis geholfen hat

  • Optimierte Rechnungsabwicklung und Zahlungsgenehmigung mit nahtloser Integration in das SAP Finanzsystem.
  • Bereitstellung einer vollständigen Sichtbarkeit der Aufgaben und der geplanten Ausgaben.
  • Reduktion manuell intensiver und fehleranfälliger Aspekte der Rechnungsabwicklung.

Vorteile für Bauer Media

  • Verbindet Einkauf und Finanzen durch Förderung einer ,,geradlinigen Verarbeitung.“
  • Einkaufsrechnungen können jetzt auf Knopfdruck von SAP aus eingesehen und bezahlt werden.
  • Mitarbeiter können sich jetzt auf Aufgaben mit höherem Mehrwert konzentrieren.

Profil

Bauer Media, Teil der Bauer Media Gruppe, ist Europas größte Medien- und Verlagsgruppe in privatem Besitz. Mit mehr als 600 Magazinen, über 400 Medienkanälen und mehr als 100 Radio und Fernsehstationen, erreicht das Unternehmen Millionen von Menschen. Die Standorte befinden sich verteilt im gesamten Vereinigten Königreich vom Norden in Schottland bis zum Süden Englands.

Großbritannien besteht aus vielen juristischen Einheiten, aber es wurde die Entscheidung getroffen, die Kreditorenbuchhaltung zu zentralisieren, so dass alle Rechnungen zur Bearbeitung an eine zentrale Stelle gemailt werden, um die Kontrolle, Transparenz und Effizienz zu verbessern.

Ziele

Der britische Teil des Unternehmens wollte den Bestell-, Rechnungs- und Zahlungsprozess vereinfachen. Zuvor wurden Unmengen von Papierrechnungen benötigt, die über die zahlreichen Standorte in Großbritannien verteilt waren. Es gab nur einen begrenzten Einblick in die Kosten, und die AP-Abteilung konnte den Lieferanten nicht sagen, wann sie bezahlt werden würden.

Auch die Ausgaben waren ressourcenintensiv. Sie wurden manuell in Tabellenkalkulationen erfasst, wobei die Belege per Post verschickt wurden. Dies war sowohl ineffizient, da Belege oft verloren gingen, als auch sehr schwierig zu prüfen.

Bauer Media nutzte bereits Proactis Invoice Capture und entschied sich daher, diese Lösung zu erweitern, um eine durchgängige Rechnungsverarbeitung bis zur Zahlung zu erreichen und sofortige Einblicke und Transparenz in die Ausgaben zu erhalten.
 

Wie Proactis geholfen hat

Proactis bietet ein rationalisiertes Bestellbearbeitungssystem und ein Online-Ausgabenmodul. Mit Invoice Capture scannt und importiert Bauer Media elektronische Rechnungen, aber jetzt werden bei Rechnungseingang die Bestellnummern auf der Rechnung angegeben, was zu einer durchgängigen Bearbeitung führt. Und da Proactis nahtlos in SAP integriert ist, erfolgt die Zahlung schneller und genauer.

Wenn es eine Unstimmigkeit oder einen Fehler gibt, wird dies automatisch über Proactis an das entsprechende Unternehmen weitergeleitet. Zuvor wurde dies manuell erledigt, aber der Prozess ist jetzt nicht nur schneller, sondern hat auch die Nachvollziehbarkeit und Rückverfolgbarkeit erheblich verbessert.

Bauer Media war auch in der Lage, eine "no PO, no pay"-Politik (keine Bestellung – keine Zahlung) einzuführen. Wenn eine Rechnung ohne Bestellnummer eingeht, wird sie automatisch zur Validierung an den Lieferanten zurückgeschickt. Der robuste Prozess stellt sicher, dass die AP-Abteilung weiß, wie viel ausgegeben wird und was geplant ist. Alle Ausgabendaten sind aktuell und genau und bieten einen Einblick in die gesamten kombinierten Ausgaben des Unternehmens, einschließlich aller AP-Transaktionen.

Vorteile für Bauer Media

Proactis hat dafür gesorgt, dass alle Rechnungen sichtbar sind, alle Kosten bekannt sind und alle Bestellungen im Voraus erstellt werden, so dass das Finanzteam in der Lage ist, alle Kosten zu bewerten. Es gab enorme Kosteneinsparungen im AP-Team, da sich die AP-Mitarbeiter aufgrund der Automatisierung des Rechnungsprozesses auf Mehrwert schaffende Aufgaben konzentrieren können.

Das Kosten- und Risikomanagement ist jetzt schnell und robust, und die AP-Abteilung weiß nun genau, was ausgegeben wurde. Bauer Media hat einen Selbstfakturierungsprozess implementiert, so dass das Unternehmen Rechnungen im Namen aller freien Mitarbeiter und Mitwirkenden erstellen kann. Dank der Integration mit SAP werden sie nun alle fristgerecht bezahlt. Proactis lieferte die Vorlagen, um den Prozess zu automatisieren und eine enorme Zeitersparnis zu erzielen.

Bauer Media hat Proactis auch genutzt, um die Ausgabenabrechnungen in Papierform durch ein vollständig elektronisches System zu ersetzen. Jetzt können die Mitarbeiter Belege elektronisch anhängen, um schnellere Rückerstattungen und eine zufriedenere Belegschaft aufgrund schnellerer Genehmigungen zu gewährleisten. Dies hat die Kosten der Ausgabenabwicklung reduziert.

Darüber hinaus hat der Einsatz von Proactis zu einer Verbesserung der Lieferantenbeziehungen geführt, da die Abläufe deutlich vereinfacht wurden. Bauer Media erhält jetzt nur noch sehr wenige Anfragen von Lieferanten (weniger Telefonanrufe).