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Implementieren Sie ein agiles Ausgabenmanagement-System, passend auf Ihre Bedürfnisse

Schnell reagieren zu können ist heute quasi ein Muss und verschafft Unternehmen oft auch einen großen Vorteil.

In jüngster Zeit sind Unternehmen weltweit und insbesondere ihre Finanz- und Beschaffungsabteilungen gezwungen, sich zu verändern und anzupassen. Einige Unternehmen waren dazu besser in der Lage. Warum? 

Einige Unternehmen waren in der Lage, ihre Prozesse und Lieferketten umzustellen, um Beatmungsgeräte, Schutzmasken und -kittel herzustellen. Zum Beispiel erweiterte der Proactis-Kunde Honeywell seine Produktion in der Luft- und Raumfahrtanlage, um N95-Masken für den Covid-19-Schutz herzustellen. Andere Institutionen, wie die University of Sussex, konnten sich Technologie zunutze machen, um sicherzustellen, dass sie funktionsfähig bleiben und, in diesem Beispiel, Hochschulbildung anbieten können.
 
 
Wenn uns die jüngsten Ereignisse etwas gelehrt haben, dann ist es, das Unerwartete zu erwarten und dies auch weiterhin zu tun. Und mit dieser Denkweise geht die Notwendigkeit einher, agile Strategien zu entwickeln, die sich an Veränderungen anpassen und Risiken minimieren können, sollte sich Ihr Umfeld über Nacht verändern. Experten stellen sogar fest, dass ein agiles P2P-System der Dreh- und Angelpunkt für das Management der Ausgaben und die allgemeine Strategie ist.

Agile Ausgabenmanagementsysteme ermöglichen es Ihrem Unternehmen, sich an Änderungen der Lieferverfügbarkeit, Preisgestaltung, Rechnungsstellung und Zahlungen anzupassen, um nur einige zu nennen. Hier sind fünf Möglichkeiten, wie ein agiles Ausgabenmanagement-System Ihre Anforderungen unterstützen kann:

Schnellen, kontrollierten Einkauf ermöglichen
Ihre Mitarbeiter sollten in der Lage sein, die Waren und Dienstleistungen zu finden und zu beschaffen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Agile Systeme für das Ausgabenmanagement ermöglichen den Mitarbeitern einen einfachen Zugriff auf Inhalte in verschiedenen Formen (Kataloge, Verträge und/oder Websites von Lieferanten), um bestimmte Waren und Dienstleistungen zu kaufen, die bei autorisierten Lieferanten erhältlich sind.
 
Diese Fähigkeit ist unerlässlich, um einen hohen Durchsatz beim „Spend under Management“ zu erreichen und zu verhindern, dass von nicht genehmigten Lieferanten eingekauft wird. Es ist viel wahrscheinlicher, dass Mitarbeiter den richtigen Artikel vom richtigen Lieferanten kaufen, wenn es einfacher ist, als diesen von einer anderen Quelle zu kaufen. Wenn Mitarbeiter die Möglichkeit haben, den Artikel oder die Dienstleistung einfach zu suchen und auszuwählen, wird der Einkaufsprozess für den Mitarbeiter rationalisiert und die vertraglich vereinbarten Ausgaben drastisch erhöht.

Rationalisierung der PO- und Rechnungsverarbeitung
Um Ihren Einkauf agil zu halten, benötigen Sie ein System, das bei der Bearbeitung von Rechnungen nicht ins Stocken gerät. In einem manuellen System könnte eine Bestellung verloren gehen, falsch abgelegt werden oder verspätet von einer Person zur anderen zur Genehmigung weitergeleitet werden, bevor sie überhaupt beim Lieferanten ankommt. Ein automatisiertes System kümmert sich um diese Probleme.
 
Lieferanten benötigen und bevorzugen einen Zahlungsprozess, der schnell, einfach und kontinuierlich abläuft, um laufende Dienstleistungen ohne Unterbrechung zu erbringen. Vorausdenkende Organisationen wissen das.

Jeder, der sich auf papierbasierte, manuelle Prozesse in der Kreditorenbuchhaltung verlässt, ist heute gefordert - wie werden Rechnungen empfangen, wie Bestellungen validiert, wie die erforderlichen Genehmigungen erteilt und wie die Lieferanten bezahlt? Das sind nur einige der wichtigen Überlegungen. Im besten Fall ist dies heute umständlich, im schlimmsten Fall führt es dazu, dass Lieferanten nicht bezahlt werden und die gesamte Lieferkette gestört wird.

Unternehmen wie Proactis können hier Software und Fachwissen bereitstellen, um eine Rechnungsautomatisierung zu implementieren, fortzuführen und anzupassen.

Vollständige Einsicht in die Ausgaben
Ein agiles Ausgabenmanagement sollte einen vollständigen Überblick über die Ausgaben von der Transaktion bis zum Abschluss bieten, um die Entscheidungsfindung auf der Ebene der Geschäftsleitung und der Abteilungen jederzeit zu unterstützen.

Zu diesen Fähigkeiten gehören:
  • Volle Transparenz der Kosten-Pipeline für eine bessere Entscheidungsfindung des Managements.
  • Vollständige Informationen über Belastungen/Verpflichtungen für ein besseres Management des Geldes.
  • Vertrags- und Volumeninformationen für bessere Preis- und Dienstleistungsverhandlungen.
  • Workflow-Informationen zur Verbesserung und Sichtbarkeit von Geschäftsprozessen.
  • Benutzerfokussierte Dashboards mit dem richtigen Informationsstand.
  • Drill-Down-Funktionen zur einfachen Untersuchung der Detailtransaktionen hinter jeder Zusammenfassung oder jedem Leistungsindikator.
  • Sofortiger Zugriff auf Verträge aus dem Kaufprozess heraus.
  • Analyse der Ausgaben je Vertrag und zusammenfassende Ansichten der gesamten vertragsgebundenen Ausgaben.
Erfahren Sie, wie Bauer Media die Ausgabentransparenz verbessert und eine Kostensenkung von 75% in der Kreditorenbuchhaltung erreicht hat.

Nahtlose Integration
Ein Ausgabenmanagement-System muss in das ERP-, Finanz- und andere Lieferkettensysteme eines Unternehmens integriert werden, um eine echte Ausgabensteuerung zu ermöglichen. Es muss auch in Beschaffungsprozesse integriert werden können, die außerhalb seines Geltungsbereichs liegen oder bereits vorhanden sind. Dies ist echte Agilität.

Unternehmen wie Proactis haben dies erkannt, und die Plattform wurde so konzipiert, dass sie anderen Systemen gegenüber offen ist. Als solche ist sie ist mit klaren Integrationspunkten aufgebaut, die Industriestandards unterstützen und Werkzeuge nutzen, um die Integration in Ihre Systemumgebung einfach zu ermöglichen und das Management zu erleichtern. Unabhängig von Ihrer IT-Landschaft trägt die Proactis-Architektur dazu bei, praktisch jede Art von "nach innen gerichteter" Anwendung zu einer zugänglichen, auf die Lieferkette ausgerichteten Plattform zu machen - von Finanzsoftware und ERP bis hin zu HR- und Logistikpaketen.

Menschen und Unternehmen verändern sich, daher sollte dies ein ständiger Fokus sein. Jeder Anbieter von Lösungen für das Ausgabenmanagement, mit dem Sie zusammenarbeiten, sollte dies zumindest unterstützen. Führende Anbieter tun hier noch viel mehr.