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Ist die COVID-19-Krise ein Katalysator des Wandels für die Kreditorenbuchhaltung?

Artikel von Ilija Ugrinic, UK Commercial Director bei Proactis, wie zu sehen auf Global Banking and Finance Review

Der Streik der Postbeamten im Vereinigten Königreich im Jahr 1988 erwies sich als entscheidend für die Arbeitsweise der Beschaffungs- und Finanzteams. Da die Papieranforderungen zum Stillstand kamen, wurde mit dem Beginn des Zeitalters des Faxgeräts eine neue Arbeitsweise geboren.

Mehr als dreißig Jahre später steht das Vereinigte Königreich (und die ganze Welt) vor einer neuen Herausforderung, die zwar anderer Natur ist, aber wieder einmal die rasche Annahme eines neuen Ansatzes und damit die vollständige Entfesselung der Telearbeit erzwingt!

Eine Herausforderung, mit der die Finanzfunktionen, wie wir hören, konfrontiert sind, ist die Fähigkeit, Rechnungen effektiv und effizient zu bearbeiten, und das ist schwer zu verstehen, weil wir uns alle intensiv bewusst sind, dass die Lieferkette ein kritischer Erfolgsfaktor für alle Organisationen ist.

Wenn wir mit den Finanzabteilungen sprechen, sehen wir zwei verschiedene Probleme: 
  1. Empfang von Papierrechnungen
Viele Einkaufsorganisationen haben ihren Lieferanten mitgeteilt, dass sie Papierrechnungen nicht bearbeiten können, weil es in ihren Büros an Personal fehlt, um sie entgegenzunehmen und zu bearbeiten, und dass sie deshalb von Papier auf ein elektronisches Rechnungsformat umstellen müssen.
 
Bevor wir fortfahren, ist es wichtig zu klären, was wir unter elektronischer Rechnungsstellung (eInvoicing) verstehen, da es sich um einen weit verbreiteten Begriff handelt. Man könnte argumentieren, dass jede Rechnung, die über einen elektronischen Kanal eingereicht wird, eine "elektronische Rechnung" ist, einschließlich gescannter Rechnungen, die per E-Mail als PDF-Bilder versandt werden. In diesem Fall würde dies jedoch auf OCR (Optical Character Recognition) oder manueller Eingabe beruhen. Eine wirklich elektronische Rechnung sind strukturierte Rechnungsdaten, die im XML-Format ausgestellt, mit PO-Flip erstellt oder direkt über ein Portal eingegeben werden, was bedeutet, dass die Notwendigkeit einer manuellen Überprüfung und Kontrolle entfällt, und das führt zur zweiten Herausforderung... 
  1. Manuelle Datenprüfung
Obwohl besser als Papier für die Telearbeit, löst eine Umstellung auf PDF-Rechnungen, sei es mit Datenschichten oder nur mit einem Bild, nicht das Problem, mit dem das Buchungsteam heute konfrontiert ist.
 
Viele, die zu Hause versuchen, PDF-Rechnungen, die per E-Mail eingehen, manuell zu verarbeiten, haben eine Reihe von Herausforderungen. Zunächst muss der Prozess rationalisiert werden, bei dem die Teammitglieder jede Rechnung bearbeiten, die PDF-Datei aus der E-Mail herunterladen und zentral zur Verarbeitung speichern. Zweitens müssen sie nicht mit mehreren Bildschirmen arbeiten und ständig zwischen einer PDF-Datei und dem Finanzsystem wechseln, um die Daten einzugeben und zu überprüfen. Dies verlangsamt nicht nur den Prozess, sondern erhöht auch die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler. Drittens besteht die Herausforderung darin, fehlende und falsche Rechnungsinformationen zu beheben, was in Zusammenarbeit mit Kollegen im Büro schon schwierig genug sein kann. Ein gutes Beispiel dafür sind fehlende Bestellnummern, eine häufige Herausforderung, die sich noch verstärkt, wenn man versucht, Leute aus der Ferne zu erreichen!

Die Notwendigkeit eines agilen Ansatzes
Obwohl es in unseren Köpfen verlockend ist, sich der reinen elektronischen Rechnungsstellung zuzuwenden (d. h. XML- und Portalrechnungen), ist es unserer Meinung nach nicht realistisch, plötzlich von allen Lieferanten zu erwarten, dass sie aufgrund ihrer Fähigkeiten, Kapazitäten oder ihres Budgets sowohl kurz- als auch langfristig wechseln wollen/können - insbesondere angesichts der Herausforderungen, denen wir alle gegenüberstehen.

Wenn Unternehmen interessierten Lieferanten bei der Umstellung helfen können, dann ist das ein großartiges Ziel, aber COVID-19 hat nicht die Notwendigkeit aufgezeigt, die Papierfakturierung zu beenden. Stattdessen hat es unserer Meinung nach die Notwendigkeit eines agilen Betriebsmodells für die Rechnungsverarbeitung aufgezeigt - eines, das Papier-, Datenschicht- und bildbasierte PDFs, XML- und Portalrechnungen effizient verarbeiten kann, unabhängig davon, wie das Team aufgestellt ist; und eines mit strukturierten, automatisierten Prozessen, um interne Mitarbeiter und Lieferanten direkt für die schnelle Lösung von Anfragen einzubinden, so dass sich Lieferanten jeder Größe darauf konzentrieren können, Ihrem Unternehmen den bestmöglichen Service zu bieten.

Jetzt ist es also an der Zeit, einen Schritt zurückzutreten und sich anzuschauen, wo Sie im Moment Schwierigkeiten haben. Liegt es an der Handhabung aller Rechnungsarten? Oder liegt es daran, dass die Fernverarbeitung von Papier- und PDF-Rechnungen zu umfangreichen manuellen Eingaben und damit verbundenen Fehlern führt?

Die Antwort bedeutet nicht, dass Sie alles, was Sie tun, sofort ersetzen müssen - Sie könnten einfach schwächere Teile Ihres Modells durch neue Lösungen, Dienstleistungen oder Prozesse ergänzen.

Wenn Sie mit diesen Herausforderungen konfrontiert sind, setzen Sie sich mit uns in Verbindung, wie wir Ihnen helfen können.